자동화 사례: 회의록 자동화 어떻게 만드나?
회의록 작성하고 정리하는 거, 아직 직접 하시나요?
업무 특성상 다국어 회의가 많고 참석자도 여러 명이라면, 이런 경험 한 번쯤 있으셨을 겁니다.
회의가 끝나면 누군가는 녹음 파일을 열고, 누가 무슨 말을 했는지 들어가며 타이핑을 시작하죠.
중간중간 언어가 섞여 나오면 번역도 해야 하고, 참석자별로 주요 발언을 정리하거나 후속 조치 사항을 뽑아내는 것도 만만치 않습니다.
이걸 반복하다 보면 정작 본 업무에는 집중하지 못하고, 회의록 정리만으로 하루가 다 가는 날도 생깁니다.
특히 글로벌 구성원이 많은 조직은 더더욱 그렇겠죠....
회의록 정리, 왜 그렇게 힘들었을까?
“회의는 매일같이 하는데, 회의록은 점점 쌓여가요.”
이번 자동화 프로젝트는 A사로부터의 문의로 시작됐습니다.
A사는 회의를 다국어로 진행하고 있었는데요.
문제는 회의가 끝난 후였습니다.
회의록을 작성하려면 우선 녹음 파일을 받아야 하고, 그걸 다시 일일이 들어야 했습니다.
자동 자막 기능이 있긴 했지만, 정확도가 떨어져서 결국 사람이 직접 확인해야 하는 상황이었죠.
누가 어떤 발언을 했는지 정리하고, 참석자별로 액션 아이템을 나누는 것도 수작업이었습니다.
이렇게 작성한 회의록은 다시 팀원들과 공유하고, 후속 조치를 각자 캘린더나 업무 관리 툴에 수기로 등록해야 했습니다.
이 모든 작업을 실무자가 담당하다 보니, 회의당 평균 1~2시간의 사후작업 시간이 발생했고, 회의 수가 많아질수록 실수도 늘어났습니다.
회의록 자동화 어떻게 하나?
이 문제를 해결하기 위해 다음과 같은 자동화 시나리오를 Make와 에어테이블, 클로드를 연동하여 구성했습니다.
1. 회의 녹음 파일이 업로드되면 정보를 가져온다.
에어테이블에 새로운 회의록이 추가되었을 때, 이 웹훅 주소로 신호를 보내면 워크플로우가 자동으로 실행됩니다.
Make 시나리오에서 에어테이블을 지속적으로 모니터링하며 새로운 파일이 업로드되면 다음 단계를 자동 수행합니다.
2. 에어테이블에서 회의록 정보를 불러온다.
에어테이블에서 해당 회의록의 상세 정보를 조회하고, 불러온다.
이후에 가져온 회의록 레코드의 'status' 필드를 "In progress"(처리 중)로 업데이트하여 현재 이 회의록이 분석 중임을 표시합니다.
3. 불러온 회의록의 정보를 다운로드한다.
HTTP Get a file 모듈을 사용하여 실제 회의록 텍스트 파일을 다운로드합니다.
다운로드된 파일의 내용은 이후 요약, 참석자 추출, 작업 생성에 사용됩니다.
4. 회의록이 자동으로 작성되고 정리된다.
Anthropic Claude AI(claude sonnet 4 모델)를 사용하여 다운로드된 회의록 내용을 한국어로 요약하고 에어테이블에 업로드합니다.
마찬가지로 회의록 내용에서 참석자를 추출하고 에어테이블에 내용을 업로드합니다.
회의록 내용을 바탕으로 콤마로 구분된 텍스트로 반환하도록 요청하는 메시지를 생성합니다.
[지침] - 다음 회의 내용을 바탕으로 이 회의 이후에 이뤄져야하는 next action을 텍스트로 반환해. - 각각의 task는 콤마(,)로 구분해 - output 형식은 다음과 같아: task1, task2, … - 모든 테스크는 한국어로 작성해. [회의 내용] {{3.data}}
Claude AI가 반환한 콤마로 구분된 작업 목록 문자열을 개별 작업 항목으로 분리하여 리스트 형태로 변환합니다. split(9.content[].text; ", ") 함수를 사용하여 콤마와 공백을 기준으로 문자열을 나눕니다.
마찬가지로 에어테이블에 모든 내용을 업데이트 합니다.
5. 마무리
모든 요약, 참석자 추출, 작업 생성 단계가 완료되면, 에어테이블의 해당 회의록 레코드의 'status' 필드를 "Done"(완료)으로 업데이트하고, 생성 시간을 기록합니다.
회의가 끝나면 자동으로 정리까지 끝
이제 회의록이 자동으로 만들어지고 정리되는 과정을 사용자의 과정으로 되짚어보죠.
- Otter.ai로 회의 기록 후 회의 로그를 선택해서 회의 내용과 참가자 등을 텍스트로 추출하고,
- 에어테이블에서 + 버튼 클릭하여 행 추가 후, 열에 텍스트 파일을 업로드한다.
- 업로드 완료된 후에 실행 버튼 클릭해 회의록 분석을 실행한다.
- 분석이 완료되면 각 열에 분석 정보가 기입된다.
- task의 경우 tasks 테이블에서 회의록별로 할당된 구체적인 테스크 내용 확인 가능.
과연 그 효과는?
A사 기준, 회의 1건당 회의록 정리 및 후속 조치 등록에 평균 1~2시간이 소요됐습니다.
주당 평균 4회 회의 기준, 주당 약 평균 6시간, 연간 약 312시간이 소모되고 있었죠.
이를 최저시급 10,030원 기준으로 환산하면 약 3,129,360원의 인건비가 반복 업무에 투입되고 있었습니다.
반면, Make 플랜은 연간 약 108달러(한화 약 149,602원)로, 전체 인건비의 약 4.7% 수준입니다.
자동화를 통해 반복 업무에 들어가는 비용과 시간을 95.3% 이상 절감한 셈이죠.
회의록 작성, 과연 사람이 꼭 해야 할 일일까요?
이제는 아닙니다. 사람은 더 창의적이고 전략적인 일에 집중할 수 있어야 합니다.
반복 업무에 시간을 뺏겨 이러한 핵심 업무에 집중하지 못한다면, 이는 큰 손실입니다.
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