자동화 사례: 학생 관리 시트 자동화 기능 살펴보기
학원이나 교육 회사를 운영하시거나 학생 관리를 담당하시는 분이라면 아마 한 번쯤 해보신 경험이 있을 겁니다.
몇십 명의 학생 관리도 아니고, 100 단위 수준으로 학생 수가 많아지다 보면 학생 한 명 한 명의 정보 관리는 엄청난 양의 자료 더미와의 끝없는 싸움이 됩니다.
학생 한 명당 별도의 개별 폴더를 만들고, 그 폴더 안에는 수업자료나 숙제, 출결 기록 등 여러 자료가 계속 쌓이죠.
이를 정기적으로 업데이트하고 관리하는 업무는 시간이 지날수록 부담이 점점 커집니다.
자료가 누락되거나 잘못 입력되기도 하고, 필요한 학생의 파일을 찾으려면 구글 드라이브를 매번 뒤져야 하는 번거로움이 반복됩니다.
이런 단순반복적인 작업을 하다 보면, 왜 나는 하루종일 매번 폴더 생성이나 파일 찾기와 같은 잡무를 하는걸까 싶어 회의감이 들 때도 있을 겁니다.
얼마 전 E 회사로부터 이러한 고민을 털어놓는 연락을 받았습니다.
E 회사는 300명이 넘는 학생들을 관리하고 있었는데요.
개별 학생의 자료를 구글 드라이브에 폴더로 관리하고 있었고, 각 학생마다 여러 개의 파일을 수작업으로 일일이 생성하거나 업데이트하고 있었습니다.
러다 보니 동일 작업의 반복 속에 휴먼에러, 즉 입력 실수와 자료 누락 같은 문제가 자주 발생했다고 합니다.
또한 학생 정보와 재원 여부를 관리하는 파일이 각각 따로 관리되어 있으니 데이터 중복 입력이나 자료 불일치 문제까지 생겨났죠.
직원들은 단순 반복 작업과 문제 해결에 수시로 시간을 빼앗기게 되어 결국 업무 효율과 생산성이 떨어지는 악순환이 계속되었습니다.
학생 관리 시트 자동화 5단계
저는 이 문제를 MAKE를 활용한 자동화 개발로 접근했습니다.
이 자동화는 하나의 구글 시트 상에서 학생 관리 전체 흐름이 버튼 클릭 하나로 돌아가게 만들어졌습니다.
조금 더 구체적으로 제가 구축한 자동화를 설명 드릴게요.
- Webhook 버튼으로 요청 감지
우선 시트에 삽입한 버튼을 누르면 MAKE의 웹훅(Webhook)모듈이 바로 워크플로우를 가동합니다. 실시간으로 요청이 처리되는 것이죠.
- 학생 폴더 자동 생성
학생 정보를 관리하는 메인 구글 시트에서 학생 이름과 정보를 입력하면, 자동으로 구글 드라이브 내에 학생 개별 폴더가 생성됩니다.
② 학생이 퇴원하면 메인 시트에서 해당 학생 정보가 삭제되고, 퇴원 시트에 추가가 되는 모듈
③ 학생 정보가 바뀌면 폴더 이름과 연관된 시트 정보가 자동 업데이트 되는 모듈
- 파일 자동 복사 및 일괄 업로드
선생님들이 학습자료 하나만 업로드하면 지정된 모든 학생 폴더로 바로 복사됩니다.
원하는 클래스나 학생 그룹별로 선택하여 파일을 한번에 업로드할 수도 있고, 업데이트된 자료가 있으면 버튼 클릭 한 번으로 관련 학생 폴더에 일괄 반영됩니다.
- 불필요한 파일 & 폴더 일괄 삭제
이번엔 일괄로 업로드 했던 파일 또는 폴더를 한번에 삭제할 수 있습니다.
- 폴더 시트 동기화
학생별 폴더 내 파일목록들이 버튼 한 번 누르면 메인 구글 시트에 자동으로 리스트업됩니다.
파일이 어디 있는지 일일이 찾아보고, 수기로 옮겨적지 않아도 한눈에 정보를 확인할 수 있습니다.
학생 관리 시트 자동화 하고 달라진 변화
자동화를 구축한 이후, E 회사는 다음과 같은 효과를 즉각적으로 경험하고 있습니다.
✔️ 반복 파일 업로드와 자료 복사 같은 불필요한 수작업이 거의 사라지면서, 중요한 업무에 더 많이 집중할 수 있게 되었다.
✔️ 자료 입력 실수와 같은 휴먼 에러를 현저히 줄이고 데이터 정확성을 높였다.
✔️ 폴더를 손으로 뒤지고 자료를 찾는 수고가 없다 보니 업무 시간이 단축되었고, 훨씬 체계적이고 효율적인 관리가 가능해졌다. 버튼 클릭 단 몇 초면 300명 학생 전체 자료가 똑같이 정리되고 업데이트된다!
잠깐 따져봐도 나오는 어마어마한 효과
E 회사의 직원들이 학생 파일과 폴더를 일일이 관리하면서 일주일에 평균 8시간씩 소모했다고 가정해보면.
연간으로 계산하면 무려 총 416시간이라는 시간이 단순반복 업무에 허비되는 셈입니다.
이 시간을 최저시급으로 환산해보면 연간 4,172,480원입니다.
그런데 MAKE 플랫폼을 통해 이 단순 업무를 자동화한다면, 들어가는 비용이 연간 108달러, 현재 환율로는 약 148,633원 수준입니다.
(구글 워크스페이스는 이미 이용 중이라면 무료 플랫폼이라는 점은 누구나 아시죠?)
이렇게 보면 지금까지 최저시급으로 계산해 낭비된 시간에 비해 불과 3.5% 정도의 금액으로 96.5%의 높은 효율 개선 효과를 얻었다고 볼 수 있습니다.
업무 특성상, 자료를 관리하고 입력하는 것은 필수적이지만 이와 같은 반복적인 자료 입력이나 자료 복사, 폴더 탐색과 같은 잡무를 사람이 계속해야 할 필요는 없습니다.
그리고 이렇게 얻어진 96.5%의 시간과 비용은 과연 어디에 써야 더 성공적인 비즈니스로 연결될까요?
자동화는 결국 효율을 높일 뿐 아니라
비로소 진짜 해야 하는 본연의 일에 집중할 수 있도록 돕는 도구인 것입니다.
더 창의적이고 생산적인 업무에 쓰기 위해,
이렇게 작은 시작으로 한 걸음 내딛어 보는 건 어떨까요?
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