Temas de MAKE: 5 pasos para aprender automatizacion de flujos de trabajo mientras practicas
Han descubierto rutinas en sus actividades diarias?
Piensen en prepararse para ir al trabajo. Probablemente siguen una serie de pasos: levantarse por la manana, desayunar, ducharse, vestirse y dirigirse a la oficina.
A esta serie de pasos los llamamos 'flujo de trabajo'. Identificar y ejecutar los pasos que se realizan repetidamente en un flujo de trabajo genera organizacion, eficiencia y consistencia.
Pero los flujos de trabajo pueden ser aburridos a veces. Que pasaria si cada paso pudiera automatizarse? Ese es el poder de la automatizacion de flujos de trabajo.
Ahora muchas empresas y personas estan logrando enormes mejoras de productividad aprovechando este nuevo campo.
Entonces, que es la automatizacion de flujos de trabajo y como se puede utilizar para mejorar las operaciones?
Que es la automatizacion de flujos de trabajo?
La automatizacion de flujos de trabajo tiene dos elementos clave: flujos de trabajo y automatizacion. Veamos cada uno por separado.
La receta del flujo de trabajo
Un flujo de trabajo se refiere a una serie de tareas que se realizan para lograr un objetivo especifico.
Por ejemplo, supongamos que quieres dar seguimiento a las facturas vencidas de los clientes. Para lograr este objetivo, podrias realizar las siguientes tareas:
- Verificar el sistema de facturacion para identificar facturas vencidas
- Encontrar la direccion de email del contacto con la factura vencida
- Enviar un email a esa persona para dar seguimiento al pago
- Si no se recibe el pago dentro de 7 dias, enviar otro email recordatorio
Estos pasos constituyen las tareas del flujo de trabajo de cobro de facturas vencidas.
Segun Scott Collier-Weir, fundador de la agencia de consultoria de optimizacion de flujos de trabajo SimplaDocs, los flujos de trabajo tienen tres caracteristicas:
- Se realizan de forma regular y repetitiva. Por ejemplo, una empresa debe repetir el flujo de trabajo de cobro de facturas diariamente para verificar facturas vencidas y tomar las medidas de seguimiento necesarias.
- Incluyen multiples pasos. Al menos dos tareas se realizan de forma secuencial.
- Los pasos del flujo de trabajo pueden variar segun la situacion. Esto nos ayuda a responder adecuadamente cuando ocurren diversos eventos. Por ejemplo, si ocurre W se realiza X, pero si ocurre Y se realiza Z.
Los flujos de trabajo crean estructura en nuestro trabajo. Si quieres obtener un resultado especifico, debes seguir pasos especificos en un orden especifico. Las empresas inteligentes documentan sus flujos de trabajo para saber que acciones tomar en que situaciones.
No hay necesidad de adivinar.
La automatizacion que acelera el software
De esta manera, los flujos de trabajo inevitablemente incluyen elementos repetitivos: debes repetir el flujo de trabajo cada vez que la situacion lo requiera.
Pero la repeticion puede volverse tediosa. Por eso se necesita la automatizacion.
La automatizacion es el proceso de completar actividades con minima intervencion humana usando tecnologia. Por ejemplo, en una fabrica tipica, las maquinas pueden estar preprogramadas para clasificar y empaquetar articulos o ensamblar productos.
Pero la automatizacion no se limita al piso de la fabrica. El 79% de los estrategas corporativos encuestados por Gartner consideraron que la automatizacion seria un elemento clave del exito al menos hasta 2025.
La razon es que la automatizacion puede automatizar no solo procesos fisicos centrados en hardware, sino tambien software.
Flujo de trabajo + Automatizacion = Mejora de productividad
La automatizacion de flujos de trabajo se refiere al proceso de ejecutar automaticamente flujos de trabajo procedurales, lo que aumenta la eficiencia y reduce las tareas "manuales".
Pensemos en el flujo de trabajo de cobro de facturas vencidas mencionado anteriormente. Podemos hacer que un responsable financiero ejecute los mismos pasos manualmente, pero tambien podemos configurar un sistema de automatizacion que se encargue de verificar facturas y enviar emails.
En los 10 minutos que un responsable financiero tarda en encontrar una factura vencida, redactar y enviar un email de seguimiento, un sistema automatizado podria haber enviado docenas de emails.
La automatizacion de flujos de trabajo es un gran negocio. Segun un informe de Mordor Intelligence, el mercado global de automatizacion de flujos de trabajo tendra un valor estimado de 21,700 millones de dolares este ano y crecera a 34,180 millones de dolares para 2029.
El crecimiento de la automatizacion de flujos de trabajo se debe en gran parte a la reduccion de las barreras de entrada, gracias al software que ofrece interfaces visuales faciles de usar que permiten automatizar flujos de trabajo con un minimo de codigo. Las empresas estan aprovechando los beneficios de esta nueva capacidad.
Que el trabajo fluya como el agua
Los flujos de trabajo automatizados son herramientas optimizadas. Al fin y al cabo, si un flujo de trabajo se ejecuta automaticamente, no necesitas dedicar tiempo a hacerlo tu mismo.
