자동화 사례: 교육 프로그램 신청 관리 자동화 방법
큰 규모의 유료 교육이나 많은 참가자가 몰리는 프로그램을 맡아본 분들이라면 누구나 공감할 겁니다.
매번 신청자가 들어올 때마다 신청자 정보를 일일이 확인해 안내 메시지를 보내고, 현금영수증도 수동으로 발급하고, 교육 후 평가 설문도 하나하나 이메일로 보내는 번거로움을 겪죠.
특히나 이런 사소해 보이는 업무에서 한 번이라도 착오가 생기면, 그 스트레스는 이루 말할 수 없습니다.
모든 과정이 수작업이다 보니 휴먼에러(데이터 누락, 오기입)는 물론이고, 불필요한 시간 낭비와 운영자의 피로도 증가까지, 고민거리가 한두 가지가 아닙니다.
T 회사 역시 이 문제로 큰 고민을 안고 연락을 주셨습니다.
해마다 여러 차례 대규모 유료 교육 프로그램을 운영했는데, 교육 담당자는 매번 교육이 열릴 때마다 신청자의 정보를 수기로 확인하고, 입금 안내와 확인을 위해 메시지를 일일이 보내야 했죠.
교육 후에도 교육 확인서를 개별적으로 작성해 발송하고, 현금영수증 발급 및 평가 설문 이메일 전송을 모두 수작업으로 진행하고 있었습니다.
담당자는 업무 효율성 저하와 휴먼에러 문제로 인해 스트레스가 심했을 겁니다.
MAKE로 교육 프로그램 신청 관리 자동화
방법 3단계
많은 분들이 자동화라는 말을 들으면 어렵고 복잡할 것이라 생각하지만, 맞습니다. 생각보다 쉽고 빠르게 구축할 수 있습니다.
이번 T 회사 프로젝트에서 진행한 자동화 구축 사례를 간략하게 소개해 드리겠습니다.
1단계 : 입금 확인 및 알림 자동화
고객이 탈리폼을 통해 교육 신청을 완료하면, 입력된 모든 신청자의 데이터가 자동으로 데이터베이스에 저장됩니다.
입금이 확인되는 순간, 담당자는 별도의 업무 없이 자동으로 신청자에게 입금 확인 알림이 발송됩니다.
2단계 : 입금 정보 관리 시트 자동 연동
입금 정보가 확인되는 즉시 실시간으로 구글 시트에 정보가 저장되도록 구성했습니다.
3단계 : 교육 확인서 및 현금영수증 자동 발급
교육이 끝난 후 참석자 명단을 바탕으로, 교육 확인서를 자동으로 생성하여 참석자 이메일로 발송합니다.
동시에 발송된 확인서는 모두 자동으로 온라인 드라이브에 저장되고, 현금영수증 역시 자동으로 생성되어 발급되는 구조로 구성했습니다.
교육 프로그램 신청 관리 자동화
정확히 얼마나 이득이 되나?
이렇게 모든 과정을 MAKE를 이용해 자동화한 결과, T 회사 담당자들은 단순 반복 업무에서 완전히 벗어날 수 있었습니다. 이제 담당자들이 신경써야 할 것은 교육 기획과 질적 개선이라는 본질적인 업무뿐입니다.
기존에는 매일 입금 확인, 안내 메시지 발송, 현금영수증 발행, 설문 전송 등 단순 업무에 하루 최소 30분씩 소요됐습니다.
언뜻 보면 크지 않아 보이는 이 시간이 1년으로 환산하면 무려 135시간이 낭비되고 있었습니다.
이 시간을 최저시급으로 계산하면 연간 1,352,250원이라는 비용이 단순 반복 업무로 사라지고 있었던 거죠.
하지만 MAKE 자동화 시스템을 구축한 후의 비용은 연간 단 108달러(이 글을 작성하는 시점의 환율 기준 148,089원)입니다.
즉, 기존 비용의 10.3% 수준으로, 업무 처리 비용과 시간을 약 89% 절약할 수 있게 된 것입니다.
이제 T 회사 담당자들은 데이터 누락이나 오기입 걱정 없이, 더욱 중요한 업무에만 집중할 수 있게 되었습니다.
자동화가 필요한 이유는 단지 시간과 비용 절약 때문만이 아닙니다.
진짜 가치를 만들어내는 일에 집중하기 위해서죠.
단순 잡무에 힘을 빼는 대신, 교육의 질을 높이고 콘텐츠를 기획하는 본질적인 업무에 힘을 줘야 합니다.
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