Caso de automatizacion: Automatiza Google Forms y solo mira los resultados
Si tu empresa necesita recibir muchas solicitudes de clientes por la naturaleza de su trabajo, probablemente hayas tenido esta experiencia alguna vez.
Los formularios de solicitud se crean nuevos cada vez, y las solicitudes de los clientes llegan de forma irregular y constante.
Pero el problema viene despues. Abrir cada solicitud una por una, reorganizarla y transcribirla en Google Sheets. Siempre hay ese tipo de trabajo.
Si repites esto todos los dias, el trabajo en el que deberias concentrarte queda relegado y pueden surgir situaciones donde desperdicias horas por un solo error.
Si fuera solo uno o dos dias estaria bien, pero antes de darte cuenta, el numero de formularios de solicitud llega a decenas y gestionarlos y verificarlos uno por uno se vuelve abrumador.
Las respuestas a los clientes tambien se retrasan constantemente.
Recibimos una solicitud de la empresa C que estaba en esta situacion.
"Se crean formularios de solicitud constantemente y el numero de formularios nuevos y existentes sigue creciendo, por lo que es muy dificil verificarlos y gestionarlos uno por uno."
La empresa C tenia una estructura de trabajo en la que debia crear nuevos formularios de solicitud constantemente.
Los formularios que se creaban en diversas formas se convertian en puntos de gestion por si mismos, pero el problema venia despues de recibir las solicitudes.
Tenian que verificar manualmente cada solicitud y las respuestas tambien se procesaban de forma manual.
Las respuestas tardias a veces resultaban en perdida de clientes, y como la organizacion en hojas de calculo era totalmente manual, errores humanos como omisiones o datos incorrectos ocurrian con frecuencia.
Muchos consideran estas tareas repetitivas como algo natural, pero en IMPAKERS pensamos diferente.
Precisamente este tipo de trabajo deberia ser el punto de partida de la automatizacion.
Como se automatizo Google Forms?
La empresa C gestionaba sus Google Forms creando carpetas en Google Drive.
Disenamos la automatizacion manteniendo exactamente este entorno.
Veamos el proceso especifico a traves del escenario de Make!
Ver el proceso completo con el escenario de Make
1. Verificacion automatica de todos los Google Forms dentro de una carpeta especifica de Google Drive
② Modulo que obtiene el contenido de las respuestas cuando llega una solicitud a traves de Google Forms
2. Cuando el cliente completa la solicitud, envio automatico de notificacion por Telegram
3. Guardar el contenido de las respuestas enviadas en cada formulario en tiempo real en una hoja de calculo y configurar para que cada vez que se cree un nuevo formulario, se cree automaticamente una hoja
⑤ Modulo que crea la hoja correspondiente si no existe una hoja donde insertar la informacion
⑥ Modulo donde se inserta finalmente la informacion de la solicitud
Con un unico escenario de 6 pasos se pueden implementar las funciones de notificacion de respuestas de Google Forms y guardado en hojas de calculo.
Muy facil, verdad?
- Sube el Google Form para recibir solicitudes en Google Drive
- Cuando llega una respuesta, se envia automaticamente la notificacion y se inserta la informacion de la solicitud en la hoja de calculo
- Abre el archivo de Google Sheets y verifica la informacion por formulario de solicitud.
Solo coloca el Google Form para recibir solicitudes en Google Drive y verifica los resultados. Eso es todo!
Automatizacion de Google Forms: Y que beneficios tiene?
Ahora en la empresa C, sin importar cuantos formularios se creen ni en que formato lleguen, todos se organizan automaticamente en hojas de calculo.
Ya sea el director o el personal operativo, no necesitan abrir formularios ni copiar y pegar.
Solo reciben la notificacion por Telegram y la verificacion de solicitudes esta lista. Los pasos siguientes fluyen naturalmente hacia la hoja automatizada y el sistema de gestion de clientes.
Supongamos que verificar una solicitud, enviar un mensaje y transcribirlo en la hoja lleva al menos 30 minutos por solicitud.
Con ese calculo, con solo 2-3 solicitudes al dia, son 5 horas a la semana y 260 horas anuales consumidas.
Convertido al salario minimo, son nada menos que 2,607,800 won.
Se puede ver como dinero desperdiciado en tareas menores.
Con esta automatizacion, el costo de MAKE es aproximadamente $108 anuales, al tipo de cambio actual aproximadamente 153,587 won.
Es decir, se redujo el costo de tareas menores en aproximadamente un 94%.
Las tareas en las que realmente debemos concentrar nuestras fuerzas son
profundizar la relacion con los clientes
y crear mejores productos y servicios, no creen?
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