5 beneficios de la automatizacion de flujos de trabajo
Miren las historias de los usuarios del software de gestion contable Financial Cents.
Segun una encuesta realizada en 2024 por esta plataforma, el 21.6% de los propietarios de firmas de contabilidad, teneduria de libros e impuestos en Norteamerica dedicaban aproximadamente 1 a 5 horas a configurar y asignar tareas manualmente.
Sin embargo, tras adoptar software de automatizacion de flujos de trabajo, el 34.8% de los encuestados pudo reducir ese tiempo a menos de 1 hora, una reduccion de hasta 5 veces.
Otros beneficios de la automatizacion de flujos de trabajo incluyen:
- Mejor productividad de flujos de trabajo: Al automatizar ciertas tareas, puedes dedicar tiempo a otras, especialmente las que requieren aportaciones mas creativas y de alto nivel.
- Mayor eficiencia de los empleados: Al automatizar los flujos de trabajo empresariales, puedes eliminar tareas del equipo y reasignar empleados a otras responsabilidades.
- Reduccion de errores humanos: Los flujos de trabajo automatizados son generalmente confiables y se ejecutan de la misma manera cada vez.
Quienes usan la automatizacion de flujos de trabajo
Que operaciones empresariales pueden beneficiarse de la automatizacion de flujos de trabajo?
Ventas: La automatizacion para contacto, prospeccion y contratos permite a los equipos proponer a mas clientes y cerrar acuerdos.
Marketing: Los comunicadores pueden escalar sus esfuerzos de creacion y distribucion de contenido, consolidar datos de informes y mas.
Recursos Humanos: Automatizar el ingreso y salida de empleados y la gestion de solicitudes de vacaciones mantiene a los empleados felices y motivados.
Operaciones: Automatizar la gestion de proyectos, datos de la empresa y gestion de inventario hace que el negocio funcione como una maquina bien engrasada.
Finanzas: Puedes automatizar las facturas impagas y las fugas de ingresos para convertirlas en cosa del pasado. Tambien puedes automatizar el procesamiento de nominas para pagar a los empleados a tiempo.
Experiencia del cliente: Al automatizar la gestion de tickets de soporte y el onboarding de clientes, puedes responder mas rapido a las necesidades de los clientes, algo crucial para mantener la satisfaccion del cliente.
TI: Las personas no pueden operar 24 horas al dia, pero las maquinas si. Aprovecha esto para configurar sistemas de monitoreo automatizados las 24 horas.
Implementando la automatizacion de flujos de trabajo en 5 pasos
Si la posibilidad de automatizar flujos de trabajo te entusiasma, necesitaras software de automatizacion de flujos de trabajo.
El software de automatizacion de flujos de trabajo esta impulsando las inversiones de miles de millones de dolares que proyectan Mordor Intelligence y otras organizaciones.
Varios tipos de herramientas
- Automatizacion robotica de procesos (RPA): Este software es util para crear bots que realizan flujos de trabajo basados en reglas como entrada de datos y clics en pantalla. Estos bots pueden operar de forma independiente o con asistencia humana.
- Gestion de procesos empresariales (BPM): El software BPM mapea las actividades de los flujos de trabajo empresariales, identifica los equipos responsables y encuentra oportunidades de optimizacion. Generalmente tambien ofrecen funciones de integracion de apps para automatizar estos flujos de trabajo, pero se centran principalmente en el modelado y la optimizacion de flujos de trabajo.
- Plataforma de integracion como servicio (iPaaS): Las plataformas de integracion proporcionan funciones para conectar las apps de un flujo de trabajo y ejecutarlas automaticamente cuando ocurren eventos especificos.
Funciones que ofrece un software de automatizacion efectivo
- Funciones de integracion de apps: Conecta las acciones de las apps de forma fluida.
- Low-code o no-code: Ya no se necesita desarrollo tecnico para crear estos flujos de trabajo.
- Interfaz visual: Los flujos de trabajo se pueden visualizar como diagramas abstractos. El software de automatizacion efectivo extiende esta funcion a la plataforma para facilitar la creacion de flujos de trabajo.
- Funciones de logica condicional: Permite ajustar el comportamiento de los flujos de trabajo automatizados a diversas situaciones.
Automatizacion de flujos de trabajo con Make
Make es una plataforma de integracion que ofrece una experiencia facil de usar para automatizar tareas. Con Make, los usuarios pueden crear flujos de trabajo ejecutables llamados "escenarios", conectar modulos de apps en una interfaz visual y personalizar los datos que cada app debe recibir.
Como Make soporta mas de 1,800 apps, los usuarios pueden crear flujos de trabajo que incluyen diversas herramientas, acciones, entradas y salidas.
Las empresas que automatizan flujos de trabajo con Make mejoran su productividad.
- La correduria de seguros Fonds Finanz ahorro 10,000 horas en tareas de back-office.
- La empresa de locaciones para rodajes Lokacni.cz ahorro el 90% del tiempo necesario para el procesamiento de documentos.
- Una empresa de consultoria aumento su eficiencia organizacional en un 17%.
