Caso de automatizacion: Construir un CRM sin codigo, es totalmente posible!
Si diriges una empresa, probablemente hayas experimentado esto al menos una vez. Especialmente desde la perspectiva de un administrador, cuando necesitas gestionar numerosas partes interesadas, las hojas de calculo individuales se multiplican y las hojas se acumulan dentro de hojas, haciendo que el trabajo se enrede y se complique.
Por ejemplo, al gestionar citas en hospitales, una vez que incluyes pacientes, hospitales, interpretes, contratos y facturacion, un solo archivo de Excel simplemente no puede manejarlo todo.
Si piensas en actualizar todo esto manualmente cada dia... incluso un pequeno error se convierte enteramente en responsabilidad del administrador.
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Hace tres meses, la empresa F nos contacto con exactamente este tipo de preocupacion.
Su solicitud era construir una plataforma de gestion de citas hospitalarias. No se trataba simplemente de organizar citas hospitalarias, la estructura era mucho mas compleja.
Necesitaban un sistema que pudiera gestionar informacion de contratos, citas, comunicacion y facturacion todo a la vez para influencers internacionales, interpretes de japones/chino/ingles, y mas de 20 hospitales.
Hasta entonces, cada vez que llegaba informacion de citas, la organizaban manualmente en hojas de calculo separadas para cada hospital.
Podrias pensar "no hace todo el mundo eso?" Pero para gestionar un solo hospital, habia decenas de partes interesadas usando diferentes plataformas, lo que requeria ingresar la misma informacion multiples veces. Cuando llegaba el momento de la facturacion, incluso una entrada faltante o un error en una formula causaba dolores de cabeza.
La gestion de permisos y la seguridad tambien eran areas sensibles, requiriendo un diseno separado para cada hoja para restringir el acceso.
Como construimos un CRM con 3 herramientas?
Asi que abordamos este proyecto dividiendolo en tres partes.
Desarrollo de snippet de Channel Talk, configuracion de plataforma Bubble e integracion de automatizacion con MAKE.
- Desarrollo de Snippet de Channel Talk
Primero, desarrollamos un snippet separado de Channel Talk para manejar eficientemente la comunicacion en tiempo real con los clientes. Al verificar la informacion de citas de un paciente, disenamos la interfaz y la estructura de notificaciones para que el administrador (empresa F) y el personal del hospital pudieran comunicarse rapidamente a traves de Channel Talk.
Cuando llega un mensaje de cita, no es necesario mirar una hoja de calculo y copiar la informacion: puedes verificar los detalles de la cita y agregar/actualizar citas directamente desde la pantalla de Channel Talk.
- Configuracion de la Plataforma Bubble
A continuacion vino el trabajo de configuracion de la plataforma a gran escala.
Usamos la herramienta sin codigo Bubble para crear una estructura con permisos personalizables para cada parte interesada: hospitales, influencers, interpretes y administradores. Lo disenamos para que la informacion estuviera separada por hospital mientras proporcionaba al administrador (empresa F) una vista unificada, y ajustamos cuidadosamente el alcance de la informacion visible para cada parte interesada para garantizar que no hubiera problemas de permisos o seguridad.
Pantallas de la plataforma construida con Bubble, configuradas de manera diferente segun los permisos de cada parte interesada.
Pantalla del administrador - Pantalla del personal del hospital - Pantalla del influencer - Pantalla del interprete (en orden)
Funciones por parte interesada
Administrador (empresa F): Gestion integrada de todos los hospitales / influencers / interpretes — informacion, estado, miembros, etc.
Hospital: Funciones para ingresar y ver informacion sobre el hospital — estado de citas / historial / ingresos / facturacion
Influencer: Funciones para ver rendimiento y facturacion
Interprete: Funciones para solicitar asignaciones de interpretacion / ver facturacion
- Integracion de automatizacion con MAKE
La ultima y mas critica parte fue la automatizacion. Usando MAKE, configuramos notificaciones al administrador (empresa F) y al personal del hospital cuando llega una consulta a traves de Channel Talk, solicitudes automaticas de asignacion de interprete cuando se crea la cita de un cliente extranjero, y un proceso donde las facturas y los PDF de informes se generan automaticamente basados en datos calculados automaticamente segun el ciclo de facturacion.
Este proceso antes se realizaba manualmente, pero ahora se completa con un solo clic.
Que les parece? Pueden ver el potencial de construir el CRM de su empresa con solo 3 herramientas sin necesidad de programar?
- A traves del desarrollo del snippet de Channel Talk, redujimos la probabilidad de errores en la entrada de datos y recortamos dramaticamente el tiempo de ingreso de datos.
- Con el desarrollo de la plataforma Bubble, el tiempo de sincronizacion de datos entre diferentes niveles de permisos tambien se redujo dramaticamente.
- Al agregar la automatizacion de MAKE, las notificaciones nunca se pierden y el tiempo dedicado a crear diversos documentos tambien se ahorra.
Incluso acortamos el tiempo de desarrollo mediante la produccion sin codigo.
La automatizacion no se trata solo de ahorrar tiempo — su mayor merito es que nos permite enfocar nuestra energia en el trabajo que realmente importa.
En este articulo, cubrimos la estructura general y la direccion.
En la proxima entrega, examinaremos mas de cerca las funciones detalladas del CRM implementado en cada parte y exploraremos que ventajas ofrecen con mayor profundidad. Si tienes curiosidad sobre la automatizacion con MAKE o el CRM, definitivamente espera el proximo articulo.
continuara...