Caso de automatizacion: Automatizacion de tareas ERP: De 11 a 2 pasos
Si trabajan en el sector textil o manufacturero, probablemente lo hayan experimentado al menos una vez.
Solo en tipos de componentes: telas, colores, cremalleras, piezas... hay decenas de variedades.
Clasificar todo esto manualmente, crear hojas de calculo, reorganizarlo en ordenes de trabajo, y luego crear etiquetas de impresion e informacion de envio.
Ademas, todo este trabajo no termina simplemente con crear uno o dos documentos.
Hay que extraer informacion de productos del ERP, traer imagenes de Google Drive e insertarlas, reflejar cantidades de pedido y formulas de calculo, y ajustar el formato a Excel o PDF.
Solo en herramientas: ERP, Google Sheets, Drive, editor de PDF...
Al final, cuando dedicas tiempo dia tras dia a 'tareas menores de documentos' repetitivas, las tareas verdaderamente importantes como planificacion, toma de decisiones y elaboracion de estrategias quedan relegadas.
Hace unos meses, recibimos una consulta de la empresa L.
"Los productos estan registrados en el ERP, pero crear hojas de calculo basadas en ellos, redactar ordenes de trabajo, imprimir etiquetas e informacion de envio, todo es trabajo manual. Queremos automatizar esto."
Los problemas que enfrentaba la empresa L eran principalmente 3:
- Hojas de informacion de productos, ordenes de compra, ordenes de trabajo, etiquetas y tablas de informacion de envio se redactaban manualmente cada vez
- Cantidades de pedido, insercion de imagenes, calculos de cantidades y todos los detalles se llenaban a mano
- Al ir y venir entre varias herramientas copiando y pegando, la omision de informacion y los errores de escritura ocurrian frecuentemente.
El desperdicio de tiempo y la carga de costos generados por esto no se pueden ignorar.
Acceder al ERP Ecount → Buscar estado de ingreso de produccion → Buscar producto y obtener informacion por articulo → Crear hoja por articulo → Crear filas y copiar y pegar la informacion obtenida, copiar y pegar, copiar y pegar → Crear nueva hoja de orden de compra y copiar y pegar informacion de nuevo → Crear nueva hoja de orden de trabajo y copiar y pegar informacion de nuevo → Crear nueva hoja de etiquetas y copiar y pegar informacion de nuevo → Crear nueva hoja de tabla de informacion de envio y copiar y pegar informacion de nuevo → Extraer PDF individualmente y subir a Drive → Repetir este proceso cada vez que hay ingreso de produccion
Por eso automatizamos todo el proceso de trabajo documental
Con solo presionar un boton, las ordenes de compra, ordenes de trabajo, etiquetas y tablas de informacion de envio se generan automaticamente.
La clave era que, aparte de ingresar datos en el ERP, no se necesitara ningun trabajo manual y todos los documentos se crearan automaticamente.
Clic en el boton 'Solicitar generacion de orden de compra' → Ver inmediatamente los archivos de orden de compra, orden de trabajo, etiquetas y tabla de informacion de envio
Veamos el proceso especifico a traves del escenario de Make!
- Ver el proceso completo con el escenario de Make
1. Se coloca un webhook en el boton y cuando se presiona
2. Busca el estado de ingreso de produccion en Ecount ERP y consulta los productos y articulos ingresados.
3. Se integra con la hoja de calculo y la informacion de los productos y articulos ingresados se registra automaticamente.
4. Basandose en la informacion obtenida, configuracion de escenario de modulos que crean respectivamente la lista de ordenes de compra / ordenes de trabajo / etiquetas / tabla de informacion de envio
② Modulo que filtra la informacion relevante para cada producto del total de informacion y crea la lista de ordenes de compra
③ Modulo que crea filas de etiquetas basandose en la informacion detallada del producto (color, tamano, codigo de producto, etc.)
④ Modulo que ingresa la informacion de envio basandose en la informacion del cliente que realizo el pedido
- La empresa L ahora solo necesita presionar un boton
Con solo presionar un boton, todos los documentos se generan automaticamente y clasificados.
Asi es como se reducen 11 pasos a 2!
En el caso de las ordenes de trabajo, Ecount ERP soporta esta funcion, pero la capacidad de las imagenes intermedias es limitada.
Se volvio muy simple, verdad?
- Actualiza la informacion del producto en Ecount ERP
- Presiona el boton 'Solicitar generacion de orden de compra'
- Todos los documentos se generan automaticamente.
Automatizacion de tareas ERP: Un entorno laboral sin copiar y pegar
El trabajo documental es importante, pero no es algo que una persona deba hacer manualmente cada vez.
Automatiza decididamente lo que se puede automatizar,
y crea un entorno donde las personas puedan concentrarse en tareas de mayor valor.
Si tu o tus empleados estan pasando todo el dia copiando y pegando documentos,
eso no es simplemente ineficiencia, sino un factor que carcome el crecimiento de la empresa.
Antes de la automatizacion, una persona tenia que dedicar mas de 1 hora y 30 minutos al dia al trabajo documental.
Calculando sobre esa base, en un ano son nada menos que 390 horas,
y convertido al salario minimo, son 3,911,700 won de costo laboral gastado en tareas menores repetitivas.
En cambio, el costo de MAKE es aproximadamente $108 anuales, equivalente a 151,366 won.
Es decir, se redujo el costo total de trabajo documental en aproximadamente un 96.1%.
Esperamos que muchas empresas con escasez de recursos de desarrollo encuentren margen a traves de la automatizacion,
y que en ese margen desplieguen mayores posibilidades.