Caso de automatizacion: Caso de automatizacion de gestion de clientes de servicio de suscripcion
Muchos duenos de negocios y empleados que operan negocios basados en suscripciones comparten preocupaciones similares.
Desde la gestion de informacion de clientes, el envio de mensajes de notificacion y la verificacion de periodos de suscripcion, todos los procesos se manejan manualmente a traves de Google Sheets o KakaoTalk, y la carga de trabajo crece como bola de nieve con el tiempo.
Cuanto mas trabajo manual hay, mas errores humanos ocurren inevitablemente.
A veces se pierden fechas de finalizacion de suscripcion, se omite informacion esencial del cliente o se ingresa incorrectamente, lo que lleva a momentos incomodos cuando los clientes se quejan. Muchos de los que leen esto probablemente puedan identificarse.
La empresa M, el cliente del caso de automatizacion de hoy, estaba experimentando exactamente los mismos problemas y bajo estres significativo.
La empresa M tenia un sistema donde, cada vez que los clientes se registraban para servicios a traves de la plataforma Imweb, un miembro del personal copiaba manualmente la informacion de pago de Toss Payments y la pegaba en un archivo Excel.
Cada dato — nombre del suscriptor, numero de telefono, fecha de inicio de suscripcion, fecha de finalizacion — era critico, haciendo extremadamente dificil transferir todo sin errores.
Durante periodos de trabajo pico, alguna informacion inevitablemente terminaba faltando o ingresada incorrectamente.
Los mensajes diarios de las 7:00 AM enviados a clientes individuales tambien requerian que el personal dedicara tiempo separado, y el proceso de la tarde de enviar mensajes de "finalizacion de ritual" a suscriptores que expiraban tambien se manejaba completamente a mano.
"A medida que crece el numero de suscriptores, las tareas repetitivas ya no pueden manejarse solo con las capacidades individuales de los empleados. Ademas, cuando ocurren errores humanos, impactan directamente la calidad del servicio."
Despues de enfrentar estos desafios practicos, vinieron a nosotros y construimos una solucion usando las herramientas sin codigo MAKE y Airtable.
Flujo de trabajo de automatizacion de gestion de clientes revelado
Aqui esta el flujo de trabajo que construimos para automatizar todo el proceso, desde el almacenamiento de informacion del cliente hasta el envio de mensajes.
[Flujo de trabajo de automatizacion de suscripciones en 3 pasos construido con MAKE y Airtable]
- Almacenamiento automatico de informacion del cliente al recibir pedido
Cuando un cliente se suscribe y completa el pago a traves de Toss Payments, se genera la informacion del pedido.
En ese momento, el escenario de MAKE recibe inmediatamente los datos del pedido, extrae el nombre del cliente, numero de telefono, fechas de inicio y fin de suscripcion, y los ingresa en la base de datos de Airtable en tiempo real.
2. Actualizar el uso de tokens de Imweb.
3. Obtener datos de informacion del cliente que pago en Imweb.
4. Agregar nuevos usuarios a la base de datos.
5. Enviar notificacion de compra completada a los clientes que pagaron.
- Envio automatico de notificaciones personalizadas
Ahora que la lista de clientes esta correctamente almacenada en Airtable, cada manana a las 7:00 AM, MAKE obtiene de la base de datos y envia automaticamente mensajes de notificacion con enlaces individuales a cada cliente.
- Envio automatico de notificacion de finalizacion de ritual en fecha de fin de suscripcion
Cada noche, MAKE nuevamente filtra Airtable buscando clientes cuya "fecha de fin de suscripcion es hoy" y envia automaticamente mensajes de finalizacion de ritual.
Una situacion mucho mas comoda
- Ya nadie necesita estar pegado al teclado para todo
- El personal ya no necesita llegar temprano o sacrificar sus horas de la manana
- Los clientes saben exactamente cuando termina su suscripcion y pueden conectarse mas facilmente a renovaciones o re-suscripciones!
Entonces que se gano realmente?
Desde la perspectiva del personal de la empresa M, el trabajo que solia tomar al menos 1 hora por dia ha desaparecido completamente, resultando en aproximadamente 520 horas de trabajo repetitivo eliminadas anualmente.
Convertido a valor monetario, esto se traduce en ahorros de 5.215.600 KRW por ano.
La suscripcion de MAKE cuesta aproximadamente 146.657 KRW por ano (sujeto a fluctuaciones del tipo de cambio), y el plan gratuito de Airtable fue suficiente, asi que no hubo costo adicional. Comparado con los costos consumidos por el trabajo manual, solo se necesito el 2,7% del costo original, ahorrando el 97,3% en tiempo y gastos.
Mas alla del simple ahorro de dinero y tiempo, lo mas significativo — como la empresa M — es que a traves de la automatizacion del flujo de trabajo, los miembros del equipo fueron liberados del tedioso trabajo repetitivo y pudieron crear un entorno donde realmente pueden concentrarse en lo que importa: recibir comentarios de clientes y planificar nuevos servicios.
Para emprendedores individuales o startups, automatizar estas tareas simples para invertir mas tiempo en trabajo productivo y creativo es un elemento esencial para el crecimiento del negocio.
Parte de tu dia se consume en tareas repetitivas simples como estas?
Ahorra tiempo, dinero y, lo mas importante, cuidate a ti mismo —
y concentra tu tiempo y energia en trabajo que realmente crea valor.
Blog de IMPAKERS | Caso de automatizacion de marketing! Leer mas