자동화 사례: Ctrl+c Ctrl+v 복붙 이제 그만 ...
아마 많은 분들이 이런 경험이 있으실 겁니다.
고객 관리도 해야 하고, 문서도 작성해야 하는데, 정작 시간은 엑셀이나 워드 문서에 복사 붙여넣기만 하다가 훅 가버리는 날들이 있죠.
특히 반복적인 작업일수록 괜히 손가락도 아프고 머리도 아프고, “누가 이거 좀 대신 해주면 좋겠다” 싶은 생각이 들죠.
그런데 이게 하루 이틀 일이 아닙니다. 그런 작업이 쌓이면서 결국 시간도, 돈도, 에너지도 줄줄 새고 있었던 겁니다.
흐음...
얼마 전, 그런 고민을 안고 계신 A 회사에서 연락이 왔습니다.
은행 계좌 개설 신청서 작성 업무를 자동화하고 싶다는 요청이었어요. 문의 내용을 들어보니 상황이 꽤 심각했습니다.
계좌 개설 신청서가 총 3장이었고, 여기에 관리자 정보, 소유권 증명서 등 부가 서류까지 합하면 총 5장의 문서가 필요했는데, 문제는 이 신청서가 정해진 양식 없이 빈칸에 맞춰 하나하나 직접 타이핑해야 한다는 점이었습니다.
고객 한 명당 90개가 넘는 정보를 복사해서 정확한 위치에 붙여넣는 작업을 수작업으로 하고 계셨던 거죠.
하루에 한두 건만 해도 꽤 피곤한 일이었고, 실수로 잘못 기입할 수도 있는 위험도 컸습니다.
어떻게 자동화 했나?
- 신청서 재현
제일 먼저, 이미지로만 되어 있던 은행 계좌 개설 신청서를 구글 독스로 최대한 실제와 비슷하게 재현했어요.
그런 다음 고객 정보를 입력받는 워드프레스 폼을 살펴보았죠.
여기서 신청 폼에 입력되는 총 120여 개의 답변 중 90여 개의 정보와 신청서 질문 양식을 일치시켰습니다.
예시
신청폼 질문: 사업체명을 작성해주세요(영어) → 신청서 양식: Business Name
신청폼 질문: 은행 계좌 개설을 하려는 목적 → 신청서 양식: Purpose of Account
MAKE 플랫폼을 활용해 워드프레스에서 수신된 데이터를 웹훅으로 받아 자동으로 구글 독스의 지정된 위치에 입력되도록 개발을 진행했습니다.
- 자동 문자 알림 설정 & 신청서 자동 저장
마지막으로 고객이 신청서를 제출하면 담당자에게 문자 알림이 자동 전송되도록 설정했고, 최종 신청서는 구글 드라이브에 자동 저장되도록 설정했습니다.
복붙 이제 그만 진짜 끝
- 고객이 워드프레스 폼에서 계좌 개설 신청하면,
- 신청서가 자동 생성 & 저장되고
- 담당자와 고객에게 신청서가 입력되었다고 문자가 전송된다.
... 참 쉽죠?
그래서 이게 얼마나 가치가 있나?
처음에 워드프레스와 구글 독스를 연동하는 데 한 3시간 정도 걸린 것 같아요.
물론 처음에 각 데이터를 어느 위치에 넣을지 일일이 연결해야 했기 때문에 그냥 복붙하는 시간보다는 조금 더 오래 걸렸지만, 그건 딱 한 번 설정하면 끝나는 일이었습니다.
이후부터는 정말 ‘노터치’입니다. 이전에는 고객이 한 명 신청할 때마다 Ctrl+C, Ctrl+V를 수백 번(정확히는 94번) 반복했는데, 이제는 그럴 필요가 없어진 거죠.
그럼 이게 도대체 얼마나 효율적인 걸까요? 한번 계산해 보았어요.
A 회사에서 은행 계좌 개설 신청을 쓰는 고객은 2일에 한 명 꼴로 신청을 받고 있었기 때문에, 주 3시간 이상(인당 1시간)은 복붙 작업에 쓰고 계셨습니다. 단순 계산해도 연간 156시간입니다.
여기에 인건비를 최저시급 기준으로만 환산해도 약 1,564,680원이 매년 낭비되고 있었던 셈이죠. 그리고 이 작업은 아무리 열심히 해도 회사의 ‘성과’로 평가받기 어려운, 말 그대로 반복 잡무라고 볼 수 있습니다..
자동화에 들어가는 실제 비용은 MAKE 플랫폼 월 9달러. 1년에 108달러, 작성일(4/14) 환율 기준으로 약 153,537원입니다.
자동화를 구축한 이후로는 매달 추가적인 비용은 MAKE 플랫폼 이용료 정도죠.
이전에 쏟던 노력과 시간, 그리고 비용의 10% 수준으로 같은 일을, 더 정확하고 빠르게 처리할 수 있게 된 거죠.
자동화를 통해 얻은 건 단순한 시간 절약 그 이상이라고 볼 수 있습니다..
반복적인 잡무에서 벗어나, 더 중요한 업무에 집중할 수 있는 여유가 생겼고, 작업 실수도 많이 줄일 수 있죠.
우리는 우리만이 할 수 있는 일에 시간을 써야 합니다.
누구나 할 수 있는 (대체 가능한) 반복 작업을 붙잡고 있는 사이, 진짜 중요한 기회는 지나갈지도 모릅니다.
그 시간을 아끼고, 그 에너지를 우리가 더 잘할 수 있는 일에 쓰는 것. 그게 바로 자동화의 진짜 가치이지 않을까요?
Ctrl+C, Ctrl+V에서 벗어나는 것.
그건 단순한 ‘자동화’가 아니라,
우리가 더 중요한 일에 몰입할 수 있도록 만들어주는 시작점일지도 모릅니다.
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