Caso de automatización: Automatización de notificaciones de confirmación de reserva: Tiempo de notificación 0 minutos
Si diriges una cafetería o un negocio de alquiler de espacios, probablemente hayas tenido esta preocupación al menos una vez.
Lo inconveniente que es enviar manualmente mensajes de confirmación de reserva a los clientes uno por uno cada vez que llega una reservación durante horas de trabajo ocupadas.
Desde el servicio al cliente hasta la gestión de reservas, mantenimiento del espacio y operaciones, cuando manejas todo solo, pierdes la noción de cómo vuela el día.
Desde la perspectiva del cliente, si no reciben un mensaje de confirmación de reserva rápidamente, se ponen ansiosos sobre si la reservación se procesó correctamente, lo que lleva a llamadas de seguimiento que causan inconvenientes tanto para el operador como para el cliente.
Si tienes que seguir haciendo estas tareas repetitivas manualmente, no puedes enfocarte completamente en el trabajo importante, y tu eficiencia inevitablemente disminuye.
Recientemente, el propietario del Café S nos contactó con exactamente esta preocupación.
"El Café S opera alquileres de espacios y reservaciones, y es muy engorroso y agotador enviar mensajes de confirmación manualmente cada vez que llega una reserva. Cuando estoy demasiado ocupado y envío mensajes tarde, los clientes se ponen ansiosos sobre si su reservación se procesó, lo que crea situaciones incómodas."
El propietario del Café S estaba buscando una forma de enviar automáticamente mensajes a los clientes en el momento en que llega una reservación.
Las respuestas tardías a los clientes podían llevar a cancelaciones de reservas, y sin una gestión limpia de reservaciones, había preocupaciones sobre reservas dobles o reservaciones perdidas.
Ya no necesitas manejar estas tareas repetitivas que consumen tiempo y energía manualmente.
Al integrar MAKE con formularios Tally, puedes automatizar fácilmente estas preocupaciones.
Cómo configurar notificaciones automáticas de confirmación de reserva con Make
MAKE es una plataforma de automatización sin código que hace fácil y rápido conectar diversas herramientas.
Usando Tally, una herramienta de creación de formularios, y MAKE, diseñamos una automatización que envía instantáneamente un mensaje de confirmación de reserva al cliente cada vez que se envía una reservación.
1) Cuando un cliente llena un formulario Tally para enviar una reservación, la información de la solicitud se envía automáticamente a MAKE.
MAKE recupera automáticamente el nombre del cliente, la fecha y hora de la reservación, y la información de contacto según el escenario de automatización preconfigurado.
2) A través de servicios de SMS o canales de KakaoTalk vinculados a MAKE, se envía inmediatamente un mensaje de confirmación de reserva al cliente según la plantilla pre-escrita.
Todo este proceso ocurre automáticamente sin que el propietario necesite hacer clic o hacer nada. En otras palabras, el propietario ya no necesita enviar mensajes de notificación separados después de recibir reservaciones.
¿Qué impacto real tiene la automatización de notificaciones de reserva con MAKE?
Primero, la engorrosa tarea de enviar manualmente mensajes a los clientes cada vez que llega una reserva desapareció completamente.
Como MAKE envía automáticamente mensajes a los clientes cuando llega una reserva, el operador ya no pierde notificaciones de reservas ni comete el error de responder tarde.
Como resultado, la ansiedad de los clientes sobre la confirmación de reservas y las solicitudes de verificación de seguimiento fueron eliminadas.
Además, el tiempo dedicado a gestionar manualmente la información de reservas se redujo, permitiendo enfocarse en tareas más importantes como el servicio al cliente y la gestión del espacio.
Procesar aproximadamente 1 reserva por día manualmente toma al menos 30 minutos.
Eso es más de aproximadamente 2 horas y 30 minutos por semana dedicados a tareas repetitivas.
Calculado anualmente, son más de 130 horas, lo que solo al salario mínimo equivale a aproximadamente 1,3 millones de KRW en costos.
Usando la plataforma MAKE, puedes automatizar al 100% estas tareas repetitivas por un costo anual de aproximadamente 153.587 KRW (alrededor de $108), siendo extremadamente eficiente. (¡Además, los formularios de Tally son gratuitos!)
Comparado con los costos de trabajo manual, puedes ver más del 96% de ahorro en costos.
La automatización no solo reduce el tiempo.
Crea un entorno donde puedes liberarte de tareas innecesarias y enfocarte en lo que realmente importa: mejorar el servicio al cliente y la calidad del servicio, y el crecimiento del negocio.
¡Deja de preocuparte por enviar mensajes repetitivos de confirmación de reserva y enfócate más en tu trabajo esencial para hacer crecer tu negocio!
Blog de IMPAKERS | Caso de estudio de automatización de gestión de formularios de solicitud Leer más