자동화 사례: 코드없이 CRM 구축, 충분히 가능해요!
회사를 운영하고 계신 분들이라면 이런 경험, 한 번쯤은 있으실 겁니다. 특히 관리자 입장에서 수많은 이해관계자를 관리해야 하는데, 어느새 개별 시트가 불어나고 시트 안에 시트가 수없이 쌓여 업무가 꼬이고 복잡해지는 경우가 있죠.
예를 들어 여러 병원 예약을 관리하는 일인데, 거기에 예약자, 병원, 통역사, 계약, 정산까지 엮이다 보면 단순한 엑셀 파일 한 개로는 도저히 감당이 안 되는 상황이 오죠.
이걸 매일 수기로 업데이트한다고 생각하면.... 작은 실수 하나라도 발생하면 고스란히 관리자의 몫이 됩니다.
.............
3달 전, 그런 고민을 가지고 계신 F 회사에서 저희에게 연락을 주셨습니다.
의뢰 내용은 병원 예약 관리 플랫폼 제작이었어요. 단순히 병원 예약을 정리하는 수준이 아니라 훨씬 복잡한 구조였습니다.
해외 인플루언서와 일어/중국어/영어 통역사, 그리고 20곳 이상의 병원과의 계약 정보, 예약, 소통, 정산까지 전부 한 번에 관리할 수 있는 시스템이 필요했던 것이죠.
그 전까지는 예약 정보가 들어오면 병원별 시트에 수기로 정리하고, 따로따로 관리하고 계셨다고 합니다.
뭐 다들 그러는 거 아니야?라고 생각하실 수 있지만, 하나의 병원 관리에 이해관계자만 수십 명에 사용하는 플랫폼은 제각각이라 매번 같은 정보를 여러 번 입력해야 했고, 정산할 때는 내용이 누락되거나 수식 오류 하나라도 생긴다면 골치가 아파지죠.
특히 권한 관리와 보안 문제도 민감한 영역이라, 아무나 접근할 수 없도록 시트 별로 또 설계가 필요했습니다.
어떻게 3개의 툴로 CRM 구축했나?
그래서 저희는 이 프로젝트를 세 가지 파트로 나누어 접근했습니다.
채널톡 스니펫 개발, 버블 플랫폼 구성, 그리고 MAKE를 활용한 자동화 연동입니다.
- 채널톡 스니펫 개발
먼저, 고객과의 실시간 커뮤니케이션을 효율적으로 처리할 수 있도록 채널톡 스니펫을 별도로 개발했습니다. 예약자의 예약 정보를 확인할 때 채널톡에서 관리자(F 회사)와 병원 담당자가 빠르게 소통할 수 있도록 UI와 알림 구조를 설계했죠.
예약 메시지가 오면 시트 보면서 옮겨적을 필요없이 채널톡 화면에서 바로 예약 정보 확인하고 예약 추가/업데이트를 할 수 있다.
- 버블 플랫폼 구성
다음으로는 본격적인 플랫폼 구성 작업이었습니다.
저희는 노코드 툴인 버블(Bubble)을 사용하여, 병원과 인플루언서, 통역사, 관리자 각 이해관계자별 권한 설정이 가능한 구조를 만들었습니다. 병원별로 정보를 분리하면서도 관리자(F 회사) 입장에서는 통합된 뷰를 제공받을 수 있도록 설계했고, 각 관계자가 볼 수 있는 정보 범위를 세밀하게 조정하여 권한/보안 문제가 없도록 구성했습니다.
버블로 제작한 플랫폼 화면, 각 관계자 권한 별로 화면을 다르게 구성했다.
관리자 화면 - 병원 담당자 화면 - 인플루언서 화면 - 통역사 화면 (순서)
관계자 별 기능
관리자(F 회사): 모든 병원 / 인플루언서 / 통역사의 정보, 현황, 회원 등 통합 관리 기능
병원: 예약 현황 / 내역 / 매출 / 정산 등 본 병원에 대한 정보 기입 및 확인 기능
인플루언서: 성과 및 정산 확인 기능
통역사: 통역 현황 신청 / 정산 확인 기능
- MAKE 자동화 연동
마지막은 핵심인 자동화입니다. MAKE를 활용해 채널톡에 문의가 들어오면 관리자(F 회사)와 병원 담당자에게 알림이 가게 설정했고, 해외 고객의 예약이 생성되면 자동으로 통역사에게 배정 요청이 가고, 정산 주기에 맞춰 자동 계산된 데이터를 바탕으로 계산서와 리포트 PDF가 생성되는 일련의 과정을 구축했습니다.
이 과정은 이전에 수작업으로 진행하던 일이었는데, 이제는 클릭 한 번이면 끝납니다.
어떤가요? 코딩 개발을 하지 않고도 3개의 툴로도 회사의 CRM을 구축할 수 있다는 가능성을 가늠하실 수 있나요?
- 채널톡 스니펫 개발을 통해 고객 예약 정보를 오기입할 가능성을 낮추고, 데이터 기입 시간을 대폭으로 줄일 수 있었고,
- 버블 플랫폼 개발로 권한 별로 데이터 동가화 시간 또한 대폭으로 줄일 수 있으며,
- MAKE 자동화를 더해 알림을 놓치지 않을 수 있고 각종 문서를 작성하는 시간도 아낄 수 있게 되었죠.
심지어 노코드 제작으로 개발 시간도 단축했습니다.
자동화는 단순히 시간을 아껴주는 것이 아니라, 우리가 정말 집중해야 할 일에 에너지를 쏟을 수 있게 만들어준다는 점에서 가장 메리트가 있죠.
이번 글에서는 전반적인 구조와 방향에 대해 이야기드렸고,
다음 편에서는 각 파트 별로 구현된 CRM의 세부 기능들을 살펴보고, 어떤 장점들이 있는지 더 깊이 있는 이야기를 나눠보려 합니다. MAKE 자동화나 CRM 가 궁금하신 분들이라면, 다음 글도 꼭 기대해주세요.
to be continued…