Caso de automatizacion: Un sistema realmente sencillo de calculo automatico de costos laborales
Probablemente los directivos lo entenderan perfectamente.
Especialmente aquellos que, como nosotros, dirigen una pequena empresa con solo 1 o 2 personas, lo entenderan aun mejor. Las cosas en una empresa no siempre salen como uno espera.
Al principio empece a trabajar solo, pero a medida que aumentaba el trabajo y aceptaba tareas mas dificiles, naturalmente comence a necesitar personal externo.
Y ahi es donde comienzan los problemas.
Cuando se acumulan de 5 a 10 proyectos al dia, es inevitable perder el rastro de quien hizo que y donde. Cada vez que contratamos a un nuevo colaborador externo, debemos calcular con precision los costos laborales y verificar las fechas de pago, y aunque parece facil, realmente es muy dificil.
Registrar meticulosamente las horas de trabajo en medio del ajetreo, volver a recuperarlas y calcularlas una por una, y si encima se comete un error... solo de pensarlo ya era tremendamente estresante.
En IMPAKERS tambien recordamos haber pasado por eso. A medida que los proyectos aumentaban y participaban cada vez mas colaboradores externos, se hacia cada vez mas dificil gestionar correctamente la liquidacion de costos laborales.
Incluso hubo situaciones embarazosas en las que no pudimos liquidar los costos laborales a tiempo y nos sentiamos culpables con las personas que nos habian ayudado.
De repente me surgio este pensamiento: '¿Realmente tiene sentido calcular todo esto manualmente uno por uno?'
Por que necesitabamos un sistema automatico de calculo de costos laborales
Para las pequenas empresas, los costos laborales son un gasto realmente importante.
Una empresa grande podria asignar personal dedicado para hacer los calculos, pero en empresas pequenas como la nuestra, la situacion habitual era calcular siempre a mano sin ningun sistema.
Terminabamos dependiendo de la intuicion pensando 'habra trabajado mas o menos esto', o perdiendo tiempo reingresando en Excel los registros de trabajo que los colaboradores habian ingresado manualmente.
Con proyectos diversos y tarifas diferentes para cada uno, era inevitable que surgieran numerosos errores humanos.
"¿No habra una forma de calcular automaticamente el tiempo de trabajo y los gastos sin todo esto?"
A partir de esta pregunta fue como comenzamos a construir la automatizacion con MAKE.
Integracion de Toggl Track y Airtable con Make
Como ya estabamos usando Toggl Track para controlar las horas de trabajo, pensamos que podriamos reutilizar esos datos. Construimos la automatizacion con Make integrando 'Toggl Track' y 'Airtable', que es excelente para la gestion de datos laborales.
- Los colaboradores individuales ingresan en Toggl Track el tiempo de trabajo y el contenido de las tareas junto con las 'etiquetas de proyecto'.
- Las horas ingresadas y los registros de trabajo se configuran para registrarse automaticamente en la base de datos de Airtable.
2. Si hay una etiqueta (proyecto) asignada, se busca el proyecto correspondiente y se agrega el registro de trabajo - estructura de modulos
- Y todos los dias a las 3 de la madrugada, el escenario se ejecuta automaticamente, calculando los costos laborales precisos basados en la tarifa del participante y las horas de trabajo de los registros de trabajo de cada proyecto del dia anterior.
- Como resultado, configuramos el panel de Airtable para ver de un vistazo la proporcion de trabajo por proyecto, las ganancias netas, la tendencia de horas laborales y la proporcion de costos laborales respecto al gasto total.
Cambios tras construir el sistema automatico de calculo de costos laborales con MAKE
Despues de implementar la automatizacion con MAKE, IMPAKERS experimento tres grandes cambios.
- La tarea de liquidacion de costos laborales que tomaba al menos 30 minutos al dia se convirtio en un proceso automatizado que no requiere ni 1 minuto. Los errores humanos desaparecieron por completo, y ya no hay momentos frustrantes de tener que rehacer el trabajo por errores de calculo u omisiones.
- Ya no hay que preocuparse por calcular la tarifa por hora del personal externo con tarifas diferentes entre si. Como las tarifas asignadas a cada proyecto estan registradas en la automatizacion, no hace falta verificar tarifas ni usar la calculadora cada vez.
- Desde la perspectiva del director que gestiona la empresa, poder verificar automaticamente el flujo financiero de forma clara se ha vuelto tremendamente comodo. Como todos sabemos, cuanto mas pequena es la empresa, mas determinantes son los costos laborales para las finanzas. Ahora que podemos ver de un vistazo en un panel los gastos laborales comparados con los costos totales, se pueden tomar decisiones empresariales mas inteligentes.
¿Cuanto tiempo y dinero ahorro IMPAKERS con la automatizacion?
Los numeros son sorprendentes. Si convertimos el tiempo acumulado de al menos 30 minutos diarios en un ano, son 260 horas anuales, lo que equivale aproximadamente a 2.607.800 KRW incluso calculando con el salario minimo.
Sin embargo, el costo de implementar el sistema de automatizacion con MAKE fue de solo 146.995 KRW anuales (108 USD). Ademas, Airtable, excelente para la construccion de datos, se puede usar gratuitamente, por lo que es dificil encontrar una mejor alternativa. Esto represento un resultado de aproximadamente un 94,4% de ahorro en comparacion con el costo anual de tareas administrativas.
Ahora dedicamos el tiempo a lo realmente importante, no a tareas repetitivas. En lugar de agotar la energia y el tiempo de las personas en tareas tediosas como la entrada de datos y los calculos, nos dedicamos a actividades de alto valor como la atencion al cliente, el desarrollo de servicios y la planificacion estrategica.
La 'automatizacion con MAKE' que transforma la esencia del negocio
Quienes dirigen una pequena empresa como yo lo saben bien. Uno de los costos mas importantes en la gestion empresarial son los costos laborales. Es necesario gestionar los gastos, pero el 'tiempo dedicado a gestionar los gastos' deberia ser el minimo posible.
Creo que este caso de automatizacion de IMPAKERS con MAKE fue una solucion adecuada para esa necesidad.
Para dedicar mas tiempo al trabajo principal,
recomendamos encarecidamente esta automatizacion, que no es dificil de implementar, a todos los directivos que quieran reducir las tareas administrativas y aumentar la eficiencia.
Blog de IMPAKERS | ¡Aqui hay otro caso de automatizacion de gestion de tareas! Ver mas