Caso de automatizacion: Conocer las funciones de automatizacion de hojas de gestion de estudiantes
Si opera una academia o empresa educativa, o si esta a cargo de la gestion de estudiantes, probablemente haya tenido esta experiencia al menos una vez.
No se trata de gestionar unas decenas de estudiantes; cuando el numero supera los cientos, la gestion de informacion individual de cada estudiante se convierte en una batalla interminable con montanas de documentos.
Se crea una carpeta individual para cada estudiante, y dentro de esa carpeta se acumulan continuamente materiales de clase, tareas, registros de asistencia y mas.
La tarea de actualizar y gestionar esto periodicamente se convierte en una carga cada vez mayor con el tiempo.
Los datos se omiten o se ingresan incorrectamente, y cada vez que necesita encontrar el archivo de un estudiante, tiene que buscar en Google Drive una y otra vez.
Al realizar estas tareas simples y repetitivas, hay momentos en los que se pregunta por que pasa todo el dia haciendo tareas administrativas como crear carpetas o buscar archivos.
Hace poco, la empresa E nos contacto para compartir estas preocupaciones.
La empresa E gestionaba mas de 300 estudiantes.
Gestionaban los datos de cada estudiante individualmente en carpetas de Google Drive, y creaban o actualizaban manualmente multiples archivos para cada estudiante.
Como resultado, en medio de la repeticion de las mismas tareas, surgian frecuentemente problemas de errores humanos como errores de entrada y omision de datos.
Ademas, como los archivos de informacion de estudiantes y de estado de matricula se gestionaban por separado, tambien surgieron problemas de entrada duplicada de datos e inconsistencia de informacion.
Los empleados perdian tiempo constantemente en tareas simples repetitivas y resolucion de problemas, lo que resultaba en un circulo vicioso de disminucion de eficiencia y productividad laboral.
Automatizacion de hojas de gestion de estudiantes en 5 pasos
Aborde este problema con desarrollo de automatizacion utilizando MAKE.
Esta automatizacion fue creada para que todo el flujo de gestion de estudiantes funcione con un solo clic de boton en una hoja de Google Sheets.
Permitan que les explique con mas detalle la automatizacion que construi.
- Deteccion de solicitud con boton Webhook
Al presionar el boton insertado en la hoja, el modulo Webhook de MAKE activa inmediatamente el flujo de trabajo. Las solicitudes se procesan en tiempo real.
- Creacion automatica de carpetas de estudiantes
Al ingresar el nombre y la informacion del estudiante en la hoja principal de Google Sheets, se crea automaticamente una carpeta individual del estudiante dentro de Google Drive.
2. Cuando un estudiante se da de baja, su informacion se elimina de la hoja principal y se agrega a la hoja de bajas
3. Cuando cambia la informacion del estudiante, el nombre de la carpeta y la informacion de las hojas relacionadas se actualizan automaticamente
- Copia automatica de archivos y carga masiva
Cuando los profesores suben un solo material de estudio, se copia inmediatamente a todas las carpetas de estudiantes designados.
Se pueden seleccionar clases o grupos de estudiantes especificos para subir archivos de una vez, y cuando hay materiales actualizados, se reflejan en las carpetas de los estudiantes correspondientes con un solo clic de boton.
- Eliminacion masiva de archivos y carpetas innecesarios
Tambien se pueden eliminar de una vez los archivos o carpetas subidos masivamente.
- Sincronizacion de carpetas y hojas
Con un solo clic de boton, la lista de archivos dentro de las carpetas de cada estudiante se organiza automaticamente en la hoja principal de Google Sheets.
Sin tener que buscar archivo por archivo ni trasladarlos manualmente, se puede verificar la informacion de un vistazo.
Cambios tras la automatizacion de hojas de gestion de estudiantes
Despues de construir la automatizacion, la empresa E experimenta los siguientes efectos de forma inmediata.
Las tareas manuales innecesarias como la carga repetitiva de archivos y la copia de materiales practicamente desaparecieron, permitiendo concentrarse mas en las tareas importantes.
Se redujeron significativamente los errores humanos como errores de entrada y se mejoro la precision de los datos.
Al no tener que buscar en carpetas ni buscar materiales manualmente, se redujo el tiempo de trabajo y se hizo posible una gestion mucho mas sistematica y eficiente. ¡Con solo unos segundos de clic de boton, los datos de los 300 estudiantes se organizan y actualizan de forma identica!
Efectos enormes incluso con un calculo rapido
Si asumimos que los empleados de la empresa E dedicaban un promedio de 8 horas semanales a gestionar archivos y carpetas de estudiantes.
Calculado anualmente, eso es nada menos que un total de 416 horas desperdiciadas en tareas simples repetitivas.
Convertido en valor monetario al salario minimo, son 4.172.480 KRW anuales.
Sin embargo, al automatizar con la plataforma MAKE, el costo es de 108 dolares anuales, equivalente a aproximadamente 148.633 KRW.
(Todos saben que Google Workspace es una plataforma gratuita si ya la estan usando, ¿verdad?)
Visto asi, se logro un efecto de mejora de eficiencia del 96,5% con tan solo el 3,5% del costo comparado con el tiempo desperdiciado al salario minimo.
Por la naturaleza del trabajo, gestionar y registrar datos es esencial, pero no hay necesidad de que las personas sigan haciendo tareas administrativas repetitivas como entrada de datos, copia de materiales y busqueda en carpetas.
Y ese 96,5% de tiempo y costo obtenido, ¿en que deberia invertirse para lograr un negocio mas exitoso?
La automatizacion no solo mejora la eficiencia
sino que es una herramienta que ayuda a concentrarse finalmente en el verdadero trabajo que se debe hacer.
Para dedicarlo a un trabajo mas creativo y productivo,
¿que tal si dan ese primer paso con este pequeno comienzo?
Blog de IMPAKERS | ¡Aqui hay otro caso de automatizacion de tareas! Ver mas