MAKE 이슈: 하면서 배우는 워크플로우 자동화 5단계
여러분의 일상 활동에서 루틴을 발견해 보셨나요?
출근 준비를 생각해보세요. 아마도 아침에 일어나서 아침 식사를 하고, 샤워를 하고, 옷을 입고, 사무실로 향하는 일련의 과정을 거치게 될 거예요.
이런 일련의 과정을 우리는 '워크플로우'라고 부릅니다. 워크플로우에서 반복적으로 수행하는 단계를 파악하고 실행하는 것은 조직성, 효율성, 일관성을 만듭니다.
하지만 워크플로우는 때론 지루할 수 있어요. 각 단계가 워크플로우를 자동화할 수 있다면 어떨까요? 그것이 바로 워크플로우 자동화의 힘입니다.
이제 많은 기업들과 사람들이 이 새로운 분야를 활용해 엄청난 생산성 향상을 이루고 있어요.
그렇다면 워크플로우 자동화란 무엇이며, 어떻게 활용하여 운영을 향상시킬 수 있을까요?
워크플로우 자동화란?
워크플로우 자동화는 두 가지 핵심 요소, 워크플로우와 자동화를 가지고 있습니다. 각각을 차례로 살펴봅시다.
워크플로우 레시피
워크플로우란 특정 목표를 달성하기 위해 수행되는 일련의 작업들을 말합니다.
예를 들어, 기한이 지난 고객들의 청구서에 대해 후속 조치를 취하고 싶다고 가정해 보면 이 목표를 달성하기 위해, 아래 같은 작업을 수행할 수 있죠:
- 청구 시스템을 확인하여 기한이 지난 청구서 확인
- 청구서가 기한이 지난 연락처의 이메일 주소 찾기
- 그 사람에게 결제에 대한 후속 조치를 취하라는 이메일 전송
- 7일 이내에 결제를 받지 못하면 다른 리마인드 이메일 보내기
이러한 단계들은 기한이 지난 청구서 회수 워크플로우의 작업을 구성합니다.
워크플로우 최적화 컨설팅 에이전시 SimplaDocs의 창립자인 Scott Collier-Weir에 따르면, 워크플로우는 세 가지 특성을 가지고 있습니다:
- 정기적이고 반복적으로 수행됩니다. 예를 들어, 기업은 매일 기한이 지난 청구서를 확인하고 필요한 후속 조치를 취하기 위해 청구서 회수 워크플로우를 반복해야 합니다.
- 여러 단계를 포함합니다. 적어도 두 가지 작업이 순차적으로 수행됩니다.
- 워크플로우의 단계는 상황에 따라 다를 수 있습니다. 이는 우리가 다양한 사건이 발생할 때 적절하게 대응할 수 있게 도와줍니다. 예를 들면, W가 발생하면 X를 수행하지만 Y가 발생하면 Z를 수행합니다.
워크플로우는 우리의 작업에 구조를 만듭니다. 특정 결과를 얻고 싶다면, 특정 순서로 특정 단계를 밟아야 합니다. 흔히 말하는 똑똑한 기업들은 어떤 행동을 어떤 상황에서 취해야 하는지 알기 위해 워크플로우를 문서화합니다.
추측할 필요가 없죠.
소프트웨어의 속도를 향상시키는 자동화
이런 식으로, 워크플로우는 반복적인 요소를 필연적으로 포함하게 됩니다: 상황이 그럴 때마다 워크플로우를 반복해야 합니다.
하지만 반복은 지루해질 수 있습니다. 그래서 자동화가 필요한 것입니다.
자동화는 기술을 사용하여 최소한의 인간 입력으로 활동을 완료하는 과정입니다. 예를 들어, 전형적인 공장 현장 상황에서는 기계가 미리 프로그래밍되어 물품을 정렬하고 포장하거나 제품을 조립할 수 있습니다.
하지만 자동화는 공장 현장에만 국한되지 않습니다. Gartner가 조사한 기업의 전략가들 중 79%는 적어도 2025년까지 자동화가 성공의 핵심적인 요소라고 보았습니다.
그 이유는 자동화가 물리적인, 하드웨어 중심의 과정 뿐만 아니라 소프트웨어도 자동화할 수 있기 때문이죠.
워크플로우 + 자동화 = 생산성 향상
워크플로우 자동화는 절차적인 워크플로우를 자동으로 실행하는 과정을 말하며, 이는 효율성을 높이고 "수동적인" 작업을 줄입니다.
