자동화 사례: 예약 안내 알림 자동화 → 안내시간 0분
카페를 운영하거나 공간 대관 사업을 하시는 분들이라면 한 번쯤은 이런 고민을 해보셨을 겁니다.
예약이 들어올 때마다 바쁜 업무 중에 일일이 예약 확인 메시지를 고객에게 보내는 일이 얼마나 번거로운지요.
고객 응대와 예약 관리, 공간 정리와 운영에 이르기까지 매번 혼자 모든 업무를 처리하다 보면 하루가 어떻게 흘러가는지 모를 정도입니다.
특히 고객 입장에서는 예약 확인 메시지를 빨리 받지 못하면 예약이 제대로 되었는지 불안해하고, 이로 인해 재차 연락을 하는 경우도 생겨 운영자와 고객 모두가 불편함을 겪게 됩니다.
이런 반복적인 작업을 계속해서 수작업으로 해야 한다면, 중요한 업무에 온전히 집중할 수 없고 업무 효율성은 점점 떨어질 수밖에 없습니다.
얼마 전 S 카페 대표님께서 같은 고민으로 연락을 주셨습니다.
"S 카페는 공간 대관과 예약을 받아 운영하는데, 예약 신청이 들어올 때마다 일일이 확인 메시지를 보내는 것이 너무 번거롭고 힘들어요. 가끔 바빠서 메시지를 늦게 보내면 고객님들이 예약이 잘 되었는지 불안해하셔서 곤란한 상황도 많습니다."
S 카페 대표님은 예약이 들어오는 즉시 고객에게 자동 메시지가 갈 수 있는 방법을 찾고 계셨습니다.
고객 응대가 늦어지면 예약 취소로 이어지기도 하고, 예약 관리가 깔끔하게 되지 않아 중복 예약이나 예약 누락이 일어날 우려도 있었습니다.
이렇게 시간과 에너지를 소모하는 반복 업무를 더 이상 수작업으로 할 필요가 없습니다.
MAKE와 Tally 폼을 연동하면 이러한 고민을 간단히 자동화하여 해결할 수 있습니다.
🛠️ 예약 안내 알림 자동으로 설정하는 방법 feat. Make
MAKE는 다양한 툴 간의 연동을 쉽고 빠르게 가능하게 하는 노코드 자동화 플랫폼입니다.
Tally라는 폼 생성 툴과 MAKE를 이용하여 예약 신청이 들어오면 즉시 고객에게 예약 완료 메시지가 전송되도록 자동화를 설계했습니다.
1) 고객이 Tally 폼을 작성하여 예약 신청을 하면, 자동으로 신청 정보가 MAKE로 전달됩니다.
MAKE가 미리 설정해둔 자동화 시나리오에 따라 고객의 이름, 예약 날짜와 시간, 연락처 정보를 자동으로 가져옵니다.
2) MAKE와 연동된 문자 메시지 서비스나 카카오톡 채널을 통해, 작성된 템플릿대로 고객에게 예약 완료 메시지를 즉시 발송합니다.
이 모든 과정은 대표님이 별도의 클릭이나 작업 없이 자동으로 이루어집니다. 즉, 이제부터 예약 접수 후 대표님이 별도의 알림 메시지를 보낼 필요가 없어진 것이죠.
🤔 MAKE 예약 알림 자동화, 실제 업무에 어떤 효과가 있을까?
일단 예약 신청이 들어올 때마다 일일이 고객에게 메시지를 보내는 번거로운 작업이 완전히 사라졌습니다.
예약이 들어오면 MAKE가 자동으로 고객에게 메시지를 보내기 때문에 이제 운영자는 더 이상 예약 신청 알림을 놓치거나 늦게 응답하는 실수를 하지 않습니다.
그 결과, 고객의 예약 확정 여부에 대한 불안감과 재확인 요청이 사라졌습니다.
또한 예약 정보를 수기로 관리하던 시간을 줄이고, 고객 응대나 공간 관리 같은 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.
하루에 1건 정도 되는 예약 신청을 수작업으로 처리할 경우 최소 30분 정도 소요됩니다.
일주일이면 약 2시간30분 이상을 반복적인 업무에 사용하게 됩니다.
이를 연간으로 환산하면 약 130시간이 넘는 시간이며, 최저 시급 기준으로만 계산해도 약 130만 원 가까운 비용입니다.
MAKE 플랫폼을 활용하면 연간 약 153,587원(약 108달러)의 비용으로 이러한 반복 작업을 100% 자동화할 수 있어 아주 효율적이지요. (심지어 Tally 폼은 무료입니다..ㅎ)
수작업 비용 대비 약 96% 이상의 비용 절감 효과를 볼 수 있습니다.
자동화는 단순히 시간을 줄이는 데 그치지 않습니다.
불필요한 업무에서 벗어나 고객 응대와 서비스 질 향상, 그리고 사업 성장 등 정말 중요한 일에 집중할 수 있는 환경을 만들어 줍니다.
더 이상 반복적인 예약 확인 메시지 발송으로 고민하지 마시고, 정말 중요한 본연의 업무에 더욱 집중하며 사업을 성장시켜 보시기를 바랍니다!
임패커스 블로그 | 신청폼 관리 자동화 사례 더 보러가기