자동화 사례: CS담당자가 좋아죽는 견적서 자동화
고객 문의가 들어왔을 때, 이런 경험 있나요?
문의를 받긴 했는데 정확한 답변을 하려면 개발자에게 다시 내용을 정리해서 전달해야 하고, 개발자는 또 견적서를 따로 작성해야 하죠.
담당자는 고객 응대하느라 정신이 없고, 개발자는 견적 내느라 하던 일 끊기고.
게다가 견적 전달이 늦어져서 고객이 답도 없이 떠나버리는 경우까지 생긴다면?
특히 업무 특성상 가격이 고정된 게 아니라 문의 내용에 따라 견적이 달라지는 경우에는 더더욱 이런 일이 반복됩니다.
고객 응대를 도와주는 담당자는 “견적 언제 볼 수 있는지” 재촉하고, 개발자는 하던 일 멈추고 견적 짜느라 진땀 흘립니다.
이거.... 우리만 그런 거 아니죠?
.....흐음...
저희 임패커스는 노코드 기반의 웹 개발과 자동화 커스터마이징을 주요 업무로 하고 있는데요.
특성상 고객마다 요청사항이 달라 견적도 매번 다르게 계산돼야 합니다.
그러다 보니 고객 응대를 맡은 팀원이 개발자에게 문의 내용을 따로 전달하고, 개발자가 다시 내용을 확인한 후 견적서를 만들어 전달하는 식으로, 응대와 견적 작성이 분리되어 작업이 진행됐습니다.
문제는 시간입니다.
고객은 답변을 기다리고, CS 담당자는 개발자의 답변을 기다리고, 개발자는 하던 일을 멈추고 견적서를 써야 합니다.
이렇게 업무 효율은 떨어지고, 고객 이탈율은 높아질 수밖에 없었습니다.
그래서 견적 프로세스 전체를 자동화했죠
이 번거로운 과정을 어떻게든 줄이고 싶었습니다. 그래서 못 참고 모조리 자동화했어요.
이 간단한 방법을 MAKE 시나리오와 Softr 화면으로 보여드릴게요.
- Softr로 만든 관리 페이지에서 고객 문의 입력
우선, 저희 관리자 페이지에 고객 정보와 문의 내용을 적을 수 있는 테이블을 만듭니다.
- Make 시나리오: 문의내용이 웹훅으로 가져오기
- Chat GPT: 문의내용 분석 & 자동 견적서 내용 생성
[프롬프트]
너는 노코드 AI 자동화 설계 전문가야. 유저가 요청하는 자동화 내용을 바탕으로 자동화 견적서에 들어갈 자동화 내용을 설계해줘.
자동화 내용은 시나리오 단위로 쪼개줘. 전체 자동화 기능을 구현하기 위해 필요한 모든 자동화 시나리오를 분리해서 해당 자동화 시나리오의 '제목'과 해당 자동화 시나리오의 기능을 구체적으로 설명하는 '기능정의' 두 가지로 정리해줘.
아래와 같은 형식으로 정리해.
# 시나리오1
title: {제목}
description: {기능정의}
# 시나리오2
title: {제목}
description: {기능정의}
# 시나리오3
title: {제목}
description: {기능정의}
- Chat GPT: 만들어진 견적서 구조화
- 견적서 자동화 완성!
생성된 견적 정보는 날짜, 고객명, 프로젝트명, 문서 제목, 시트 URL로 정리된 테이블에서 바로 확인할 수 있습니다.
버튼 하나만 누르면 견적서가 자동 생성되고, 대시보드에서 실시간으로 확인 가능해진 겁니다!
견적서 자동화 아주 간단하죠?
- 고객들이 문의 내용을 파악하고
- 고객명, 프로젝트 제목, 상세 문의내용을 작성하면
- 견적서 완성! 관리자 페이지에서 바로 확인 가능!
각자의 위치에서 최선을 다하는 근무 환경
이 자동화가 가져온 가장 큰 변화는 ‘집중’입니다.
이제 CS 담당자는 더 이상 개발자에게 견적 작성을 요청하지 않아도 되죠.
필요한 내용만 작성하면, 견적은 자동으로 생성되고 저장됩니다.
개발자는 견적서 작성을 위해 하던 일을 멈출 필요도 없습니다.
하루 한 명의 고객을 응대하면서 두 사람이 각각 약 1시간씩 쓰던 시간이 줄었습니다.
연간 520시간, 금액으로 환산하면 최저시급 기준 5,215,600원입니다.
반면, MAKE 요금은 월 9달러, Softr는 무료 플랜으로도 충분히 사용 가능합니다.
1년 기준 약 150,490원. 기존 낭비 비용의 2.8%에 불과합니다.
고객은 빠른 대응을 원합니다. 그리고 우리에게도 중요한 건 ‘집중’입니다.
자동화를 통해 단지 시간을 아낀 것이 아니라, 고객 만족도와 업무 만족도 모두를 끌어올릴 수 있었어요.
MAKE와 Softr를 활용한 이 구조는 비단 우리 회사에만 필요한 것이 아닙니다.
많은 소규모 팀, 스타트업, 프리랜서 분들도 이와 비슷한 고민을 하고 계실 겁니다.
조금만 구조를 잘 설계하면, 누구나 자신만의 자동화 시스템을 구축할 수 있습니다.
우리는 시간을 아꼈고, 고객은 마음을 얻었어요.
자동화는 결국, 사람을 위한 일인 것 같아요.
업무 자동화 사례 여기 또 있네요! 보러가기