위에서 언급한 기한이 지난 청구서 회수 워크플로우를 생각해봅시다. 우리는 재무 담당자에게 동일한 단계를 수동으로 실행하도록 할 수 있지만 자동화로 청구서 확인과 이메일 발송을 모두 대신해주는 시스템을 설정할 수도 있습니다.
재무 담당자가 하나의 기한이 지난 청구서를 찾아내고, 후속 이메일을 작성하고 보내는 데 걸리는 10분 동안, 자동화 시스템은 이미 수십 통의 이메일을 보냈을 수 있습니다.
워크플로우 자동화는 큰 사업입니다. Mordor Intelligence의 보고서에 따르면, 글로벌 워크플로우 자동화 시장은 올해 추정 217억 달러의 가치를 가질 것이며, 2029년에는 341.8억 달러로 성장할 것으로 보고 있습니다.
워크플로우 자동화의 성장은 진입 장벽이 꽤나 낮아진 덕분인데, 이는 워크플로우를 최소한의 코드로 자동화할 수 있는 사용자 친화적인 시각적 인터페이스를 제공하는 소프트웨어 덕분입니다. 기업들은 이 새로운 기능의 이점을 누리고 있죠.
물 흐르듯 일이 흘러가도록
자동화된 워크플로우는 효율화 된 도구입니다. 결국, 워크플로우가 자동으로 실행되고 있다면, 직접 그 일을 하는 데 시간을 할애할 필요가 없습니다.
워크플로우 자동화 5단계 이점
회계 관리 소프트웨어 Financial Cents의 사용자들의 이야기를 한번 보세요.
이 플랫폼이 2024년에 실시한 설문 조사에 따르면, 북미의 회계, 북키퍼, 세무 회사 소유주들 중 21.6%는 대략 1~5시간 동안 수동으로 작업을 설정하고 할당하는 데 시간을 보냈습니다.
그러나 워크플로우 자동화 소프트웨어를 도입한 후, 응답자들 중 34.8%는 그 시간을 1시간 미만으로 줄일 수 있었습니다 - 최대 5배 감소했습니다.
워크플로우 자동화의 다른 이점에는 다음과 같은 것들이 있습니다:
- 개선된 워크플로우 생산성: 특정 작업을 자동화함으로써, 다른 작업에 시간을 할애할 수 있게 됩니다 - 특히 더 창의적이고 고차원적인 입력이 필요한 작업들에요.
- 더 큰 직원 효율성: 비즈니스 워크플로우를 자동화하면, 팀의 작업을 제거하여 다른 책임에 직원을 재배치할 수 있습니다.
- 인간의 오류 감소: 자동화된 워크플로우는 일반적으로 신뢰할 수 있으며, 매번 동일한 방식으로 실행됩니다.
워크플로우 자동화를 사용하는 사람들
어떤 비즈니스 운영이 워크플로우 자동화의 혜택을 받을 수 있을까요?
세일즈: 접촉, 유망 고객 탐색, 계약을 위한 자동화는 팀이 더 많은 고객에게 제안하고 계약을 체결할 수 있게 합니다.
마케팅: 커뮤니케이터는 콘텐츠 생성 및 배포 노력을 확장하고, 보고 데이터를 통합하고, 그 외에도 할 수 있습니다.
인사 담당: 직원의 입사와 퇴사, 그리고 휴가 요청 관리를 자동화하면, 직원들이 행복하고 동기를 유지할 수 있습니다.
운영: 프로젝트 관리, 회사 데이터 및 재고 관리 방식을 자동화하면, 비즈니스가 잘 유지되는 기계처럼 운영됩니다.
재무: 청구서 미납 및 수익 유출을 자동화하여 과거의 일로 만들 수 있습니다. 또한 급여 처리를 자동화하여 직원들에게 시간에 맞춰 지급할 수 있습니다.
고객 경험: 지원 티켓 관리와 고객 온보딩을 자동화함으로써, 고객의 요구에 더 빠르게 응답할 수 있습니다 - 고객 만족도를 유지하는 데 중요합니다.
IT: 사람들은 24시간 동안 운영할 수 없지만, 기계는 가능합니다. 이를 활용하여 자동화된, 24시간 모니터링 시스템을 설정하세요.
워크플로우 자동화 5단계 구현하기
워크플로우를 자동화하는 가능성이 기대된다면, 워크플로우 자동화 소프트웨어가 필요하실 거예요.
워크플로우 자동화 소프트웨어는 Mordor Intelligence와 다른 기관들이 예상하는 수십억 달러의 투자를 이끌어내고 있습니다.
