AI가 개발하는 맞춤형 관리 체계

자동화 사례: 채점 데이터 구글 시트 자동화 도입기

시험 데이터 관리, 아직도 메일 복붙하고 계세요?

학원에서 일하고 계신 분들이라면 충분히 공감하실 것 같습니다. 특히 문제은행이나 시험 채점 서비스를 외부 프로그램으로 사용하는 곳이라면 더욱요.

수업을 위한 테스트는 자주 시행하는데, 매 시험이 끝날 때마다 외부 채점 서비스에서 날아오는 결과 데이터를 메일에서 일일이 엑셀이나 구글 시트로 옮기는 일은 꽤 피곤한 업무입니다.

실제 한 고객 분이 이런 문제로 어떤 고민을 겪으셨는지 생생한 예시 하나 들어볼까요?

T 영어수학학원의 대표님은 매주 4~5회의 시험 결과를 관리하며 힘겨운 시절을 보내고 계셨습니다.

"매 시험이 치러지고 나면 학생들 시험 데이터가 제 개인 메일로 각각 들어옵니다. 문제가 틀린 부분과 맞은 부분까지 수작업으로 일일이 구글 시트에 복사해서 붙여넣다 보면 정신이 하나도 없어요."

많은 대표님들이 '겨우 몇 분 가능한 작업이지 않냐?'라고 생각할 수 있겠지만, 한두 건도 아니고 수십 건의 데이터를 항상 메일에서 찾아 복붙하다 보면 기본 30~40분을 족히 사용하게 됩니다.

여기에 학생별 성적 비교나 단원별 오답률 분석까지 하려니 감당하기 어려운 업무량이 되었던 거죠.

이렇게 한곳에 모으기 힘든 데이터와, 지루한 반복 업무는 긴 시간이 흘러도 개선되지 않는 업무 피로로 돌아옵니다.

그래서 T학원 대표님께서는 MAKE 자동화를 통해 이 문제를 확실하게 해결하기로 하셨습니다.

채점 데이터 구글 시트 자동화 하고 '복붙 지옥' 탈출하기

MAKE는 단순하고 반복적인 업무를 자동화해주는 노코드 플랫폼입니다.

먼저 학원 대표님이 사용하는 Gmail에서 외부 채점 프로그램의 특정 발신인을 자동 감지하여 시험 데이터를 MAKE로 즉시 전달하도록 세팅합니다.

웹훅(Webhook) 방식을 통해 실시간으로 전달받은 데이터를 MAKE 안에서 가공하여 자동으로 원하는 형태의 구글 시트에 입력합니다.

즉, 사용자는 따로 손대지 않아도 MAKE 자동화 시스템이 알아서 데이터를 정리하고 분석하니 매 시험마다 메일을 일일이 열어 내용을 옮길 이유가 없습니다.

이런 자동화로 진행된 이후, 놀라운 변화가 생겼습니다.

매 시험마다 수작업으로 데이터를 정리하는 데 걸리던 시간이 기존 40분에서 놀랍게도 약 1~2분으로 단축되었습니다.

단순 시간 환산을 해봐도 95% 이상의 업무 시간이 줄어든 셈이죠.

일주일에 4-5번 시험을 본다고 가정하면, 일주일 약 3시간(매 회 40분경 소모 X 4.5회)을 소모하게 되는 겁니다.

한 달이면 무려 12시간(최저임금으로 환산시 약 12만원)을 이런 단순작업에 쓰게 되던 것을 이제는 한 달에 고작 20분의 시간만 쓰게 되었습니다.

약 97% 이상의 효율 증대 효과인데, 금액으로 환산하면 월 11만 원 이상, 연 단위로는 무려 130만 원이 넘는 비용을 아끼게 된 겁니다.

비용과 시간을 절약하는 것도 중요합니다만, 이 자동화의 진짜 가치는 더 큽니다.

이렇게 관리된 성적 자료를 통해 학생 개인의 취약점이 어디인지 한눈에 파악할 수 있고, 전체 학생이 공통적으로 어려워 하는 단원이나 문제 유형에 대한 즉각적인 피드백과 다양한 보충 수업 전략을 세우기 쉬워집니다.

수작업으로 데이터를 하나하나 다루느라 소모되는 에너지와 스트레스에서 완벽하게 벗어나, 진짜 중요한 학생 개개인의 학습 성장과 맞춤형 피드백에만 집중할 수 있게 된 것이죠.

진짜 힘을 쏟아야 하는 업무는 따로 있습니다.

바로 학생에게 올바른 전략으로 다가가 수업 품질을 높이는 일이며, 학원의 경쟁력을 키우는 일입니다.

간단한 자동화로 단순 업무에 소요되었던 비용과 시간을 최소화하고, 더 가치 있는 일에 에너지를 집중하세요.

막상 도입하면 '진작 했어야 하는 일 아니었나?'라는 생각이 드실 겁니다.

혹시 아직도 메일 데이터 복붙 지옥에서 벗어나지 못했다면,

오늘 바로 MAKE 자동화를 시작해보시는 건 어떨까요?

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