자동화 사례: Make 슬랙 직원 관리 자동화
업무 특성상 직원 수가 많고, 근태나 연차, 결제 요청 등의 처리 건이 많은 회사라면 이런 경험 꼭 있으실 겁니다.
슬랙으로 출근 메시지를 받고, 퇴근 시간에 다시 확인하고 구글 시트에 정리하고, 연차는 별도 시트에서 찾아야 하고, 결제 요청은 메일로 오고, 직원 등록은 엑셀 파일로 주고받는 구조.
하루에도 몇 번씩 툴을 오가며 일을 처리하지만, 결국 남는 건 지연, 누락, 실수로 인한 스트레스뿐이죠.
이런 반복적인 수작업이 쌓이면 결국 업무 효율은 떨어지고, 중요한 판단 업무에 쓸 시간이 턱없이 부족해집니다.
반복되는 근태·연차·결제 요청 업무, 어떻게든 줄여야 하지 않을까요?
최근 Y회사에서 문의를 주셨습니다.
“매일 아침 슬랙에 ‘출근’이라고 보내고, 퇴근할 땐 ‘퇴근’이라고 입력한 걸 다시 구글 시트에서 확인하고 복사해서 정리하고 있어요. 연차 잔여일은 따로 시트 열어봐야 하고요. 신입사원 등록은 이메일로 정보 받아서 엑셀에 정리하고 공유하고…. 이런 일을 계속 수작업으로 처리하다 보니 일이 누락되거나 지연되는 경우가 많아서 너무 속상합니다.”
사실 이런 구조는 생각보다 많은 회사들이 겪고 있는 현실입니다.
슬랙은 직원들과의 커뮤니케이션을 위해 쓰고, 구글 시트는 데이터 정리를 위해 쓰고, 이메일은 결제 요청이나 직원 등록용으로 쓰고….
툴은 늘어나는데, 이걸 연결해주는 시스템은 없는 경우가 대부분이죠.
Y회사 역시 이런 복잡한 구조 속에서 눈에 보이지 않는 시간 낭비와 휴먼 에러로 어려움을 겪고 계셨습니다.
MAKE를 활용한 슬랙 직원 관리 자동화 시스템 구축
슬랙 하나로 끝내는 직원 관리 시스템을 기획했습니다.
핵심은 단 하나, “슬랙에서 모든 요청을 받고, 처리하고, 기록까지 자동으로 되게 하자”는 것이었죠.
그래서 다음과 같은 시나리오를 MAKE로 자동화했습니다.
- 슬랙에서 출근·퇴근 메시지로 근태 기록
직원이 슬랙에서 ‘출근’이나 ‘퇴근’ 메시지를 입력하면, 자동으로 구글 시트에 해당 날짜와 시간, 이름이 기록됩니다.
지각 여부는 출근 시간 기준으로 자동 판단되어 ‘정상’, ‘지각’ 등의 상태로 기록되도록 설정했습니다.
- 슬랙 명령어로 연차 사용·조회
직원이 슬랙에서 ‘연차 사용’ 또는 ‘연차 조회’라고 입력하면, 본인의 잔여 연차를 자동으로 계산해 알려주고, 사용한 연차일은 자동으로 기록됩니다.
잔여 연차는 사전에 입력된 총 연차 일수와 사용일을 기준으로 실시간 계산되도록 구성했습니다.
- 슬랙에서 결제 요청 접수 → 시트 기록 → 승인 프로세스
슬랙에 ‘결제 요청’이라는 버튼을 누르면, 요청 양식이 뜨고 결제 항목, 금액, 사유 등을 입력하면 자동으로 구글 시트에 저장됩니다.
이후 관리자는 해당 시트를 열지 않아도 슬랙에서 승인 또는 반려 버튼을 눌러 처리할 수 있게 했고, 처리 결과는 자동으로 요청자에게 회신됩니다.
- 신입 직원 등록도 슬랙으로
신입 직원 등록도 슬랙에서 버튼을 눌러 정보를 입력하면, 자동으로 직원 명단 시트에 저장되고, 조직도 시트에도 반영되도록 했습니다.
또한, 신입 등록이 완료되면 자동으로 관리자에게 슬랙 알림이 가도록 설정했습니다.
이제 슬랙 하나면 된다
이제 A 기업에서는 슬랙만 열면 직원 관리가 끝납니다.
출근·퇴근 메시지를 입력하면 자동으로 기록되고, 연차는 슬랙에서 바로 조회하고 사용 등록까지 가능합니다.
결제 요청도 슬랙에서 접수하고, 승인·반려까지 슬랙 안에서 처리되니, 업무 누락이나 지연이 거의 사라졌습니다.
신입사원 등록도 슬랙으로 받고, 자동으로 전체 조직도까지 정리되니 더 이상 엑셀 파일 공유할 필요도 없죠.
근태 기록, 연차 관리, 결제 요청, 직원 등록 등 반복 업무 시간 88.5% 이상이 절감되었고,
연간 약 150시간의 수작업 시간 절감되었으며, (하루 30분 기준)
MAKE 사용료 연간 약 15만 원 수준으로, 연간 인건비 약 1,303,900원 절감되었습니다.
대표님이나 매니저 분들이 해야 할 일은 직원의 출근 시간을 일일이 체크하거나 연차 잔여일을 찾아보는 일이 아닙니다.
결제 요청서를 찾고, 승인 여부를 메일로 회신하는 일도 아니고요.
그 시간에 더 중요한 전략 수립, 조직 문화 개선, 구성원과의 진짜 대화에 집중하셔야 하죠.
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