여러 가지 툴 종류
- 로봇 프로세스 자동화(RPA): 이 소프트웨어는 데이터 입력과 화면 클릭 등의 규칙 기반 워크플로우를 수행하는 봇을 만드는 데 유용합니다. 이런 봇들은 독립적으로 작동하거나 사람에 의해 도움을 받을 수 있어요.
- 비즈니스 프로세스 관리(BPM): BPM 소프트웨어는 비즈니스 워크플로우의 활동을 그려내고, 그것들을 담당하는 팀을 파악하여 최적화 기회를 찾아냅니다. 이들은 보통 이러한 워크플로우를 자동화하기 위한 앱 통합 기능도 제공하지만, 주로 워크플로우의 모델링과 최적화에 초점을 맞춥니다.
- 통합 플랫폼 서비스(iPaaS): 통합 플랫폼은 워크플로우의 앱을 연결하고 특정 이벤트가 발생할 때 자동으로 실행되도록 하는 기능을 제공합니다.
효과적인 자동화 소프트웨어 제공 기능
- 앱 통합 기능: 앱의 동작을 원활하게 연결합니다.
- 로우코드 또는 노코드: 이제 이런 워크플로우를 만드는 데 기술적 개발이 필요하지 않습니다.
- 시각적 인터페이스: 워크플로우를 추상적인 다이어그램으로 시각화할 수 있습니다. 효과적인 자동화 소프트웨어는 이 기능을 플랫폼에 확장하여 워크플로우를 쉽게 만들 수 있게 합니다.
- 조건부 논리 기능: 자동화된 워크플로우의 동작을 다양한 상황에 맞게 조정할 수 있습니다.
Make를 이용한 워크플로우 자동화
Make는 통합 플랫폼으로, 작업을 자동화하는데 사용자 친화적인 경험을 제공합니다. Make를 사용하면 사용자들은 "시나리오"라고 불리는 실행 가능한 워크플로우를 만들어, 시각적 인터페이스에서 앱 모듈을 연결하고 각 앱이 받아야 할 데이터를 사용자 정의할 수 있습니다.
Make는 1,800개 이상의 앱을 지원하기 때문에, 사용자는 다양한 도구, 동작, 입력, 출력을 포함하는 워크플로우를 만들 수 있습니다.
Make를 이용해 워크플로우를 자동화하는 기업들은 생산성을 향상시킵니다.
- 보험 중개업체 Fonds Finanz는 백오피스 작업에 10,000시간을 절약했습니다.
- 영화 촬영지 제공 회사 Lokacni.cz는 문서 처리에 필요한 시간을 90% 절약했습니다.
- 한 컨설팅 회사는 조직 효율성이 17% 증가했습니다.
Make를 이용한 워크플로우 자동화 5단계
그럼 Make를 이용해 워크플로우를 어떻게 자동화할 수 있을까요?
Make에서는 워크플로우가 시각적 가상 캔버스에서 "시나리오"로 만들어집니다. 앱과 동작들을 선형 또는 분기 순서로 연결할 수 있으며, 이는 당신이 필요로 하는 만큼 간단하거나 복잡할 수 있습니다.
우리는 Xero와 Gmail 앱을 이용해 청구서 추적 워크플로우를 자동화하는 시나리오를 만들 수 있습니다.
이 청구 시스템의 기본적인 시스템에 의존하는 대신에 이런 맞춤형 솔루션을 만드는 것은 장점이 있습니다.
예를 들어, 우리는 우리의 이메일 주소에서 리마인드 이메일을 보낼 수 있고, 우리의 청구 시스템이 허용하지 않을 수 있는 우리의 이메일에 CC와 BCC 이메일 주소를 추가할 수 있습니다.
혼자서 Make 시나리오를 만들거나, 전문 자동화 컨설턴트를 찾는 선택을 할 수 있죠.
1. 트리거로 시작하기
모든 워크플로우에는 시작이 있습니다 - 당신의 워크플로우가 아날로그인지 디지털인지, 수동인지 자동인지에 상관없이요.
Make 시나리오의 시작이 될 앱에 대해 먼저 생각해보세요. 수백 가지의 가능성 중에서 그 앱을 쉽게 찾아 캔버스에 추가할 수 있습니다.
Make에서는 이런 특정 앱 이벤트를 "모듈"이라고 부릅니다. 시나리오의 "트리거"로 작동할 모듈을 선택하세요.
여기서는 "search" 트리거를 사용하여 연체된 청구서를 주기적으로 확인합니다.
2. 시나리오 구축하기
시나리오의 앱들은 액션 모듈이라고 불립니다. 추가 앱들에 대한 액션 모듈을 추가함으로써, 당신은 다양한 도구들을 걸쳐 활동을 연결하는 순서를 만들 수 있습니다.
