Caso de automatización: Automatización de gestión de calificaciones estudiantiles: ¿cómo?
¡Un caso real de resolución de los desafíos laborales de un administrador con automatización MAKE!
¿Cuál es la parte más difícil de trabajar en una academia? Probablemente sea la tarea repetitiva y tediosa de verificar y gestionar las calificaciones y resultados de exámenes de los estudiantes todos los días. Si bien es esencial hacer un seguimiento cuidadoso de las calificaciones individuales de cada estudiante, el proceso de ingresar manualmente los resultados de calificaciones y datos de respuestas de docenas de correos electrónicos por día en Google Sheets o Excel consume mucho más tiempo del que imaginas, y como es un trabajo tan tedioso, los errores humanos (equivocaciones y omisiones) inevitablemente ocurren.
Preocupaciones....
De hecho, el administrador de la academia de la Empresa T que me contactó recientemente tenía exactamente estas preocupaciones.
La Empresa T operaba exámenes en línea de forma continua, recibiendo resultados de exámenes por correo electrónico todos los días. El problema era que abrir cada correo con datos de calificaciones de estudiantes y luego copiarlos manualmente a Google Sheets era demasiado engorroso y agotador. A medida que crecía el número de estudiantes, las omisiones de datos se hacían frecuentes, y los errores de entrada ocurrían con bastante frecuencia, reduciendo severamente la eficiencia laboral."
La preocupación de este administrador no es exclusiva de la Empresa T. Es un problema universal con el que cualquier administrador de academia que gestione datos de estudiantes se identificaría. A medida que crece el número de estudiantes, los datos a gestionar se multiplican, y como es trabajo humano, los errores son inevitables.
Así que propuse una solución usando MAKE, una plataforma de automatización sin código.
3 pasos para automatizar la gestión de calificaciones estudiantiles con email y Google Sheets
Paso 1: Conectar el módulo de Gmail en MAKE para categorizar los correos de calificaciones de estudiantes por líneas de asunto o remitentes específicos.
2. Se extrae la información del estudiante del contenido del correo.
3. La información del estudiante se categoriza y guarda en Google Drive.
Paso 2: El módulo de análisis de texto de MAKE extrae automáticamente los datos necesarios como respuestas de exámenes y calificaciones del contenido del correo.
Paso 3: Los datos extraídos se conectan al módulo de Google Sheets y se registran automáticamente en Google Sheets.
Esto elimina completamente la engorrosa tarea de abrir cada correo y copiar-pegar datos. El administrador de la academia ya no necesita abrir correos cada mañana; simplemente abre la hoja de Google actualizada en tiempo real para revisar todas las calificaciones de los estudiantes de un vistazo.
¿Qué cambios trae la automatización?
El administrador de la academia de la Empresa T pudo eliminar completamente las tareas de verificación de correos y entrada de datos que anteriormente tomaban al menos 1 hora diaria en promedio a través de la automatización MAKE. Anteriormente, verificar las calificaciones de exámenes de los estudiantes e ingresar datos tomaba un promedio de 1 hora por día, lo que se traduce en aproximadamente 260 horas por año de enorme tiempo desperdiciado en tareas repetitivas simples.
Incluso con un cálculo simple al salario mínimo, 260 horas de trabajo anual representan aproximadamente 2.600.000 KRW o más en costos. Usando la plataforma MAKE, la tarifa de uso anual es de alrededor de 150.000 KRW, resultando en más del 94% de ahorro en costos comparado con los costos originales.
Si bien la reducción de costos financieros es importante, el mayor beneficio es que el personal de la academia ahora puede enfocarse en su trabajo principal: asesoría estudiantil, planificación de guías de aprendizaje, desarrollo de contenido educativo y más. A través de la automatización, han creado un entorno donde pueden liberarse de tareas repetitivas simples y enfocarse en lo que realmente importa.
¡Deja que MAKE maneje las tareas simples para que puedas enfocarte en lo que realmente importa!
La gestión de estudiantes es una de las tareas más importantes para academias y empresas educativas. Pero el tiempo valioso no debería desperdiciarse en trabajo repetitivo innecesario. Las plataformas de automatización sin código como MAKE ayudan a automatizar tareas engorrosas con una configuración simple, incluso sin conocimientos especializados.
Entre quienes están leyendo esto ahora mismo, estoy seguro de que hay personas luchando con los mismos problemas que la Empresa T. Si encuentras agotadora la tarea repetitiva diaria de procesar resultados de calificaciones de estudiantes por correo electrónico, ¿por qué no intentar aplicar la automatización MAKE presentada hoy?
"Deja las tareas simples a la automatización e invierte más tiempo en trabajo importante."
Esta es la mayor conclusión a la que he llegado al resolver los desafíos de carga de trabajo de los administradores de academias a través de la automatización MAKE. Espero que el caso de estudio de hoy haya sido una referencia útil para ustedes.
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