Caso de Automatizacion: Como Automatizar Actas de Reuniones?
Todavia estas escribiendo y organizando las actas de reuniones manualmente?
Si tu trabajo implica muchas reuniones multilingues con multiples asistentes, probablemente hayas experimentado esto al menos una vez.
Cuando termina una reunion, alguien abre el archivo de grabacion y comienza a escribir mientras escucha quien dijo que.
Cuando los idiomas se mezclan, tambien se necesita traduccion, y clasificar las declaraciones clave por asistente o extraer acciones de seguimiento tampoco es una tarea facil.
Repetir este proceso significa que no puedes concentrarte en tu trabajo real, y algunos dias se consumen por completo solo organizando actas de reuniones.
Esto es especialmente cierto para organizaciones con miembros del equipo globales...
Por Que Era Tan Dificil Organizar las Actas de Reuniones?
"Tenemos reuniones todos los dias, pero las actas siguen acumulandose."
Este proyecto de automatizacion comenzo con una consulta de la Empresa A.
La Empresa A realizaba reuniones en multiples idiomas.
El problema era lo que sucedia despues de las reuniones.
Para escribir las actas, primero habia que recibir el archivo de grabacion y luego escucharlo uno por uno.
Aunque habia subtitulos automaticos disponibles, la precision era pobre, por lo que una persona tenia que verificar todo manualmente.
Organizar quien hizo que declaraciones y dividir los elementos de accion por asistente tambien se hacia manualmente.
Las actas completadas luego debian compartirse con los miembros del equipo, y las acciones de seguimiento debian registrarse manualmente en calendarios o herramientas de gestion de tareas.
Con el personal manejando todo este trabajo, se requeria un promedio de 1-2 horas de trabajo posterior por reunion, y a medida que aumentaba el numero de reuniones, tambien aumentaban los errores.
Como Automatizar Actas de Reuniones?
Para resolver este problema, configuramos el siguiente escenario de automatizacion integrando Make, Airtable y Claude.
1. Cuando se sube un archivo de grabacion de reunion, se recupera la informacion.
Cuando se agrega una nueva acta de reunion en Airtable, enviar una senal a esta direccion de webhook activa automaticamente el flujo de trabajo.
El escenario de Make monitorea continuamente Airtable y realiza automaticamente los siguientes pasos cuando se sube un nuevo archivo.
2. Recuperar la informacion del acta de reunion de Airtable.
Consultar y recuperar la informacion detallada del acta de reunion de Airtable.
Luego actualizar el campo 'status' del registro de acta de reunion recuperado a "In progress" (en progreso) para indicar que esta acta esta siendo analizada actualmente.
3. Descargar la informacion del acta de reunion recuperada.
Usar el modulo HTTP Get a file para descargar el archivo de texto real del acta de reunion.
El contenido del archivo descargado se utiliza luego para resumen, extraccion de asistentes y creacion de tareas.
4. Las actas de reuniones se escriben y organizan automaticamente.
Usando Anthropic Claude AI (modelo Claude Sonnet 4), resumir el contenido del acta de reunion descargada en coreano y subirlo a Airtable.
De manera similar, extraer los asistentes del contenido del acta de reunion y subir la informacion a Airtable.
Generar un mensaje solicitando que el contenido se devuelva como texto separado por comas basado en el contenido del acta de reunion.
[Instrucciones] - Basandote en el siguiente contenido de la reunion, devuelve como texto las proximas acciones que deben realizarse despues de esta reunion. - Separa cada tarea con una coma (,) - El formato de salida es el siguiente: tarea1, tarea2, ... - Escribe todas las tareas en coreano. [Contenido de la Reunion] {{3.data}}
La cadena de lista de tareas separada por comas devuelta por Claude AI se divide en elementos de tarea individuales y se convierte en formato de lista.
Se usa la funcion split(9.content[].text; ", ") para dividir la cadena por comas y espacios.
De manera similar, todo el contenido se actualiza en Airtable.
5. Finalizacion
Una vez completados todos los pasos de resumen, extraccion de asistentes y creacion de tareas, el campo 'status' del registro correspondiente de acta de reunion en Airtable se actualiza a "Done" (completado), y se registra el tiempo de creacion.
Cuando la Reunion Termina, la Organizacion Se Completa Automaticamente
Ahora recorramos el proceso de actas de reuniones que se crean y organizan automaticamente desde la perspectiva del usuario.
- Despues de grabar la reunion con Otter.ai, selecciona el registro de la reunion para extraer el contenido y los participantes como texto,
- Haz clic en el boton + en Airtable para agregar una fila, luego sube el archivo de texto a la columna.
- Despues de completar la subida, haz clic en el boton de ejecucion para iniciar el analisis de actas de reunion.
- Cuando el analisis se completa, la informacion analizada se llena en cada columna.
- Para las tareas, puedes verificar los detalles especificos de las tareas asignadas por acta de reunion en la tabla de tareas.
Cual Fue el Impacto Real?
Basado en la Empresa A, un promedio de 1-2 horas se dedicaba a organizar actas de reuniones y registrar acciones de seguimiento por reunion.
Con un promedio de 4 reuniones por semana, aproximadamente 6 horas semanales y unas 312 horas anuales se estaban consumiendo.
Convirtiendo esto al salario minimo de 10,030 KRW por hora, aproximadamente 3,129,360 KRW en costos laborales se gastaban en tareas repetitivas.
En contraste, el plan de Make cuesta aproximadamente $108 por ano (unos 149,602 KRW), lo que representa aproximadamente el 4.7% del costo laboral total.
A traves de la automatizacion, se ahorro mas del 95.3% de los costos y el tiempo dedicados a tareas repetitivas.
Escribir actas de reuniones, realmente tiene que hacerlo una persona?
Ya no. Las personas deberian poder concentrarse en un trabajo mas creativo y estrategico.
Si estas perdiendo tiempo en tareas repetitivas y no puedes enfocarte en estas tareas principales, eso es una perdida significativa.
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