Caso de automatizacion: Automatizacion de gestion de personal con Make y Slack
Si tu empresa tiene muchos empleados y maneja un alto volumen de seguimiento de asistencia, gestion de vacaciones y solicitudes de aprobacion de pagos, seguramente has experimentado esto.
Recibir mensajes de entrada en Slack, verificar de nuevo a la hora de salida y organizar en Google Sheets, buscar vacaciones en hojas separadas, recibir solicitudes de pago por correo electronico e intercambiar registros de empleados a traves de archivos Excel.
Cambiando entre herramientas varias veces al dia, pero lo unico que queda es estres por retrasos, omisiones y errores.
Cuando estas tareas manuales repetitivas se acumulan, la eficiencia laboral disminuye y hay muy poco tiempo para tareas importantes de toma de decisiones.
Trabajo repetitivo de asistencia, vacaciones y solicitudes de pago -- no deberiamos encontrar una forma de reducirlo?
Recientemente, la Empresa Y se comunico con nosotros.
"Cada manana los empleados escriben 'entrada' en Slack, y al final del dia escriben 'salida', luego tenemos que verificar Google Sheets de nuevo, copiar y organizar todo. Los dias de vacaciones restantes requieren abrir una hoja separada. El registro de nuevos empleados implica recibir informacion por correo electronico, organizar en Excel y compartir... Hacer todo esto manualmente significa que las cosas se pierden o se retrasan constantemente, y es muy frustrante."
De hecho, esta estructura es una realidad que mas empresas enfrentan de lo que podrias pensar.
Slack se usa para comunicacion con empleados, Google Sheets para organizacion de datos, correo electronico para solicitudes de pago y registro de empleados...
Las herramientas se multiplican, pero en la mayoria de los casos no hay un sistema que las conecte.
La Empresa Y tambien estaba luchando con el desperdicio de tiempo invisible y los errores humanos dentro de esta estructura compleja.
Construyendo un sistema de automatizacion de gestion de personal con Slack usando MAKE
Planificamos un sistema de gestion de personal donde todo se maneja solo a traves de Slack.
La idea central era simple: "Recibir todas las solicitudes en Slack, procesarlas y registrar todo automaticamente."
Aqui estan los escenarios que automatizamos con MAKE:
- Registro de asistencia mediante mensajes de entrada/salida en Slack
Cuando un empleado escribe 'entrada' o 'salida' en Slack, la fecha, hora y nombre se registran automaticamente en Google Sheets.
La tardanza se determina automaticamente segun el estandar de hora de entrada y se registra con estados como 'puntual' o 'tarde'.
- Uso y consulta de vacaciones mediante comandos de Slack
Cuando un empleado escribe 'usar vacaciones' o 'consultar vacaciones' en Slack, los dias de vacaciones restantes se calculan automaticamente y se muestran, y los dias usados se registran automaticamente.
Las vacaciones restantes se calculan en tiempo real basandose en el total de dias pre-ingresados y los dias usados.
- Solicitud de pago en Slack -> Registro en hoja -> Proceso de aprobacion
Cuando se presiona el boton 'solicitud de pago' en Slack, aparece un formulario donde se pueden ingresar elementos de pago, montos y razones, guardandose automaticamente en Google Sheets.
Los gerentes pueden aprobar o rechazar directamente en Slack sin abrir la hoja, y el resultado se envia automaticamente al solicitante.
- Registro de nuevos empleados tambien a traves de Slack
El registro de nuevos empleados tambien se maneja presionando un boton en Slack e ingresando informacion, que se guarda automaticamente en la hoja de lista de empleados y se refleja en la hoja de organigrama.
Ademas, cuando se completa un nuevo registro, se envia automaticamente una notificacion de Slack al gerente.
Ahora solo necesitas Slack
Ahora en la empresa, la gestion de personal se completa simplemente abriendo Slack.
Los mensajes de entrada y salida se registran automaticamente, las vacaciones se pueden consultar y registrar directamente en Slack.
Las solicitudes de pago se envian en Slack, y la aprobacion o rechazo se maneja completamente dentro de Slack, eliminando virtualmente las omisiones y retrasos laborales.
El registro de nuevos empleados tambien se recibe a traves de Slack, y todo el organigrama se organiza automaticamente, eliminando la necesidad de compartir archivos Excel.
Se redujo mas del 88.5% del tiempo de trabajo repetitivo para registro de asistencia, gestion de vacaciones, solicitudes de pago y registro de empleados.
Se ahorraron aproximadamente 150 horas de trabajo manual por ano (basado en 30 minutos por dia).
Con costos de uso de MAKE de aproximadamente 150,000 KRW por ano, se ahorraron aproximadamente 1,303,900 KRW en costos laborales anuales.
Lo que los gerentes y ejecutivos deberian hacer no es verificar la hora de entrada de cada empleado ni buscar los dias de vacaciones restantes uno por uno.
Tampoco es encontrar solicitudes de pago y responder con aprobaciones por correo electronico.
Ese tiempo deberia dedicarse a cosas mas importantes como planificacion estrategica, mejora de la cultura organizacional y tener conversaciones reales con los miembros del equipo.
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