todo 관리 자동화 : Make와 Slack 연동 3단계

자동화 사례: 매일 하는 todo 관리 자동화 하기

"업무 확인하는 일 때문에 업무가 안 되는 회사들, 이 글 꼭 읽어보세요."

많은 분들이 아마 이런 경험 있으실 겁니다.

업무가 많아지다 보면 무엇부터 처리해야 할지 몰라 일단 눈 앞에 보이는 일을 급히 처리하거나, 쌓아둔 업무들 속에서 놓친 업무를 찾느라 바쁜 그런 상황 말입니다.

당장 처리가 급한 일들이 앞에 쌓이다 보면, 장기 프로젝트는 어느새 묵히고만 있게 됩니다.

결국 업무 관리가 제대로 되지 않은 프로젝트는 뒤늦게 후다닥 진행하거나 방치되어 고객 이탈이라는 최악의 상황으로 이어지기도 하고요.

그렇다고 하나하나 매일 진행상황을 체크해서 또다시 수동으로 할 일(To-do)을 적고 처리하고 반복하는 건, 본말전도의 대표적 사례가 아닐까요?

업무 관리를 위한 업무가 생기는 괴상한 현상이 발생하는 셈입니다.

임패커스도 예외는 아니었습니다.

"임패커스의 프로젝트 관리, 이대로라면 큰일 나겠다 생각했어요."

저희는 매일 작게는 5개, 많게는 10건 이상의 프로젝트를 동시다발적으로 진행했습니다.

많은 프로젝트를 병렬적으로 진행하다 보니, 각 프로젝트 별 다음 해야 할 업무(Next Action)를 놓치는 경우가 많았습니다.

결국 매일 아침마다 다시 각 프로젝트를 일일이 열어서 To-do가 추가되어 있는지 체크하고, 완료된 업무를 넘겨다 보느라 하루 기운을 다 빼고 있었어요.

업무 흐름을 체크하기 위해 그 자체로 매일 별도의 업무가 생겼습니다.

진짜 최악은 업무 확인 또한 사람이 하기에 실수나 누락이 생기고, 이로 인해 고객 대응이 느려지면서 고객이 이탈해버리는 것이었습니다.

저희 같은 작은 기업에게는 치명적인 일이었습니다.

도대체 뭐가 문제였나

• 프로젝트마다 다음에 어떤 일이 진행되어야 하는지 일일이 확인해야 하는 비효율성
• To-do 관리를 위해 또다시 To-do 관리가 필요했던 아이러니
• 결국 프로젝트 진행 단계가 길어지고, 고객 이탈로까지 이어지는 문제

저희는 결국 못참고 자동화를 도입하기로 했습니다.

todo 관리 자동화 : MAKE와 Slack으로 구현하기

결국 저희는 '슬랙(Slack)'과 노코드 자동화 플랫폼 'MAKE(메이크)', 업무관리 툴 '에어테이블(Airtable)'을 연계하여 다음과 같은 3가지 자동화를 구축했습니다.

• Next Action(To-do)이 없는 프로젝트 자동 검색 → 할 일 추가 요청 메시지 슬랙 발송
• 블로그 발행 여부 자동 점검 → 미발행된 블로그 발행 촉구 메시지 슬랙 발송
• 마감일이 지난 미완료 To-do 자동 탐지 → 미완료 업무에 대한 진행 촉구 메시지 슬랙 발송

Make 시나리오로 전체 과정 보기

1. Next Action(To-do)이 없는 프로젝트 자동 검색 → 할 일 추가 요청 메시지 슬랙 발송

2. 블로그 발행 여부 자동 점검 → 미발행된 블로그 발행 촉구 메시지 슬랙 발송

3. 마감일이 지난 미완료 To-do 자동 탐지 → 미완료 업무에 대한 진행 촉구 메시지 슬랙 발송

오전 9:00, 업무를 시작하기 전에 이미 어떠한 프로젝트들의 업무(To-do)가 누락되었는지, 무엇이 지연되고 있는지 슬랙에서 확인할 수 있게끔 미리미리 알림 보내도록 설정했죠.

todo 관리 자동화 하고 바뀐 업무 환경

기존에는 업무를 확인하기 위해 별도로 시간을 내어 프로젝트의 To-do 상황을 수동으로 검색하고 점검해야 했습니다.

하지만 이젠 출근과 동시에 슬랙에서 한 번에 모든 업무 체크가 이루어집니다.

담당자들이 해야 할 일을 누락하지 않고 바로 즉각적으로 확인하게 된 것이죠.

아침마다 따로 시간을 들여 확인해야 했던 업무가 사라졌고, 전 팀원이 본래 해야 하는 업무에 훨씬 집중할 수 있게 되었습니다.

CS 담당자부터 개발자, 디자이너까지 모두 실시간으로 자신의 업무를 제대로 추적할 수 있게 되니 업무의 질이 높아지고 놓치는 작업으로 인한 고객 이탈도 현저히 줄어들었습니다.

공수 절감 효과, 수치로 따져보면?

기존에는 직원 2명이 매일 업무를 체크하고 관리하는데 각각 최소 30분씩 소요되었습니다. 이 시간이 하루 1시간이고, 연 260일 근무 기준으로 연간 무려 260시간입니다. 엄청나죠? 최저시급으로 단순 계산하더라도 이 낭비되는 업무 관리비는 약 2,607,800원에 다다릅니다.

하지만 MAKE 플랫폼을 사용하면 연간 비용이 저희 기준으로 각각 약 151,096원, Airtable은 심지어 무료지요. 다시 말해, 기존 투입 비용 대비 약 94.2% 절감된 금액으로 해결 가능한 것입니다. 비용 뿐 아니라 더욱 값진 직원들의 시간과 에너지는 고스란히 본연의 업무에 돌아간 셈이죠.

'할 일을 위한 할 일' 없는 업무를 지향해요

우리의 업무 관리 방식이 혹시 '또 다른 업무'를 낳고 있는 것은 아닐까요?

많은 회사들이 여러 가지 업무 툴을 도입하고도 결국 일을 관리하는 일에 정작 너무 많은 에너지와 비용을 들입니다.

자동화를 통해 놓치는 업무만 집중 시키고, 할 일이 매일 분명하게 드러나니 직원들의 스트레스 또한 급격히 감소했습니다.

우리의 진정한 업무에 더 집중하고 고객을 더 잘 돌볼 수 있게 되었습니다.

여러분의 회사에서도 놓친 업무가 많거나, 매번 일정을 체크하는 것으로 에너지가 소진된다면 자동화 도입을 고려해보시기 바랍니다.

자동화의 진정한 가치는 단순히 시간이나 비용을 절약하는 것 그 이상입니다.

매일매일 놓친 업무를 확인하고 관리하는 일상에서 벗어나

모든 메이커가 '진짜 해야 할 업무'에 몰입했으면 좋겠습니다.

임패커스 블로그 | 업무 자동화 사례 여기 또 있네요! 보러가기