자동화 사례: 구글폼 자동화 하고 우리는 결과만 본다
업무 특성상 고객 신청을 많이 받아야 하는 기업이라면, 이런 경험 한 번쯤 있으셨을 겁니다.
신청폼은 매번 새롭게 만들어지고, 고객들의 신청은 불규칙하게 계속 들어옵니다.
그런데 문제는 그 이후죠. 신청 내용을 하나하나 열어보고, 다시 구글시트에 정리해서 옮겨 적는 그런 작업이 꼭 있죠.
이걸 매일 반복하다 보면 집중해야 할 일은 뒷전으로 밀리고, 실수 하나에 괜히 몇 시간을 허비하게 되는 상황까지 발생합니다.
이게 하루 이틀이면 괜찮겠지만, 어느새 신청폼 개수는 수십 개가 되고, 일일이 확인하고 관리하는 게 너무 벅차집니다.
고객 응답도 지연되기 일쑤고요.
이런 상황에 놓인 C 회사의 요청이 들어왔습니다.
"매번 신청폼이 만들어지는데 만들어진 신청폼과 기존의 신청폼의 개수가 계속 불어나서 일일이 확인하고 관리하기가 너무 힘들어요."
C 회사는 매번 새로운 신청폼을 만들어야 하는 업무 구조를 가지고 있었습니다.
다양한 형태로 만들어지는 신청폼은 그 자체로 관리 포인트가 되는데요, 문제는 신청이 들어오고 나서였습니다.
매번 신청 내용을 직접 확인해야 하고, 응답도 수동으로 진행해야 했습니다.
늦게 응답하면 고객 이탈로 이어지는 경우도 있었고, 시트 정리는 전적으로 수작업이었기 때문에 누락이나 오기입 같은 휴먼 에러도 종종 발생했습니다.
많은 분들이 이런 반복 작업을 당연하게 여기시지만, 임팩커스는 생각이 다릅니다.
이런 일이야 말로 자동화의 첫 출발점이어야 하니까요.
구글폼 자동화 어떻게 했나?
C 회사는 구글 드라이브에 폴더를 만들어 그 안에서 구글폼을 관리하고 계셨어요.
이 환경 그대로를 유지하면서 자동화를 설계했습니다.
구체적으로 구성한 과정을 아래 Make 시나리오를 통해 살펴보시죠!
Make 시나리오로 전체 과정 보기
1. 구글 드라이브의 특정 폴더 안의 모든 구글폼을 자동 확인
② 구글폼에서 신청이 들어오면 응답 내용을 불러오는 모듈
2. 고객이 신청을 완료하면, 텔레그램으로 자동 알림 발송
3. 각 폼에 제출된 응답 내용을 실시간으로 시트에 저장 & 폼이 새로 만들어질 때마다 자동으로 시트도 생성되도록 구성
⑤ 만약 정보가 삽입될 시트가 없다면 해당되는 시트를 만드는 모듈
⑥ 최종적으로 신청 정보가 삽입되는 모듈
하나의 시나리오 속 6단계의 과정으로 구글폼 응답 알림, 시트 저장 기능을 구현할 수 있습니다.
아주 쉽죠?
- 구글 드라이브에 신청 받을 구글폼을 업로드 하면
- 응답이 들어오면 알아서 연락보내고, 시트에 신청 정보 삽입되고,
- 구글 시트 파일을 열고 신청폼 별로 정보 확인하면 된다.
구글드라이브에 신청받을 구글폼만 넣고 결과만 확인하면 끝!
구글폼 자동화 : 그래서 뭐가 좋은데?
이제 C 회사에서는 신청폼이 몇 개가 만들어지든, 어떤 형태로 들어오든, 전부 자동으로 시트에 정리됩니다.
대표님이든 실무자든 폼 열어보는 일도, 복붙하는 일도 없습니다.
텔레그램으로 알림만 받으면 신청 확인 끝. 이후 절차는 자동화된 시트와 고객관리 시스템으로 자연스럽게 넘어갑니다.
신청 확인하고, 메시지 보내고, 시트에 옮겨 적는 데 건당 최소 30분이 걸리는 것을 예상해 보죠.
그렇게 계산하면, 하루 2~3건만 있어도 일주일에 5시간, 연간 260시간이 소모됩니다.
이를 최저시급으로 환산하면 무려 2,607,800원입니다.
잡무로 낭비되는 금액이라고도 볼 수 있죠.
이렇게 자동화하면, MAKE의 비용은 연간 약 108달러, 오늘 기준 환율로 약 153,587원입니다.
즉, 잡무로 나가는 비용을 약 94% 절감한 셈이죠.
진짜 우리가 집중하고 힘을 줘야 하는 일은
고객과의 관계를 더 깊이 있게 만들고,
더 나은 제품과 서비스를 만드는 일이지 않을까요?
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