Caso de automatizacion: El proceso de construir un sistema CRM automatizado con sin codigo
"Este articulo esta dedicado a las empresas que realizan frecuentemente castings, eventos de participacion de clientes y actividades similares."
Cada vez que llega un formulario de solicitud de cliente, hay que verificarlo manualmente, comprobar uno por uno si hay datos duplicados y enviar mensajes de notificacion de eventos todo a mano; antes de que te des cuenta, se ha ido todo el dia.
Ademas, a medida que el trabajo repetitivo se acumula, los errores humanos ocurren inevitablemente, y cuando las cosas se ponen ocupadas, las respuestas retrasadas a menudo generan quejas de los clientes.
LEINN Korea, que nos contacto recientemente, tenia las mismas preocupaciones.
LEINN Korea organiza diversos eventos y programas de casting frecuentemente, y estaban experimentando dificultades significativas gestionando solicitudes de clientes y respondiendo a consultas.
Cada vez que aparecia un nuevo solicitante, el personal tenia que verificar la informacion, comprobar duplicados con datos existentes y finalmente enviar mensajes de notificacion, un proceso que consumia varias horas al dia para multiples empleados.
Debido a estas tareas repetitivas, el equipo no podia concentrarse adecuadamente en lo que realmente importaba: comunicarse con los clientes y planificar eventos.
Construccion de un sistema CRM automatizado con Make sin codigo
Automatizamos todo el flujo de trabajo de gestion de clientes y comunicacion utilizando Zoho CRM y Make.
Tambien integramos Tally Forms, Slack y aplicaciones de Google para asegurar que las tareas se manejaran de forma sistematica y en tiempo real.
- Proceso de automatizacion de gestion de solicitantes de casting
1. Cuando un nuevo solicitante envia una respuesta a traves de Google Forms, si indica interes en participar, su informacion detallada (nombre, numero de contacto, correo electronico, etc.) se envia inmediatamente como notificacion a Slack.
2. Luego, el sistema busca en Zoho CRM leads existentes usando el numero de telefono del solicitante; si no existe ningun lead, se crea automaticamente uno nuevo; si se encuentra un lead existente, se utiliza directamente.
Ademas, el sistema determina automaticamente si existe un trato relacionado con este solicitante en Zoho CRM; si no, se crea uno nuevo; si existe, la etapa del trato se actualiza a "Casting en progreso".
- Automatizacion de notificaciones a participantes y gestion post-evento
1. El sistema recupera automaticamente la lista de participantes del evento de Zoho CRM y envia mensajes automaticos de notificacion del evento el dia antes y el dia del evento a traves del sistema de SMS.
2. Despues de que termina el evento, los mensajes de confirmacion de asistencia y las notificaciones de encuestas post-evento tambien se automatizan.
3. Los mensajes de notificacion se filtran desde Google Sheets para enviar mensajes personalizados a cada participante, y despues de la entrega del mensaje, los registros se actualizan automaticamente en Zoho CRM.
- Automatizacion de distribucion de folletos y jornadas de puertas abiertas
El sistema recupera datos de solicitantes de jornadas de puertas abiertas de Zoho CRM.
1. Si el solicitante lo solicito, los archivos de folletos almacenados en Google Drive se envian automaticamente por correo electronico.
2. El sistema encuentra y envia automaticamente los mensajes de notificacion para el evento correspondiente desde Google Sheets.
- Automatizacion de gestion de participacion en sesiones informativas y eventos especiales
1-2. Cuando se envia un formulario Tally para un evento especifico, la informacion del solicitante se registra automaticamente en Zoho CRM.
3-4. El sistema determina automaticamente si existe un lead existente, crea nuevos leads y tratos segun sea necesario, y envia notificaciones por SMS a los solicitantes junto con correos electronicos que contienen folletos adjuntados automaticamente desde Google Drive cuando se solicita.
Ahora, solo planifica el evento y comparte el formulario de registro!
El sistema automaticamente envia mensajes adaptados a varias situaciones y acumula datos por si solo.
Cuales son los resultados tangibles?
Con el trabajo manual repetitivo eliminado, las omisiones de informacion y los errores humanos han disminuido.
Lo mas importante, la velocidad y precision de respuesta al cliente han mejorado, y la fatiga laboral de los empleados se ha reducido significativamente.
Suponiendo al menos 2 horas de trabajo repetitivo por evento por dia, y un promedio de solo 5 eventos por mes, aproximadamente 300 horas se desperdiciaban anualmente.
Calculado al salario minimo, solo este tiempo costaba 3.009.000 KRW.
Mientras tanto, el costo anual de construir la automatizacion con la plataforma Make es de aproximadamente 146.565 KRW, un ahorro de alrededor del 95,2% en comparacion con los costos previamente gastados en trabajo manual.
Esto va mas alla del simple ahorro de costos y tiempo: significa que la empresa ahora puede dedicar completamente sus recursos a una interaccion mas profunda con los clientes y una mejor planificacion de eventos!
Responder rapida y precisamente a los clientes esta directamente vinculado con la credibilidad corporativa.
Pero no puedes seguir concentrandote unicamente en el servicio al cliente y la gestion de datos para siempre.
El tiempo y los recursos de una empresa son limitados. En ultima instancia, necesitas priorizar y concentrarte.
Blog de IMPAKERS | Otro caso de CRM sin codigo Leer mas