Caso de automatizacion: Ver las 9 funciones del CRM personalizado no-code
La vez anterior les presentamos el caso de la empresa F, mostrando como se puede crear un CRM personalizado para la empresa sin programar usando Channel Talk, Bubble y MAKE.
Aun no has visto el articulo anterior? Ver el articulo anterior
Esta vez les mostraremos las funciones detalladas de la plataforma CRM desarrollada!
Una situacion que necesitaba urgentemente un CRM
Para explicar nuevamente la situacion de la empresa F:
- Cuando influencers extranjeros (clientes) enviaban consultas a traves de Channel Talk, se escribian/verificaban manualmente los detalles de reserva en hojas de calculo y se actualizaban.
- Las hojas para hospitales y las hojas del administrador (empresa F) se separaban una por una y se sincronizaban.
- Se enviaban mensajes individuales a unos 10 interpretes de japones/chino/ingles para solicitar interpretacion.
- La informacion de contratos, gestion de reservas, comunicacion, redaccion de informes y liquidacion con mas de 20 hospitales se gestionaba completamente de forma manual.
Para gestionar un solo hospital habia decenas de interesados y cada uno usaba plataformas diferentes, teniendo que ingresar la misma informacion multiples veces. Al momento de la liquidacion, si ocurria un solo error de formula o una omision, el dolor de cabeza era grande.
Y tenian que gestionar nada menos que 20 hospitales.
Especialmente la gestion de permisos y los problemas de seguridad eran areas sensibles, requiriendo un diseno adicional por cada hoja para que no cualquiera pudiera acceder.
Veamos las 9 funciones del CRM personalizado en detalle
Desarrollo de snippet de Channel Talk, configuracion de plataforma CRM con Bubble, integracion de automatizacion con MAKE
Examinando cada funcion del CRM
- Funciones del snippet de Channel Talk
Para procesar eficientemente la comunicacion en tiempo real con influencers extranjeros (clientes) y compartir contenido con los encargados del hospital, se desarrollo un snippet de Channel Talk por separado. Se diseno la interfaz y la estructura de alertas para que el administrador (empresa F) y los encargados del hospital pudieran comunicarse rapidamente al verificar la informacion de reserva del reservante.
💬 1. Actualizacion automatica de informacion de reserva de nuevos clientes desde la pantalla de chat
Cuando llega un mensaje de reserva, sin necesidad de mirarlo en la hoja y transcribirlo, puedes verificar la informacion de reserva directamente en la pantalla de Channel Talk y agregar/actualizar reservas.
💬 2. Verificacion de informacion de clientes existentes y contenido de reservas anteriores desde la pantalla de chat
Si es un chat de Channel Talk de un cliente existente, la informacion ya almacenada aparece automaticamente.
💬 3. Actualizacion de informacion de reserva de visita al hospital desde la pantalla de chat
La informacion de reserva de visita escrita en la pantalla de Channel Talk se guarda automaticamente de forma separada para el encargado del hospital y el administrador (empresa F).
- Funciones de la plataforma CRM creada con Bubble
Usando la herramienta no-code Bubble, creamos una estructura con configuracion de permisos para cada interesado: hospitales, influencers, interpretes y administrador. Disenamos para que la informacion se separara por hospital pero el administrador (empresa F) pudiera tener una vista integrada, ajustando finamente el alcance de informacion visible para cada parte y configurando sin problemas de permisos/seguridad.
🫧 1. Administrador: Vista integrada del panorama completo
🫧 2. Administrador: Gestion de interesados
Lista por interesado / informacion detallada / edicion se resuelve todo en una sola pestana y tabla.
🫧 3. Administrador: Gestion de informacion de miembros
Acceso a informacion de cuentas de miembros de todos los interesados / Sistema de aprobacion de registro de miembros
🫧 4. Funciones diferenciadas por interesado
Funciones por interesado
Administrador (empresa F): Funcion de gestion integrada de informacion, estado, miembros, documentos, etc. de todos los hospitales/influencers/interpretes
Hospital: Funcion de entrada y verificacion de informacion propia del hospital como estado de reservas/historial/ventas/liquidacion
Influencer: Funcion de verificacion de liquidacion
Interprete: Funcion de estado y solicitud de interpretacion / verificacion de liquidacion
Incluso con la misma tabla, se muestra diferente segun el interesado para separar permisos.
- Funciones de automatizacion con MAKE
Utilizando MAKE, se configuro para que cuando llegue una consulta en Channel Talk se envie una alerta al administrador (empresa F) y al encargado del hospital. Cuando se crea una reserva de un cliente extranjero, se envia automaticamente una solicitud de asignacion al interprete. Y basandose en los datos calculados automaticamente segun el ciclo de liquidacion, se construyo todo el proceso de generacion de facturas y PDFs de informes.
🔄 1. Alerta automatica de consultas
Cuando un influencer extranjero realiza una consulta a traves de Channel Talk, se envia una alerta de consulta al encargado del hospital y al administrador, y al interprete se le envia una alerta de necesidad de interpretacion.
🔄 2. Generacion automatica de documentos
Simple, verdad?
De 14,440,000 won al ano a
650,000 won al ano
Tiempo desperdiciado al mes
- Redaccion de informes: 1*20(numero de hospitales)=20 horas
- Redaccion de facturas: 0.5*20(numero de hospitales)=10 horas
- Gestion de liquidaciones: 1*40(numero de hospitales/influencers/interpretes)=40 horas
- Gestion de reservas: 1*30(promedio mensual de nuevos clientes)=30 horas
- Gestion de informacion por hospital: 0.5*20(numero de hospitales)=10 horas
- Creacion/separacion/sincronizacion de hojas: 0.5*20(numero de hospitales)=10 horas
Con el sistema de gestion manual, se desperdiciaban un total de aproximadamente 120 horas mensuales en tareas menores repetitivas.
Convertido a cifras anuales, son aproximadamente 1,440 horas. Calculado al salario hora simple (10,030 won), equivale a nada menos que 14,443,200 won.
En cambio, la cuota anual de MAKE es aproximadamente 155,235 won. Sumando la cuota anual de Bubble de aproximadamente 501,407 won, se redujo el costo de trabajo y tiempo en mas del 98%.
Y un punto importante es que todas estas plataformas fueron desarrolladas con no-code.
Sin invertir recursos de desarrollo por separado, se pudo crear una estructura que un planificador interno u operador puede modificar y expandir rapidamente.
Haberse liberado del ciclo de tareas menores repetitivas
no es simplemente haber ahorrado tiempo
sino poder dedicar nuestra energia a valores mas esenciales, no creen?
Mas alla de la simple automatizacion, quiza podamos acercarnos a la esencia del trabajo.