Caso de automatizacion: Ctrl+C Ctrl+V copiar y pegar, ya basta...
Probablemente muchos de ustedes hayan experimentado esto.
Necesitas gestionar clientes y crear documentos, pero tu tiempo se consume enteramente copiando y pegando en archivos de Excel o Word durante todo el dia.
Especialmente con las tareas repetitivas, te duelen los dedos, te duele la cabeza, y piensas "ojala alguien pudiera hacer esto por mi."
Y esto no es cosa de uno o dos dias. A medida que estas tareas se acumulan, el tiempo, el dinero y la energia se van escapando silenciosamente.
Hmm...
No hace mucho, la empresa A nos contacto con exactamente este tipo de preocupacion.
Su solicitud era automatizar el proceso de completar solicitudes de apertura de cuentas bancarias. Cuando escuchamos los detalles, la situacion era bastante grave.
La solicitud de apertura de cuenta constaba de 3 paginas, y al agregar informacion del administrador, certificados de propiedad y otros documentos complementarios, se necesitaban un total de 5 documentos. El problema era que estos formularios de solicitud no tenian un formato estandarizado: cada campo debia escribirse uno por uno para encajar en los espacios en blanco.
Habian estado copiando manualmente mas de 90 datos por cliente y pegandolos en las posiciones correctas a mano.
Incluso solo uno o dos casos al dia era un trabajo agotador, y el riesgo de ingresar informacion incorrectamente era significativo.
Como lo automatizamos?
- Recreacion del formulario de solicitud
Primero, recreamos la solicitud de apertura de cuenta bancaria, que solo existia como imagenes, en Google Docs, replicandola lo mas fielmente posible al original.
- Integracion de WordPress y Google Docs
A continuacion, examinamos el formulario de WordPress que recopila informacion del cliente.
Aqui, emparejamos aproximadamente 90 respuestas de las mas de 120 introducidas en el formulario de solicitud con los campos correspondientes en la plantilla de solicitud.
Ejemplo
Pregunta del formulario de solicitud: Por favor ingrese el nombre de su empresa (en ingles) -> Campo de la plantilla: Business Name
Pregunta del formulario de solicitud: Proposito para abrir una cuenta bancaria -> Campo de la plantilla: Purpose of Account
Usando la plataforma MAKE, desarrollamos un sistema que recibe los datos enviados a traves de WordPress mediante webhook y los introduce automaticamente en las posiciones designadas en Google Docs.
- Notificacion automatica por mensaje de texto y guardado automatico de solicitudes
Finalmente, lo configuramos para que cuando un cliente envia una solicitud, se envia automaticamente una notificacion por mensaje de texto al responsable, y la solicitud final se guarda automaticamente en Google Drive.
Se acabo el copiar y pegar, de verdad
- Cuando un cliente envia una solicitud de apertura de cuenta bancaria a traves del formulario de WordPress,
- La solicitud se genera y guarda automaticamente, y
- Se envia un mensaje de texto tanto al responsable como al cliente confirmando que la solicitud ha sido enviada.
... bastante facil, verdad?
Entonces, cuanto valor proporciona realmente esto?
Inicialmente, tomo unas 3 horas integrar WordPress con Google Docs.
Por supuesto, al principio tomo un poco mas que el simple copiar y pegar porque cada dato debia mapearse a su ubicacion exacta, pero esa fue una configuracion unica.
A partir de entonces, es realmente "sin tocar." Anteriormente, cada vez que un cliente solicitaba, habia que repetir Ctrl+C, Ctrl+V cientos de veces (94 veces, para ser precisos). Ahora eso es completamente innecesario.
Entonces, que tan eficiente es esto? Hagamos los calculos.
La empresa A recibia solicitudes de apertura de cuentas bancarias a un ritmo de una cada dos dias, dedicando mas de 3 horas por semana (1 hora por persona) al trabajo de copiar y pegar. Calculo simple: son 156 horas al ano.
Convirtiendo esto en costos laborales solo al salario minimo, aproximadamente 1,564,680 KRW se desperdiciaban cada ano. Y este trabajo, por mas diligentemente que se haga, es dificil que sea reconocido como un "logro" de la empresa — es literalmente trabajo tedioso y repetitivo.
El costo real de la automatizacion es la plataforma MAKE a $9/mes. Eso son $108 al ano, aproximadamente 153,537 KRW al tipo de cambio de la fecha de redaccion (14/4).
Despues de configurar la automatizacion, el unico costo continuo es la suscripcion a la plataforma MAKE.
El mismo trabajo que antes consumia un esfuerzo, tiempo y costo significativos ahora puede hacerse de manera mas precisa y rapida con aproximadamente el 10% del costo anterior.
Lo que ganamos a traves de la automatizacion va mucho mas alla del simple ahorro de tiempo.
Al liberarnos del trabajo tedioso y repetitivo, ahora hay espacio para concentrarse en tareas mas importantes, y los errores de trabajo se han reducido significativamente.
Deberiamos dedicar nuestro tiempo a cosas que solo nosotros podemos hacer.
Mientras estas atrapado haciendo tareas repetitivas que cualquiera podria hacer (y podrian ser reemplazadas), las oportunidades verdaderamente importantes pueden estar pasando de largo.
Ahorrar ese tiempo y canalizar esa energia en lo que mejor hacemos — no es ese el verdadero valor de la automatizacion?
Liberarse del Ctrl+C, Ctrl+V.
Eso no es simplemente "automatizacion" —
podria ser el punto de partida para permitirnos sumergirnos en un trabajo mas importante.
Blog de IMPAKERS | Otro caso de automatizacion de documentos aqui mismo! Ver mas