5 pasos para la automatizacion de flujos de trabajo con Make
Entonces, como puedes automatizar flujos de trabajo con Make?
En Make, los flujos de trabajo se crean como "escenarios" en un lienzo virtual visual. Puedes conectar apps y acciones en orden lineal o ramificado, y puede ser tan simple o complejo como necesites.
Podemos crear un escenario que automatice un flujo de trabajo de seguimiento de facturas usando las apps de Xero y Gmail.
Crear una solucion personalizada como esta en lugar de depender del sistema basico del sistema de facturacion tiene sus ventajas.
Por ejemplo, podemos enviar emails recordatorios desde nuestra propia direccion de email y agregar direcciones CC y BCC que nuestro sistema de facturacion podria no permitir.
Puedes optar por crear un escenario de Make por tu cuenta o buscar un consultor de automatizacion profesional.
1. Comenzar con un trigger
Todo flujo de trabajo tiene un inicio, ya sea analogico o digital, manual o automatico.
Piensa primero en la app que sera el inicio de tu escenario de Make. Puedes encontrarla facilmente entre cientos de posibilidades y agregarla al lienzo.
En Make, estos eventos especificos de apps se llaman "modulos". Selecciona el modulo que funcionara como "trigger" del escenario.
Aqui usamos el trigger "search" para verificar periodicamente las facturas vencidas.
2. Construir el escenario
Las apps del escenario se llaman modulos de accion. Al agregar modulos de accion para apps adicionales, creas una secuencia que conecta actividades a traves de diversas herramientas.
El modulo trigger inicia el escenario, y las apps de accion siguen al trigger en el escenario. Son los diversos modulos proporcionados por las mas de 1,800 apps de Make.
Ejemplo de agregar modulos:
- Obtener la URL de la factura para mostrar en el email
- Descargar la factura en formato PDF para adjuntar al email
- Obtener la direccion de email del contacto del sistema de facturacion para poder enviar el email
- Enviar el email incluyendo un mensaje de seguimiento con plantilla personalizada con los detalles de la factura vencida.
3. Mapear datos
Crear la estructura del escenario es facil, pero como mover datos entre apps y modulos?
En Make, insertar datos en estos pasos se llama "mapeo". Es un paso simple de apuntar y hacer clic que inserta parte de los resultados de un paso especifico del escenario en modulos posteriores.
Por ejemplo, si el modulo que obtiene la URL de la factura vencida necesita el ID de la factura, mapeas estos datos basandote en los datos previamente obtenidos por el modulo "search".
4. Agregar logica condicional
No todos los flujos de trabajo son lineales. Tanto en los negocios como en la vida, a menudo debes realizar pasos del flujo de trabajo solo cuando se cumplen ciertas condiciones.
Al ejecutar el flujo de trabajo analogico de "compras semanales de supermercado", solo agregas pasta de dientes a la lista cuando la actual necesita ser reemplazada.
El lienzo de automatizacion de flujos de trabajo de Make ofrece controles condicionales complejos dentro de un constructor visual intuitivo.
Aplica filtros entre las acciones de modulos para que las acciones posteriores solo se ejecuten si los resultados anteriores coinciden con ciertos criterios.
Por ejemplo, el filtro despues del modulo trigger de nuestro escenario de cobro de facturas vencidas asegura que el escenario posterior solo se ejecute si las facturas vencidas requieren seguimiento.
Agrega un modulo router para ramificar el escenario, lo que te permite manejar secuencias de flujo de trabajo completamente diferentes para diferentes situaciones.
Nuestro escenario de cobro de facturas vencidas usa un router para enviar diferentes contenidos de email dependiendo de cuanto tiempo lleva vencida la factura.
5. Programar el escenario
Al construir un escenario de automatizacion de flujos de trabajo, hay una parte muy satisfactoria.
Si has programado el escenario y configurado la ejecucion automatica, ahora es el momento de 'set-and-forget' (configurar y olvidar).
Ahora solo sientate comodamente y espera, porque a partir de ahora todas las tareas se procesaran automaticamente.
Ahora puedes programar el escenario para que se ejecute a intervalos especificos. Esto significa configurar el modulo trigger para que se ejecute automaticamente en los horarios especificos que elijas. Muchos modulos trigger de apps soportan acciones inmediatas, por lo que puedes ejecutar el escenario tan pronto como ocurra una actividad especifica dentro de la app.
Puedes verificar el escenario en cualquier momento y recibir alertas sobre errores o problemas.
Procesar tareas automaticamente puede sonar como un cuento de hadas, pero el proceso magico llamado automatizacion de flujos de trabajo lo hace realidad.
En este mismo momento, tu equipo probablemente esta procesando numerosas tareas.
Cuales de esas tareas se podrian automatizar?
Cuanto tiempo y recursos podrias ahorrar si las automatizaras?
Esperamos que estas posibilidades sean el catalizador para iniciar el cambio.
Y dentro de ese cambio, experimenta directamente como la eficiencia de tu organizacion mejora notablemente.
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Fuente: Make, "Workflow automation: How to put your work on autopilot", https://www.make.com/en/blog/workflow-automation, (2024.05.30)