Caso de automatizacion: Automatizacion de presupuestos que encanta al encargado de CS
Cuando llega una consulta de un cliente, has tenido esta experiencia?
Recibes la consulta, pero para dar una respuesta precisa necesitas organizar el contenido y pasarlo al desarrollador, y el desarrollador tiene que redactar un presupuesto por separado.
El encargado esta ocupado atendiendo clientes, el desarrollador interrumpe su trabajo para hacer presupuestos. Y si la entrega del presupuesto se retrasa y el cliente se va sin respuesta?
Especialmente cuando los precios no son fijos y el presupuesto varia segun el contenido de la consulta, estas situaciones se repiten aun mas.
El encargado de atencion al cliente presiona preguntando "cuando podemos ver el presupuesto", y el desarrollador suda para hacer el presupuesto dejando su trabajo. Esto... no solo nos pasa a nosotros, verdad?
.....Hmm...
En IMPAKERS, nuestro trabajo principal es el desarrollo web basado en no-code y la personalizacion de automatizaciones.
Por la naturaleza de nuestro trabajo, cada cliente tiene requisitos diferentes y el presupuesto debe calcularse de forma distinta cada vez.
Por eso, el miembro del equipo encargado de atencion al cliente pasaba la consulta al desarrollador por separado, y el desarrollador revisaba el contenido para crear y entregar el presupuesto.
El problema era el tiempo.
El cliente espera una respuesta, el encargado de CS espera la respuesta del desarrollador, y el desarrollador tiene que detener su trabajo para escribir el presupuesto.
Asi, la eficiencia laboral disminuia y la tasa de abandono de clientes inevitablemente aumentaba.
Por eso automatizamos todo el proceso de presupuestos
Queriamos reducir este proceso engorroso como fuera. Asi que lo automatizamos todo.
Les mostraremos este metodo simple con el escenario de MAKE y la pantalla de Softr.
- Ingreso de consulta del cliente en la pagina de gestion creada con Softr
Primero, creamos una tabla en nuestra pagina de administracion donde se puede escribir la informacion del cliente y el contenido de la consulta.
- Escenario de Make: Obtener contenido de consulta via webhook
- Chat GPT: Analisis del contenido de consulta y generacion automatica del contenido del presupuesto
[Prompt]
Eres un experto en diseno de automatizacion IA no-code. Basandote en el contenido de automatizacion que solicita el usuario, disena el contenido de automatizacion que ira en el presupuesto.
Divide el contenido de automatizacion en unidades de escenario. Separa todos los escenarios de automatizacion necesarios para implementar la funcion de automatizacion completa y organiza cada uno con un 'titulo' del escenario y una 'definicion de funcion' que describe concretamente la funcion de ese escenario.
Organiza en el siguiente formato.
# Escenario 1
title: {titulo}
description: {definicion de funcion}
# Escenario 2
title: {titulo}
description: {definicion de funcion}
# Escenario 3
title: {titulo}
description: {definicion de funcion}
- Chat GPT: Estructuracion del presupuesto creado
- Automatizacion de presupuestos completada!
La informacion de presupuesto generada se puede verificar inmediatamente en una tabla organizada con fecha, nombre del cliente, nombre del proyecto, titulo del documento y URL de la hoja.
Con solo presionar un boton, el presupuesto se genera automaticamente y se puede verificar en tiempo real en el panel de control!
La automatizacion de presupuestos es muy simple, verdad?
- Identifica el contenido de la consulta del cliente
- Escribe el nombre del cliente, titulo del proyecto y detalle de la consulta
- Presupuesto listo! Se puede verificar directamente en la pagina de administracion!
Un entorno laboral donde cada uno da lo mejor desde su posicion
El mayor cambio que trajo esta automatizacion es la 'concentracion'.
Ahora el encargado de CS ya no necesita solicitar al desarrollador la redaccion de presupuestos.
Solo necesita escribir el contenido necesario, y el presupuesto se genera y guarda automaticamente.
El desarrollador tampoco necesita detener su trabajo para redactar presupuestos.
Se redujo el tiempo en que dos personas dedicaban aproximadamente 1 hora cada una atendiendo a un cliente al dia.
520 horas anuales, convertido en dinero son 5,215,600 won al salario minimo.
En cambio, MAKE cuesta $9 al mes, y Softr es utilizable con el plan gratuito.
Aproximadamente 150,490 won anuales. Solo el 2.8% del costo desperdiciado anterior.
Los clientes quieren una respuesta rapida. Y para nosotros tambien, lo importante es la 'concentracion'. A traves de la automatizacion no solo ahorramos tiempo, sino que pudimos elevar tanto la satisfaccion del cliente como la satisfaccion laboral.
Esta estructura utilizando MAKE y Softr no es necesaria solo para nuestra empresa. Muchos equipos pequenos, startups y freelancers probablemente tengan preocupaciones similares. Con solo disenar bien la estructura, cualquiera puede construir su propio sistema de automatizacion.
Ahorramos tiempo, y los clientes ganaron confianza.
La automatizacion al final parece ser un trabajo para las personas.
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