Caso de automatizacion: Automatizar la gestion diaria de tareas pendientes
"Empresas donde el trabajo no avanza por culpa de verificar las tareas, lean este articulo."
Muchos de ustedes probablemente hayan tenido esta experiencia.
Cuando se acumula mucho trabajo, no se sabe por donde empezar y se acaba atendiendo urgentemente lo que esta delante, o se esta tan ocupado buscando tareas olvidadas entre el monton de trabajo pendiente.
Cuando se acumulan tareas urgentes, los proyectos a largo plazo terminan archivados sin darse cuenta.
Al final, los proyectos cuya gestion de tareas no fue adecuada se ejecutan apresuradamente al ultimo momento o se abandonan, llegando a la peor situacion: la perdida de clientes.
Pero, verificar manualmente el progreso cada dia y escribir de nuevo las tareas pendientes (To-do) para procesarlas y repetirlas, ¿no es un ejemplo tipico de poner el carro delante del caballo?
Se produce el fenomeno absurdo de que la gestion de tareas genera mas tareas.
IMPAKERS tampoco fue la excepcion.
"Pense que si la gestion de proyectos de IMPAKERS seguia asi, tendriamos un problema grave."
Gestionabamos simultaneamente desde un minimo de 5 hasta mas de 10 proyectos al dia.
Al manejar tantos proyectos en paralelo, era frecuente perder de vista la siguiente tarea (Next Action) de cada proyecto.
Al final, cada manana habia que abrir cada proyecto uno por uno para verificar si se habian agregado tareas pendientes y revisar las completadas, agotando toda la energia del dia.
La verificacion del flujo de trabajo se convirtio en una tarea adicional diaria por si sola.
Lo peor era que, como la verificacion de tareas tambien la hacian personas, surgian errores y omisiones, lo que ralentizaba la respuesta al cliente y provocaba su perdida.
Para una empresa pequena como la nuestra, esto era fatal.
¿Cual era exactamente el problema?
- La ineficiencia de tener que verificar individualmente que tarea debe continuar en cada proyecto
- La ironia de necesitar otra gestion de tareas para gestionar las tareas pendientes
- Al final, las etapas del proyecto se alargan y se llega hasta la perdida de clientes
Al final decidimos implementar la automatizacion.
Automatizacion de gestion de tareas pendientes: implementacion con MAKE y Slack
Finalmente, integramos 'Slack' con la plataforma de automatizacion sin codigo 'MAKE' y la herramienta de gestion de tareas 'Airtable' para construir las siguientes 3 automatizaciones.
- Busqueda automatica de proyectos sin Next Action (To-do) → Envio de mensaje a Slack solicitando agregar tareas
- Verificacion automatica de publicacion del blog → Envio de mensaje a Slack instando a publicar blogs no publicados
- Deteccion automatica de To-dos incompletos con fecha limite vencida → Envio de mensaje a Slack instando a completar tareas pendientes
Ver todo el proceso con escenarios de Make
1. Busqueda automatica de proyectos sin Next Action (To-do) → Envio de mensaje a Slack solicitando agregar tareas
2. Modulo que envia a Slack el contenido y la informacion del proyecto que necesita agregar tareas pendientes
2. Verificacion automatica de publicacion del blog → Envio de mensaje a Slack instando a publicar blogs no publicados
2. Modulo que envia a Slack el contenido de blogs que deben redactarse
3. Deteccion automatica de To-dos incompletos con fecha limite vencida → Envio de mensaje a Slack instando a completar tareas pendientes
2. Modulo que envia a Slack el contenido de las tareas que deben procesarse urgentemente
A las 9:00 AM, antes de comenzar a trabajar, configuramos las alertas para que se enviaran con anticipacion a Slack, de modo que se pudiera verificar que tareas (To-do) de que proyectos se habian omitido y que estaba retrasado.
El entorno laboral que cambio tras la automatizacion de gestion de tareas pendientes
Antes, habia que dedicar tiempo aparte para buscar y verificar manualmente la situacion de las tareas pendientes de cada proyecto.
Pero ahora, al llegar al trabajo, toda la verificacion de tareas se realiza de una vez en Slack.
Los responsables pueden verificar de inmediato las tareas que deben hacer sin omitir nada.
Desaparecio la tarea de verificacion que requeria tiempo cada manana, y todo el equipo pudo concentrarse mucho mas en el trabajo que realmente les corresponde.
Desde los responsables de CS hasta los desarrolladores y disenadores, todos pueden rastrear adecuadamente su propio trabajo en tiempo real, lo que mejoro la calidad del trabajo y se redujo significativamente la perdida de clientes por tareas olvidadas.
Efecto de reduccion de esfuerzo: ¿cuanto en numeros?
Antes, 2 empleados dedicaban al menos 30 minutos cada uno diariamente a verificar y gestionar tareas. Eso es 1 hora al dia, y basandonos en 260 dias laborables al ano, son nada menos que 260 horas anuales. ¡Impresionante! Incluso calculando simplemente al salario minimo, este costo de gestion de tareas desperdiciado alcanza aproximadamente 2.607.800 KRW.
Sin embargo, usando la plataforma MAKE, el costo anual segun nuestro calculo es de aproximadamente 151.096 KRW, y Airtable es incluso gratuito. Es decir, se puede resolver con un monto reducido en aproximadamente un 94,2% respecto al costo de inversion original. No solo el costo, sino que el valioso tiempo y energia de los empleados se devolvieron integramente a su trabajo principal.
Aspiramos a un trabajo sin 'tareas para gestionar tareas'
¿No sera que nuestra forma de gestionar tareas esta generando 'mas tareas'?
Muchas empresas, aun despues de implementar diversas herramientas de gestion, terminan gastando demasiada energia y dinero en gestionar el trabajo en si.
Mediante la automatizacion, nos enfocamos solo en las tareas que se habian pasado por alto, y como las tareas pendientes se revelan claramente cada dia, el estres de los empleados tambien disminuyo drasticamente.
Ahora podemos concentrarnos mas en nuestro verdadero trabajo y cuidar mejor a nuestros clientes.
Si en su empresa tambien hay muchas tareas olvidadas, o si la energia se agota verificando horarios constantemente, le recomendamos considerar la implementacion de la automatizacion.
El verdadero valor de la automatizacion va mas alla de simplemente ahorrar tiempo y dinero.
Escapando de la rutina diaria de verificar y gestionar tareas olvidadas,
esperamos que todos los makers se sumerjan en el 'trabajo que realmente deben hacer'.
Blog de IMPAKERS | ¡Aqui hay otro caso de automatizacion de tareas! Ver mas