Caso de automatizacion: Automatizacion de notificaciones de pago y pedido con Make
Los operadores de tiendas en linea a menudo ven pasar sus dias mientras verifican manualmente cada pago completado, transfieren la informacion de pedidos y clientes a hojas de calculo y envian mensajes de notificacion de compra uno por uno.
Cuando los tokens de API expiran, el flujo se interrumpe con renovaciones manuales, y en dias ocupados, las omisiones y errores de entrada se acumulan, causando un aumento en las consultas y quejas de los clientes.
Una tienda en linea con exactamente estas preocupaciones nos contacto, y resolvimos el problema automatizando todo el proceso desde la confirmacion de pago hasta las notificaciones, el registro y la renovacion de tokens usando MAKE.
El trabajo manual repetitivo no puede continuar asi
El cliente repetia el mismo proceso diariamente: verificar detalles de pago en PortOne despues de los pagos de KG Inicis, verificar informacion de pedidos y clientes en Imweb, organizar todo manualmente en Airtable y finalmente enviar SMS a traves de Solapi.
"Si la confirmacion del pago se retrasa, los clientes nos llaman primero."
"He tenido casos donde los datos se mezclaron porque las filas se desplazaron al copiar a las hojas de calculo."
"Cuando el token de la API de Imweb expira repentinamente, todo se detiene por horas."
A medida que aumentaba la carga de trabajo, las omisiones y retrasos se acumulaban, y los problemas tecnicos como la expiracion de tokens interrumpian frecuentemente las operaciones, llevando la fatiga del equipo a niveles extremos.
Sobre todo, el mayor problema era la falta de capacidad en tiempo real debido a demasiados pasos manuales entre los procesos de pago, pedido y notificacion.
Asi que disenamos un flujo automatizado en MAKE que conecta todo desde el momento de completar el pago hasta la notificacion al cliente, el registro de datos y la renovacion de tokens.
Automatizacion de extremo a extremo de pago, pedido y notificacion con MAKE
Creamos un escenario que vincula PortOne, Imweb, Airtable y Solapi juntos, activado por la finalizacion del pago.
Los cuatro pilares clave fueron la deteccion en tiempo real, la renovacion condicional de tokens, el mantenimiento de la integridad referencial y el envio automatico de notificaciones.
Lo disenamos con arquitectura basada en webhooks para asegurar que no se pierda ni un solo pago, y estructuramos los datos en Airtable para que los registros de clientes, pagos y pedidos esten interconectados.
Flujo completo de un vistazo
- Comienza con un webhook de finalizacion de pago de KG Inicis.
- Recupera los detalles del pago de la API de PortOne y extrae valores clave como orderId.
- Verifica el token de Imweb en Airtable y lo actualiza automaticamente si ha expirado.
- Obtiene detalles del pedido y cliente a traves de la API de Imweb.
- Registra los detalles del cliente y pago en Airtable con registros vinculados.
- Envia inmediatamente un SMS de confirmacion de compra al cliente a traves de Solapi.
Configuracion detallada del escenario
Paso 1. Deteccion de finalizacion de pago
Configuramos un Custom Webhook para recibir senales cuando se completa un pago en KG Inicis.
El payment_id del payload entrante se estandariza y se pasa al siguiente modulo.
Paso 2. Recuperacion de informacion de pago
Un modulo HTTP envia una solicitud GET a la API de PortOne para recuperar informacion detallada del pago.
Los campos clave como orderId, monto del pago y metodo de pago se analizan de forma segura y se establecen como variables.
Paso 3. Recuperacion del token
Consultamos la tabla key en la base "Integracion Imweb" en Airtable para recuperar el token de acceso, el token de actualizacion y la marca de tiempo de la ultima renovacion.
Se anadio logica para determinar si el token ha expirado basandose en estos valores.
Paso 4. Token de actualizacion y actualizacion de token
Si el token tiene mas de 2 horas, se envia una solicitud de actualizacion condicional a la API de Imweb.
El nuevo token de acceso, token de actualizacion y marca de tiempo de renovacion se actualizan en Airtable, y las variables de autenticacion del flujo actual se reemplazan usando Set Multiple Variables.
Paso 5. Asegurar el token de acceso
Si ocurrio una renovacion, se selecciona el nuevo token; de lo contrario, se usa el token existente para todas las llamadas HTTP posteriores.
Este paso previene interrupciones causadas por errores de autenticacion.
Paso 6. Recuperacion de informacion del pedido
Se realiza una llamada GET a la API de detalles del pedido de Imweb usando el orderId y el token de acceso.
Solo los campos necesarios como numero de pedido, monto, nombre del solicitante, numero de telefono y correo electronico se extraen y pasan a los pasos posteriores.
Paso 7. Busqueda de usuario
Se busca el registro del cliente en la tabla "user" de Airtable usando el numero de telefono o correo electronico como clave.
La estrategia de vinculacion de registros se ramifica segun si el cliente ya existe.
Paso 8. Agregar registros de pago
Se crea un registro de pago en la tabla "payment" con el numero de pedido y el monto registrados.
Al mismo tiempo, se vincula al registro del cliente a traves de un campo de enlace para asegurar la integridad referencial.
Paso 9. Agregar usuarios
Se crea un nuevo registro de cliente condicionalmente solo cuando no se encuentran resultados de busqueda.
Se guardan nombre, telefono, correo electronico y estado de activacion, y se vinculan al registro de pago recien creado.
Paso 10. Envio de notificacion de compra
Finalmente, se envia automaticamente un SMS de confirmacion de compra a traves del modulo Solapi.
La plantilla incluye el numero de pedido, el monto del pago e instrucciones breves de consulta para que el cliente pueda confirmar inmediatamente.
Procesamiento en tiempo real sin perdidas: Asi cambio todo
Todo el flujo desde la finalizacion del pago hasta la confirmacion del pedido, registro y notificacion se procesa automaticamente en tiempo real.
Al ser basado en webhooks, los tiempos de espera se han eliminado y las notificaciones al cliente se envian inmediatamente despues del pago, acabando con los retrasos en la respuesta.
Las secciones que solian detenerse por expiracion de tokens ahora estan disenadas para auto-recuperarse mediante actualizacion condicional.
Con los registros de clientes, pagos y pedidos vinculados en Airtable, la busqueda y el seguimiento se han vuelto mucho mas faciles.
Al eliminar la transcripcion manual y el copiar y pegar, las omisiones y errores de entrada de datos se han reducido significativamente.
El ahorro de tiempo demostrado por los numeros
Anteriormente, cada pedido tardaba un promedio de 10 minutos en procesarse.
Con 10 pedidos por dia, eso eran 100 minutos o 1 hora y 40 minutos perdidos diariamente.
Basado en 260 dias laborales por ano, se ahorraron aproximadamente 430 horas.
430 horas. A una tarifa por hora de 20,000 KRW, eso son 8.6 millones de KRW.
Con las tareas repetitivas eliminadas, el equipo ahora puede concentrarse en el trabajo principal como comunicacion con clientes, planificacion y operaciones promocionales.
Nuestro trabajo repetitivo puede eliminarse.
Ese tiempo puede llenarse con sus propias actividades valiosas.
Blog de IMPAKERS | Caso de automatizacion de documentos de visa con IA en 3 pasos Leer mas