트리거 모듈이 시나리오를 시작하고, 액션 앱은 트리거 이후의 시나리오에 뒤따라오는 기능을 합니다. Make의 1,800개 이상의 앱들로 하여금 제공되는 다양한 모듈들이죠.
모듈 추가 예시:
- 이메일 표시를 위해 청구서의 URL을 가져온다
- 이메일 첨부를 위해 청구서를 PDF 형식으로 다운로드
- 이메일을 보낼 수 있도록 청구 시스템에서 연락처 이메일 주소 가져온다
- 연체된 청구서의 세부 사항으로 커스터마이즈된 템플릿 후속 메시지를 포함해서 이메일을 보낸다.
3. 데이터 매핑하기
시나리오의 뼈대를 만드는 것은 쉽지만 어떻게 앱과 모듈 사이에서 데이터를 이동시킬까요?
Make에서 이러한 단계에 데이터를 끼워넣는 것을 "매핑"이라고 부릅니다. 이는 특정 시나리오 단계의 결과의 일부를 후속 모듈에 삽입하는 간단한 포인트 앤 클릭 단계입니다.
예를 들어, 연체된 청구서의 URL을 얻는 모듈이 청구서의 ID가 필요하면 이전에 "search" 모듈에 의해 가져온 데이터를 토대로 이 데이터를 매핑합니다.
4. 조건부 논리 추가하기
모든 워크플로우가 선형적인 것은 아닙니다. 비즈니스에서도, 생활에서도, 종종 특정 조건이 충족될 때만 워크플로우 단계를 수행해야 합니다.
"주간 식료품 쇼핑" 아날로그 워크플로우를 실행할 때, 현재의 치약이 교체가 필요할 때만 치약을 목록에 추가하게 됩니다.
Make의 워크플로우 자동화 캔버스는 직관적인 시각적 빌더 내에서 복잡한 조건부 제어를 제공합니다.
모듈 액션 사이에 필터를 적용하여 이전 결과가 특정 기준과 일치할 경우에만 후속 액션을 수행하도록 합니다.
예를 들어, 우리의 연체된 청구서 회수 시나리오의 트리거 모듈 다음의 필터는 후속 시나리오가 연체된 청구서가 추적이 필요할 경우에만 실행되도록 합니다.
router 모듈을 추가하여 시나리오를 분기시킵니다, 이를 통해 당신은 다른 상황에 대해 완전히 다른 워크플로우 순서를 처리할 수 있습니다.
우리의 연체 청구서 회수 시나리오는 청구서가 얼마나 연체되었는지에 따라 다른 이메일 내용을 보내기 위해 라우터를 사용합니다.
5. 시나리오 스케줄링하기
워크플로우 자동화 시나리오를 구축하고 가장 만족스러운 부분이 있죠.
시나리오를 예약하고 자동 실행 설정까지 마쳤다면, 이제 바로 ‘셋 앤 포겟(set-and-forget)’ 순간입니다.
이제 편하게 앉아서 기다리기만 하면, 앞으로는 모든 작업이 자동으로 처리될 거니까요.
이제 시나리오를 특정 간격으로 실행하도록 스케줄링할 수 있습니다. 선택한 특정 시간에 자동으로 실행되도록 트리거 모듈을 설정한다는 것을 의미합니다. 많은 앱의 트리거 모듈들은 즉시 액션을 지원하므로, 특정 인앱 활동이 발생하자마자 시나리오를 실행할 수 있습니다.
당신은 언제든지 시나리오를 확인하고, 오류나 문제에 대한 알림을 받을 수 있습니다.
업무를 자동으로 처리한다는 게 마치 동화 같은 이야기처럼 들릴 수도 있지만, 워크플로 자동화라는 마법 같은 과정이 그걸 현실로 만들어줍니다.
지금 이 순간에도, 여러분 팀은 수많은 업무를 처리하고 있을 거예요.
그중에서 자동화할 수 있는 작업은 뭐가 있을까요?
그걸 자동화하면 얼마나 많은 시간과 자원을 아낄 수 있을까요?
이 가능성들이 변화를 시작하는 계기가 되길 바랍니다.
그리고 그 변화 속에서, 여러분 조직의 효율이 눈에 띄게 높아지는 걸 직접 경험해보세요.
임패커스 블로그 | MAKE 이슈 여기 또 있네요! 보러가기
출처: Make, "Workflow automation: How to put your work on autopilot", https://www.make.com/en/blog/workflow-automation, (2024.05.30)