자동화 사례: 노코드로 만든 자동화 CRM 시스템 과정
"이 글을 캐스팅이나 고객 참여형 행사, 이벤트를 자주 진행하는 회사에게 바칩니다."
고객 신청 폼이 들어올 때마다 일일이 확인하고, 중복 데이터가 있나 없나 하나하나 체크하고, 행사 안내 메시지까지 전부 수작업으로 진행하다 보면 하루가 어떻게 지나가는지 모를 때가 많죠.
더구나 반복 작업이 쌓이다 보면 꼭 휴먼에러가 생기고, 바쁠 때 대응이 늦어져 고객 불만까지 이어지는 경우도 빈번합니다.
최근 저희에게 연락을 주신 LEINN Korea도 같은 고민을 가지셨습니다.
레인코리아에서는 다양한 행사나 캐스팅 프로그램을 수시로 진행하다 보니 고객 신청을 관리하고 응대하는 업무에서 큰 어려움을 겪고 있었는데요.
매번 새로운 지원자를 확인하고, 기존 데이터와 중복되지 않는지 점검하고, 최종적으로 알림 메시지까지 보내는 일에 많은 직원들이 하루에도 몇 시간씩 소요하고 있었습니다.
이렇게 반복적인 업무로 인해 정작 중요한 고객과의 소통이나 행사 기획 업무에 제대로 집중하지 못하는 상황으로 볼 수 있었죠.
Make 노코드로 만든 자동화 CRM 시스템 구축 과정
Zoho CRM과 Make를 활용하여 고객 관리 및 커뮤니케이션 업무 전체를 자동화했습니다.
여기에 Tally 폼, Slack, Google 앱들을 연동하여 업무가 바로바로 체계적으로 이뤄지도록 구현했어요.
- 캐스팅 지원자 관리 자동화 프로세스
① 먼저 Google Forms에서 신규 지원자가 응답을 제출하면, 참여 의사가 있는 경우 즉시 Slack으로 이름, 연락처, 이메일 등의 상세 정보를 알림으로 전송합니다.
② 이후 Zoho CRM에서 해당 지원자의 휴대전화 번호로 기존에 등록된 리드를 검색하여 리드가 없으면 자동으로 신규 리드를 생성하고, 기존 리드가 있으면 이를 바로 활용합니다.
추가적으로 이 지원자와 관련된 거래가 Zoho CRM에 존재하는지 자동으로 판단해서 없으면 새롭게 생성하고, 있다면 진행 단계를 '캐스팅 진행'으로 업데이트합니다.
- 행사 참가자 대상 알림 및 사후 관리 자동화
① Zoho CRM에서 행사 참가자 리스트를 자동으로 불러와 행사 전날과 당일에 문자 발송 시스템을 통해 자동으로 행사 안내 문자를 보냅니다.
② 행사가 끝난 후에는 참석 여부 확인 메시지 및 사후 설문조사 안내까지 자동화했습니다.
③ Google Sheets에서 알림 메시지를 필터링하여 각 참가자에게 맞춤형 메시지를 발송하며, 메시지 전송 후 Zoho CRM에 자동으로 기록이 업데이트됩니다.
- 오픈데이 및 브로셔 발송 업무 자동화
Zoho CRM에서 오픈데이 관련 신청자 데이터를 불러오고
① 신청자가 요청한 경우, Google Drive에 저장된 브로셔 파일을 이메일로 자동 발송하도록 구성했습니다.
② Google Sheets에서 해당 이벤트의 알림 메시지를 자동으로 찾아 발송합니다.
- 설명회 등 특정 이벤트 참가 관리 자동화
①~② 특정 이벤트 tally폼 제출 시에도 신청자의 정보가 Zoho CRM에 자동 기록됩니다.
③~④ 기존 리드 여부를 자동으로 판단하여 신규 리드 및 거래를 생성하고, 신청자에게는 문자 알림과 요청 시 구글 드라이브에서 브로셔를 자동 첨부한 이메일을 전송합니다.
이제 행사 기획하고 설문폼만 공유하면?
알아서 여러 상황 맞춰 문자도 보내고 데이터도 쌓이고.
체감할 수 있는 실제 효과는?
반복적인 수작업 업무가 사라지면서 정보 누락이나 휴먼에러가 감소하죠.
무엇보다도 고객 응대 속도와 정확성이 향상되었고, 직원들의 업무 피로도 또한 크게 줄어듭니다.
행사 1건당 하루 최소 2시간의 반복 업무가 발생한다고 가정하면, 한 달에 평균 5건의 행사만 진행한다고 해도 연간 약 300시간이 낭비되고 있는 셈입니다.
최저시급으로 환산하면 이 시간의 비용만 3,009,000원에 달합니다.
반면, Make 플랫폼을 활용한 자동화 구축에 들어가는 연간 비용은 약 146,565원 정도로, 기존 수작업에 투입되던 비용 대비 약 95.2%나 절감된 것입니다.
이는 단지 비용 절감이나 시간 절약을 넘어, 기업이 고객과 더 깊이 소통하고 더 나은 이벤트를 기획하는 데 온전히 집중할 수 있도록 자원을 아낄 수 있게 된 것이죠!
고객에게 빠르고 정확하게 응답하는 것은 기업 신뢰도와 직결되는 중요한 일입니다.
하지만 언제까지 고객 응대와 데이터 관리에만 집중할 수는 없습니다.
기업의 시간과 자원은 한정되어 있기 때문이죠. 결국 선택과 집중이 필요하게 됩니다.
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