Caso de automatizacion: Historia de implementacion de automatizacion de datos de calificaciones en Google Sheets
¿Todavia copia y pega los datos de examenes desde el correo electronico?
Si trabaja en una academia, seguramente lo entendera perfectamente. Especialmente si utiliza programas externos para bancos de preguntas o servicios de calificacion.
Los examenes se realizan con frecuencia, pero transferir manualmente los datos de resultados que llegan por correo electronico desde el servicio de calificacion externo a Excel o Google Sheets despues de cada examen es una tarea bastante agotadora.
¿Quiere escuchar un ejemplo vivido de que tipo de preocupaciones tuvo un cliente real?
El director de la academia T de ingles y matematicas estaba pasando por momentos dificiles gestionando los resultados de 4-5 examenes por semana.
"Despues de cada examen, los datos de los estudiantes llegan individualmente a mi correo personal. Copiar y pegar manualmente en Google Sheets las preguntas incorrectas y correctas una por una me vuelve loco."
Muchos directivos podrian pensar 'son solo unos minutos de trabajo', pero cuando no son uno o dos registros sino decenas los que hay que buscar en el correo y copiar, facilmente se consumen de 30 a 40 minutos.
Si ademas hay que hacer comparaciones de notas entre estudiantes o analisis de tasas de error por unidad tematica, el volumen de trabajo se vuelve inmanejable.
Estos datos dificiles de consolidar y las tareas repetitivas tediosas se convierten en fatiga laboral que no mejora con el paso del tiempo.
Por eso, el director de la academia T decidio resolver este problema definitivamente mediante la automatizacion con MAKE.
Escapar del 'infierno de copiar y pegar' con la automatizacion de datos de calificaciones en Google Sheets
MAKE es una plataforma sin codigo que automatiza tareas simples y repetitivas.
Primero, se configura la deteccion automatica del remitente especifico del programa de calificacion externo en el Gmail que usa el director de la academia, para que los datos del examen se envien inmediatamente a MAKE.
Los datos recibidos en tiempo real a traves del metodo Webhook se procesan dentro de MAKE y se ingresan automaticamente en la hoja de Google Sheets en el formato deseado.
Veamos juntos el diseno concreto de la automatizacion.
- Cuando llega un correo del programa de calificacion externo a Gmail, se reenvia automaticamente a la direccion del webhook de MAKE
2. Estructura de modulos que selecciona solo los datos de respuestas de los estudiantes
- MAKE analiza el contenido del correo y procesa los datos de calificacion por pregunta, el nombre del estudiante y el nombre del examen
- Se copia automaticamente la plantilla de gestion de examenes ya creada dentro de Google Drive
- En la hoja generada se registran automaticamente las puntuaciones individuales de cada estudiante, incluso los numeros de las preguntas incorrectas
- Se consolidan todos los datos para proporcionar automaticamente estadisticas de tasa de error por pregunta y numero de aciertos por estudiante
Es decir, el usuario no necesita hacer nada manualmente ya que el sistema de automatizacion de MAKE organiza y analiza los datos por si solo, eliminando la necesidad de abrir cada correo para transferir el contenido en cada examen.
"Ya no necesito revisar el correo todos los dias."
Despues de implementar esta automatizacion, se produjeron cambios sorprendentes.
El tiempo que se dedicaba a organizar manualmente los datos en cada examen se redujo de 40 minutos a sorprendentemente 1-2 minutos.
En terminos de simple conversion de tiempo, se redujo mas del 95% del tiempo de trabajo.
Si asumimos 4-5 examenes por semana, se consumian aproximadamente 3 horas semanales (unos 40 minutos por sesion X 4,5 sesiones).
En un mes eran nada menos que 12 horas (equivalentes a unos 120.000 KRW al salario minimo), y ahora solo se necesitan 20 minutos al mes.
Es un efecto de mejora de eficiencia de mas del 97%, y en terminos monetarios, se ahorran mas de 110.000 KRW al mes, lo que supera los 1,3 millones de KRW anuales de ahorro.
Automatizacion de datos de calificaciones en Google Sheets: para poder concentrarse en lo verdaderamente esencial
Ahorrar costos y tiempo es importante, pero el verdadero valor de esta automatizacion es aun mayor.
Gracias a estos datos de notas bien gestionados, se pueden identificar de un vistazo los puntos debiles de cada estudiante, y resulta mas facil proporcionar retroalimentacion inmediata y disenar diversas estrategias de clases de refuerzo para unidades tematicas o tipos de preguntas que resultan dificiles para todos los estudiantes.
Liberandose completamente de la energia y el estres consumidos en manejar los datos uno por uno manualmente, ahora pueden concentrarse exclusivamente en lo realmente importante: el crecimiento academico individual de cada estudiante y la retroalimentacion personalizada.
El trabajo en el que realmente hay que poner esfuerzo es otro.
Es acercarse a los estudiantes con la estrategia correcta para mejorar la calidad de las clases y fortalecer la competitividad de la academia.
Minimice el costo y el tiempo dedicados a tareas simples con una automatizacion sencilla, y concentre su energia en lo que realmente tiene valor.
Una vez que lo implemente, pensara: '¿No deberia haber hecho esto hace tiempo?'
Si todavia no ha escapado del infierno de copiar y pegar datos del correo,
¿que tal si comienza hoy mismo la automatizacion con MAKE?
Blog de IMPAKERS | ¡Aqui hay otro caso de automatizacion para academias! Ver mas
Este articulo es un caso de automatizacion de ClassFlow, empresa asociada de IMPAKERS.
https://classflow.monstercoop.co.kr/blog/1fff1305-4318-80ed-a77c-ccc044855d90