자동화 사례: Make로 만든 안전 관리 자동화
가스·보일러 안전점검 기록을 종이양식이나 개별 엑셀 파일에 수기로 작성한 뒤, 각각의 점검표 제출 여부를 담당자에게 일일이 확인·보고해야 하는 과정은 매우 번거롭습니다.
이로 인해 누락·오기입 같은 휴먼에러가 발생하기 쉽고, 현장과 관리팀 간 정보 공유가 지연되면 즉각적인 안전조치가 어려워 불안감이 커지죠.
바쁜 일정에 쫓기다 보면 보고가 밀리고, 밀린 보고를 쫓아다니는 일이 또 다른 업무가 되어버리기도 하죠.
결국 현장 안전의 골든타임을 놓치는 악순환이 반복될 수 있습니다.
반복되는 수기 관리, 더는 미룰 수 없었습니다
최근 가스 및 보일러 설비를 관리하는 한 회사에서 연락을 주셨습니다.
"가스·보일러 안전점검을 종이와 개별 엑셀로 쓰고 사진 찍어 공유하는데, 누락 없이 빠르게 취합하고 싶습니다."
해당 회사는 점검 빈도가 높고 항목도 세분화되어 있었지만, 기록 방식은 여전히 수기 중심이었습니다.
점검 결과를 취합해 보고하는 데만 시간이 들고, 관리팀은 누락 건을 다시 확인하느라 이중 업무가 발생했죠.
안전조치를 서둘러야 할 때도 최신 데이터를 한눈에 집계하기 어려워 대응이 늘어졌습니다.
그래서 실시간 기록과 즉시 알림을 전제로 한 자동화를 구축했습니다.
Tally → Airtable → SMS 초간단ver.
저는 Make를 활용해 Tally 폼 입력을 실시간으로 감지하고, Airtable에 구조화 저장한 뒤, 담당자에게 SMS로 알리는 시나리오를 구성했습니다.
핵심은 기록과 알림을 사람 손에서 분리해 누락과 지연의 고리를 끊는 것이었습니다.
현장에서는 Tally 폼으로 점검을 제출하고, 백오피스는 Airtable에서 곧바로 구조화된 데이터를 확인했어요.
1. Tally 폼 응답 감지 (tally:watchNewResponse)
Tally 폼에 새로운 응답이 제출되는 순간 자동화가 시작되도록 했습니다.
가스 밸브 상태, 환기 여부, 불꽃 상태, 누설 확인, 보일러 연수 체크, 타이머 작동, 약품 보충 등 모든 항목의 답변을 실시간으로 수신했습니다.
지연 없이 바로 다음 단계가 이어지도록 플로우를 단순화했죠.
2. Airtable에 점검 기록 생성 (airtable:ActionCreateRecord)
수집된 응답은 Airtable '가스 및 보일러 안전 점검표' 테이블에 자동으로 레코드를 생성했습니다.
질문별 답변과 제출 시각을 정확히 매핑해 저장해 검색과 필터링, 히스토리 추적이 깔끔해졌습니다.
중복 입력이나 오기입을 줄이기 위해 필드 타입과 값 형식을 정리했습니다.
기록 데이터가 곧 대시보드의 원천이 되는 기반을 마련했습니다.
3. 새 점검 일지 제출 알림 발송 (solapi:sendTextMessage)
Airtable 저장이 성공하면 담당자 휴대폰으로 SMS 알림을 보냈습니다.
"새로운 점검 일지가 제출됐습니다."
알림은 곧바로 확인과 조치의 시작점이 되어, 관리팀이 현장 대응을 지체하지 않게 만들었습니다.
메신저나 메일보다 빠르게 인지시켜 현장-백오피스 간 타임랙을 없앴습니다.
자동화 이후의 업무는?
현장에서는 Tally 폼 작성만으로 보고를 끝냈고, 관리팀은 Airtable에서 최신 목록과 세부 내용을 바로 확인했습니다.
제출 여부를 따로 묻고 답하는 절차가 사라져 커뮤니케이션 노이즈를 줄일 수 있게 되었고,
데이터는 입력 즉시 DB화되어 누락 점검을 다시 적재하거나 복기하는 수고를 덜게 되었어요.
알림이 실시간으로 도착해 안전조치의 착수 속도를 끌어올릴 수 있겠지요.
숫자로 보는 효과
종이·엑셀 기반 수기 기록에는 건당 평균 4분이 소요됐다면,
주당 100건 처리 시 주 6시간 이상이 단순 기록·취합에 쓰였을 겁니다.
연간으로는 약 312시간의 업무 시간을 단축할 수 있게 된 거죠.
이를 시급 2만 원 기준으로 환산하면 연간 약 624만 원의 비용을 아낄 수 있다는 걸 알 수 있습니다.
make 이용료 또한 연간 108$, 약 15만 원이면 충분하지요.
우리의 반복되는 일은 없어질 수 있으며,
그 시간을 나만의 가치있는 시간으로 채울 수 있죠.
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