자동화 사례: 정말 간단한 인건비 자동 계산 시스템
대표님들이 아마 공감하실 겁니다.
특히나 저희처럼 1~2명이서 작은 회사를 꾸려 나가는 대표님들이라면 더더욱 그러실 거예요. 회사라는 게 늘 뜻대로만 흘러가지는 않죠.
처음엔 혼자 일을 시작했지만, 일이 많아지고 어려운 작업까지 받아들이다보니 자연스럽게 외부의 인력을 쓰게 되더라고요.
그런데 여기서부터 문제가 시작됩니다.
하루에도 5~10건씩 프로젝트가 쌓이다 보면, 어느새 누가 어디서, 어떤 일을 했는지 놓치기 마련이죠. 새로운 외부 작업자를 고용할 때마다 정확한 인건비를 책정하고 지급 날짜를 체크해야 하는데, 이게 쉬운 듯 정말 어렵습니다.
바쁜 와중에 작업 시간을 꼼꼼히 기록하고, 그걸 다시 불러와 일일이 계산하고, 혹여 실수라도 발생하면… 말만 들어도 스트레스가 이만저만 아니었습니다.
저희 임패커스 역시 고생했던 기억이 납니다. 프로젝트가 늘어나고 점점 다양한 외부 작업자들이 참여하게 되니 매번 인건비 정산을 정확히 처리하는 게 점점 힘겨워졌죠.
심지어는 미처 인건비 정산을 바로 하지 못해, 저희 회사 업무를 도와준 분들에게 죄송한 마음까지 느끼게 되는 민망한 상황도 있었습니다.
갑자기 이런 생각이 들더군요. '대체 이렇게 수작업으로 일일이 계산하는 게 정말 맞는 걸까?'
인건비 자동 계산 시스템 필요했던 이유
소규모 기업에게 인건비는 정말 중요한 비용입니다.
큰 회사라면 전담 인력을 놓고라도 계산을 하겠지만, 우리 같은 작은 회사는 시스템 하나 없이 늘 손으로 계산하는 상황이 대부분이었습니다.
'이쯤 작업했겠지' 하는 감에 의존하게 되거나, 작업자들이 직접 입력해준 작업 내용을 일일이 엑셀에 다시 입력하면서 오히려 시간을 낭비해버리는 경우도 많았죠.
다양한 프로젝트에 단가마저 저마다 다른 상황에서, 수많은 휴먼에러가 발생할 수밖에 없었습니다.
"이럴 필요없이 자동으로 작업시간과 지출을 계산해 줄 방법이 없을까?"
바로 이 질문에서부터 시작해 MAKE 자동화를 구축하게 되었습니다.
Make로 토글 트랙(Toggl Track)과 에어테이블(Airtable) 연동하기
이미 토글 트랙을 업무시간 체크용으로 쓰고 있었기에, 그 데이터를 다시 활용하면 되겠다 싶었습니다. Make로 '토글 트랙'과 업무데이터 관리에 탁월한 '에어테이블'까지 연동해서 자동화를 구축했습니다.
- 토글 트랙에서 개별 작업자들이 작업 시간, 업무 내용을 '프로젝트 태그'와 함께 입력합니다.
- 입력된 시간과 업무기록은 에어테이블 데이터베이스에 자동으로 기록되도록 설정합니다.
② 태그(프로젝트)가 지정되어 있다면 해당하는 프로젝트를 찾고 업무 기록을 추가하는 모듈 구조
- 그리고 매일 새벽 3시에 자동으로 시나리오가 작동해, 전날 프로젝트 별 작업 기록에서 참여자의 단가와 작업 시간을 기준으로 한 정확한 인건비 계산을 수행합니다.
- 결과적으로 에어테이블 대시보드에서 프로젝트 별 작업 비중, 순이익, 업무시간의 흐름, 전체 지출 대비 인건비 비율을 직관적으로 한눈에 볼 수 있도록 구성했습니다.
MAKE로 인건비 자동 계산 시스템 구축하고 달라진 점
MAKE 자동화를 도입한 뒤 임패커스는 크게 세 가지 변화를 경험했습니다.
- 하루 최소 30분 넘게 소요되던 인건비 정산 업무가 1분도 들이지 않고 끝나는 자동화 프로세스로 바뀌었습니다. 휴먼 에러는 당연히 사라졌고, 계산 실수나 누락 때문에 다시 일을 해야 하는 짜증나는 순간도 없어졌죠.
- 저마다 다른 업무 단가를 가진 외부직 인력의 시급 계산을 고민하지 않아도 됩니다. 프로젝트 별로 책정된 단가가 자동화에 등록되어 있으니, 매번 단가를 체크하고 계산기를 두드릴 일도 없습니다.
- 회사를 운영하는 대표 입장에서 재정적 흐름을 자동으로 명확히 확인할 수 있어 너무나 편해졌습니다. 모두가 잘 알고 있는 것처럼 소규모 회사일수록 인건비는 회사 재무를 좌우합니다. 인건비 지출을 전체 비용과 비교해서 대시보드로 딱 한눈에 볼 수 있게 되었으니, 현명한 경영 판단이 가능해졌습니다.
자동화로 절약된 임패커스의 시간과 비용 얼마나 될까요?
계산해보면 놀랍습니다. 하루 최소 30분씩의 누적 업무 시간을 1년으로 환산하면 연 260시간, 최저시급으로 따져도 2,607,800원 정도에 해당합니다.
그러나 MAKE 자동화 시스템 도입 비용은 연간 146,995원(108$)에 불과했습니다. 게다가 데이터 구축에 탁월한 Airtable은 무료로 사용할 수 있으니 더 이상 좋은 대안은 찾기 어렵죠. 이건 결국 연간 잡무 비용 대비 약 94.4%나 절감한 결과였습니다.
이제 반복 업무가 아닌, 더 중요한 일에 시간을 쏟고 있습니다. 사람의 체력과 시간을 데이터 입력과 계산이라는 지루한 잡무에 소진하는 대신, 실제 본업인 고객 상담과 업무 개발, 전략 수립 같은 고부가가치 활동에 전념하게 된 것입니다.
사업의 본질을 바꾸는 'MAKE 자동화'
저처럼 작은 회사를 꾸려가는 입장에 있는 분이라면 누구나 아실 겁니다. 사업을 하면서 중요한 비용 관리 중 하나가 결국 인건비입니다. 꼭 지출 관리가 필요하지만, 지출 ‘관리에 드는 시간'은 최소일수록 좋습니다.
MAKE로 자동화한 임패커스의 이번 사례는 바로 그 필요에 대한 적절한 해결책이지 않았나 싶습니다.
본업에 더 많은 시간을 쏟고,
잡무는 줄여 효율성을 높이고 싶은 여러 대표님들께 어렵지 않게 구현 가능한
이 자동화를 적극 권하고 싶습니다.
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