Caso de automatizacion: Como automatizar la gestion de inscripcion a programas educativos
Cualquiera que haya gestionado programas educativos de pago a gran escala o eventos con muchos participantes puede identificarse con esto.
Cada vez que se registra un nuevo solicitante, hay que verificar manualmente la informacion, enviar mensajes de notificacion, emitir manualmente recibos de efectivo y enviar encuestas de evaluacion post-capacitacion una por una por correo electronico.
Especialmente cuando ocurre un solo error en estas tareas aparentemente menores, el estres es indescriptible.
Como cada paso se hace manualmente, las preocupaciones son interminables: desde errores humanos (datos faltantes, entradas incorrectas) hasta perdida innecesaria de tiempo y fatiga creciente del operador.
La empresa T nos contacto exactamente con este problema.
Operaban multiples programas educativos de pago a gran escala durante todo el ano, y el coordinador de educacion tenia que verificar manualmente la informacion de los solicitantes cada vez que se realizaba un nuevo programa, enviando mensajes de confirmacion de deposito y notificacion uno por uno.
Incluso despues de la capacitacion, tenian que preparar y enviar individualmente certificados de capacitacion, emitir manualmente recibos de efectivo y enviar correos electronicos de encuestas de evaluacion, todo a mano.
El coordinador debia estar extremadamente estresado por la ineficiencia y los problemas de errores humanos.
MAKE Automatizacion de inscripcion a programas educativos
Metodo de 3 pasos
Muchas personas piensan que la automatizacion debe ser dificil y complicada, pero asi es. se puede construir sorprendentemente rapido y facil.
Aqui hay un breve resumen de la automatizacion que construimos para el proyecto de la empresa T.
Paso 1: Automatizacion de confirmacion de deposito y notificacion
Cuando un cliente completa una inscripcion a capacitacion a traves de Tally Forms, todos los datos del solicitante se guardan automaticamente en la base de datos.
En el momento en que se confirma un deposito, se envia automaticamente una notificacion de confirmacion al solicitante sin ningun trabajo adicional del coordinador.
Paso 2: Sincronizacion automatica de la hoja de gestion de informacion de depositos
Configuramos el sistema para que la informacion de depositos se guarde en Google Sheets en tiempo real tan pronto como se confirma.
Paso 3: Emision automatica de certificados de capacitacion y recibos de efectivo
Despues de que termina la capacitacion, los certificados de capacitacion se generan automaticamente basandose en la lista de asistentes y se envian a los correos electronicos de los asistentes.
Simultaneamente, todos los certificados enviados se guardan automaticamente en un drive en linea, y los recibos de efectivo tambien se generan y emiten automaticamente.
Automatizacion de inscripcion a programas educativos
Exactamente cuanto se ahorro?
Despues de automatizar todo el proceso con MAKE, el personal de la empresa T quedo completamente liberado de tareas repetitivas simples. Ahora lo unico en lo que necesitan concentrarse es en el trabajo esencial de planificacion educativa y mejora de calidad.
Anteriormente, se gastaban al menos 30 minutos diarios en tareas simples como confirmacion de depositos, envio de mensajes de notificacion, emision de recibos de efectivo y distribucion de encuestas.
Aunque esto puede no parecer mucho a primera vista, calculado anualmente, equivalia a la friolera de 135 horas desperdiciadas.
Calculado al salario minimo, 1.352.250 KRW al ano se gastaban en tareas repetitivas simples.
Sin embargo, el costo del sistema de automatizacion MAKE es de solo $108 al ano (148.089 KRW al tipo de cambio al momento de escribir).
En otras palabras, con solo el 10,3% del costo original, aproximadamente el 89% de los costos de procesamiento de tareas y tiempo se ahorraron.
Ahora el personal de la empresa T puede concentrarse exclusivamente en trabajo mas importante sin preocuparse por datos faltantes o entradas incorrectas.
La razon por la que se necesita la automatizacion no es solo ahorrar tiempo y dinero.
Es para concentrarse en el trabajo que crea valor real.
En lugar de desperdiciar energia en tareas menores, deberias invertir tu energia en tareas esenciales como mejorar la calidad educativa y planificar contenido.
Blog de IMPAKERS | Caso de automatizacion de Google Forms Leer mas